SRI RAHAYU

mencari dan memberi yang terbaik

 

PANDUAN RINGKAS MEMBUAT FORMAT TAMPILAN PADA PROGRAM DATABASE WINISIS

 

Bahasa format  dapat digunakan untuk membuat rumus format tampilan, rumus format tampilan bisa berupa tampilan katalog atau tampilan bibliografi, hal tersebut  berguna untuk tampilan layar maupun cetakan, format tampilan ini sangat diperlukan dalam melakukan kegiatan konversi data, sehingga hasilnya dapat  dicetak dalam bentuk katalog, bibliografi, daftar tambahan buku,  dan lainnya yang ditentukan melalui rumus format tampilan tersebut. Format tampilan WINISIS yang  dikonversi ke bentuk excel maupun ke bentuk MS Word, harus diawali dengan langkah-langkah membuat format tampilan terlebih  dahulu, ikuti uraian langkah-langkah berikut ini.   KLIK DISINI

 

INPUT DATA DENGAN WINISIS

 

A. Pendahuluan

Perpustakaan sebagai pusat informasi menyajikan koleksi dalam bentuk yang berbeda-beda, baik koleksi tercetak seperti buku, majalah, tesis, disertasi, skripsi, atau koleksi yang bukan tercetak seperti CD-ROM, itu bisa disebut sebagai bahan perpustakaan, sebelum masuk kedalam proses pemasukan data, bahan perpustakaan telebih dahulu di verifikasi untuk menghidari pemasukan data ganda.

 

INPUT DATA WINISIS

 

A. Pendahuluan

Perpustakaan sebagai pusat informasi menyajikan koleksi dalam bentuk yang berbeda-beda, baik koleksi tercetak seperti buku, majalah, tesis, disertasi, skripsi, atau koleksi yang bukan tercetak seperti CD-ROM, itu bisa disebut sebagai bahan perpustakaan, sebelum masuk kedalam proses pemasukan data, bahan perpustakaan telebih dahulu di verifikasi untuk menghidari pemasukan data ganda. Klik disin

 

Anggota Perpustakaan IPB

 

Keanggotaan Perpustakaan IPB terdiri dari anggota biasa dan anggota luar biasa, yang termasuk dalam anggota biasa adalah mahasiswa, staf pengajar, dan staf administrasi (civitas akademika Institut Pertanian Bogor), sedangkan untuk katagori anggota luar biasa adalah meliputi : mahasiswa, peneliti, pegawai, pengusaha dan masyarakat umum.
Kelompok anggota perpustakaan Institut Pertanian Bogor meliputi: mahasiswa Fakultas Pertanian (A), Fakultas Kedokteran Hewan (B), Fakultas Perikanan (C), Fakultas Peternakan (D), Fakultas Kehutanan (E), Fakultas Teknologi Pertanian (F), Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam (G), Fakultas Ekonomi dan Manajemen (H), Fakultas Ekologi Manusia (I), Fakultas Pascasarjana (PPs), Staf Administrasi, Staf Pengajar (SP), Diploma, Tingkat Persiapan Bersama (TPB). klik disini

 

Panduan Mencari Data Terlambat Mengembalikan Buku Perpustakaan

 

Pendahuluan

Buku-buku yang dipinjamkan kepada pengguna selalu ada yang mengalami keterlambatan pengembalian, hal ini sering terjadi pada setiap perpustakaan. Perpustakaan harus secara aktif menginformasikan data keterlambatan serta langsung menginformasikannya kepada anggota perpustakaan. Berikut ini panduan bagaiimana mencari data keterlambatan.  klik disini

 

Pustakawan IPB mendapat juara 2 lomba penulisan ilmiah, Ir. Khayatun Perptustakaan IPB dan Akhmad Syaikhu HS, S.Sos Pustaka

 

Acara Sarasehan yang diadakan oleh Perpustakaan Nasional pada hari Kamis Tanggal 29 Agustus 2013 bertempat di hotel Balairung Jakarta.  Tujuan sarasehan guna meningkatkan minat tulis karya ilmiah di kalangan pustakawan Perpustakaan Nasional, dalam acara tersebut menampilkan para juara pemenang lomba penulisan karya ilmiah tingkat Pustakawan Tahun 2011.

diantaranya :

Juara 1. Dra. Kalarensi Naibaho, M. Hum.  Perpustakaan UI dengan Judul : Analisis Urgensi Sertifikasi Pustakawan di Perguruan Tinggi : studi kasus di Universitas Indonesia

Juara 2. Ir Khayatun.  Pepustakaan IPB, dan Akhmad Syaikhu HS, S.Sos. Pustaka dengan Judul : Kajian Tentang Peluang dan Tantangan Program Sertifikasi Pustakawan di Indonesia

Juara 3. Ir. Rochani Nani Rahayu, M.Si, Drs. Tupan, Wahid Nashihuddin, SIP.  PDII LIPI.  dengan Judul : Persepsi Kepala Perpustakaan dan Pustakawan di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah terhadap Sertifikasi Profesi Pustakan

Menurut ibu Laksmi dari Universitas Indonesia.  Pustakawan yunior maupun senior dituntut untuk memiliki kemampuan menulis, khususnya menulis karya ilmiah.  Meskipun pustakawan sibuk dengan rutinitas sehari-hari, yang sering menyita waktu tenaga, dan pikiran, sebaiknya membuat komitmen untuk menyisihkan waktu untuk menulis.  Sementara itu, pihak manajemen sebaiknya juga terus memberikan dorongan, pustakawan memperoleh kesempatan untuk membuat karya tulis.  Lembaga dapat menyediakan dana setiap tahunnya untuk penelitian, menciptakan jurnal sebagai sarana publikasi, memberikan insentif bagi penulisnya, dan menyediakan pelatihan menulis,  Sinergi antara pustakawan dan pihak manajemen dalam produksi karya tulis ini merupakan investasi pengembangan SDM yang tak ternilai bagi kemajuan informasi.

 

Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia Bagi Pustakawan

 

Kabar gembira bagi Pustakawan.  Sehubungan dengan adanya keputusan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Republik Indonesia Nomor 83 Tahun 2012 tentang Penetapan Rancangan Kerja Nasional Indonesia Sektor Jasa Kemasyarakatan, Hiburan dan Perorangan Lainnya Bidang Perpustakaan menjadi Standar Kompetisi Kerja Nasional Indonesia.

Telah disusun Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia (SKKNI), SKKNI akan menjadi salah satu pedoman utama bagi pengelola Lembaga Sertifikasi Profesi (LSP) Pustakawan dalam menyelenggarakan uji kompetensi pustakawan.  SKKNI Bidang Perpustakaan dapat berguna sesuai dengan tujuan penetapan, dapat memajukan dan mengembangkan karir serta profesional Pustakawan Indonesia menurut Kepala Perpustakaan Nasional RI.

Unit-unit Kompetensi meliputi :

1.  Kelompok Unit Kompetensi Umum

2. Kelompok Unit Kompetensi Inti

3. Kelompok Unit Kompetensi  Khusus.   Untuk teks lengkap bisa dibaca

klik disini

 

Enam Bulanan Layanan Sirkulasi

 

PENDAHULUAN
1.    Latar Belakang
Sub Bidang Layanan Sirkulasi merupakan bagian dari ujung tombak layanan Perpustakaan, untuk itu Sub Bidang Sirkulasi harus mempunyai tata kerja teknis yang harus senantiasa dicatat dan dilaporkan dari setiap kegiatannya, secara otomatis.  Untuk saat ini otomasi Perpustakaan IPB masih  menggunakan program SIPISIS for Windows versi 3.1.  Untuk otomasi layanan pencatatannya meliputi : pencatatan pengunjung, pencatatan peminjam, pencatatan buku dipinjam, pencatatan buku dikembalikan, pencatatan anggota Perpustakaan dan lain-lain.
Sebelumnya laporan tengah tahunan dilaporkan ke Perpustakaan hanya data  pengunjung dan peminjam Perpustakaan, untuk kali ini sub bidang layanan sirkulasi akan menyajikan laporan kegiatan  pekerjaan setiap hari dilakukan, laporan kegiatan ini tertuang dalam data statistik layanan setiap bulan.
2.    Tujuan
Dokumen laporan tengah tahunan 2013 ini bertujuan sebagai bahan evaluasi diri bagi sub bidang layanan sirkulasi dan sebagai bentuk pertanggungjawaban.
3.    Hasil yang diharapkan
Laporan tengah tahunan 2013 ini diharapkan memberi masukan dan inspirasi bagi sub bidang layanan Perpustakaan di tahun-tahun berikutnya, dan menjadi gambaran kegiatan yang telah dilakukan oleh sub bidang layanan sirkulasi.  Dengan demikian dapat dilakukan eveluasi terhadap kelembah-kelemahan yang telah dilakukan serta kemungkinan perbaikan dan pengembangan dimasa mendatang.      tengah tahunan sirkulasi

 

Tenaga Kependidikan IPB Berprestasi Tahun 2012

 

Setiap Tahun IPB mengadakan pemilihan tenaga kependidikan berprestasi dari berbagai katagori diantaranya :

1. Administrasi Umum
2. Tenaga Administrasi Akademik
3. Pranata Laboratorium
4. Pustakawan
5. Pengelola Keuangan
6. Satpam
7. Arsiparis

Berikut hasil seleksi pemilihan tenaga kependidikan berprestasi tingkat Institut Pertanian Bogor Tahun 2012
Kategori Administrasi Umum

Peringkat I         Farih Evita Ekasari, SP.
Peringkat II       Ina Rachdiani, S.TP.
Peringkat III      Siti Robah

Kategori Adiminstrasi Akademik

Peringkat I        Suratni
Peringkat II      Gigih Budiarto, S. IP
Peringkat III    Rudi Irawan

Kategori Pranata Laboratorium

Peringkat I              Adha Sari, SP
Peringkat II            Sri Ratih Deswati, S. Pi
Peringkat III          Dicky Zazuli Sumarno

Kategori Pustakawan

Peringkat I               Sri Rahayu, S.Sos
Peringkat II             Irma Elvina, S. Sos, M.P.
Peringkat III           Azizah, S,Sos

Kategori Pengelola Keuangan

Peringkat I              Darsono, SE
Peringkat II            D. Syahrul Anwar, SE
Peringkat III          Warsino

Kategori Satpam

Peringkat I              Tatang Sumarna
Peringkat II            Santo
Peringkat III         Yusuf Maulana

Kategori Arsiparis

Peringkat I             Dian Hartatiati
Peringkat II           Sri Handini Suprihati
Peringkat III         Miniarsih

 

Cara Mudah Menghitung Jumlah Eksemplar Buku Didalam Data Winisis

 

Setiap tahun staf pengolahan data perpustakaan selalu diminta data jumlah eksemplar buku yang dimiliki suatu perpustakaan. Sebenarnya pertanyaan itu mudah  untuk dijawab akan tetapi jika pengerjaannya secara manual akan menjadi sulit bahkan harus memerlukan waktu untuk menghitungnya.  Untuk itu ada cara mudah menghitung jumlah eksemplar  buku yang dimiliki perpustakaan.

Didalam struktur database winisis untuk jumlah eksemplar terdapat pada Tag (tengara) 999, pastikan tag (tengara) ini selalu terisi dengan jumlah eksemplar. Tag ini yang akan dipakai dalam penjumlahan, jika tag ini tidak terisi maka untuk menjumlah eksemplar akan sangat sulit.  Didalam database winisis tag (tengara) 999 inipun biasanya dipakai sebagai nomor induk yang nantinya juga dijadikan nomor barcode, nomor barcode ini ada hubungannya  peminjaman buku perpustakaan. Beriku ini adalah langkah-langkah menghitung jumlah eksemplar buku :

Klik disini untuk teks lengkap

 

Panduan sederhana mengoperasikan dokumen Microsoft word kedalam adobe acrobat professional

 

Panduan sederhana mengoperasikan dokumen

Microsoft word kedalam adobe acrobat professional

 

Pendahuluan

Bismillahi Rahman Nirrahim

Adobe Acrobat Professional adalah salah satu dari sekian banyak produk adobe acrobat, yang mempunyai kelebihan dan keistimewaan hingga saat ini adobe acrobat terdiri dari adobe acrobat standard dan adobe acrobat professional.  Kelebihan dan keistimewaan dari adobe acrobat  mempunyai format PDF (Portable Document Format), document PDF bisa dibaca diberbagai jenis komputer dengan menggunakan system platform sehingga bisa dibaca di windows, linuk, atau machintosh. PDF (Portable Document Format) jika dibaca atau dibuka akan sesuai dengan aslinya, sehingga hal ini banyak digunakan di e-books, e-jurnal dan lain-lain.

Setelah menilai kelebihan dan keistimewaan diatas, karena itulah panduan ini ditullis untuk membantu petugas perpustakaan yang baru pertama kali  mengoperasikan adobe acrobat professional, mudah-mudahan panduan ini bisa bermanfaat.

  1. Convert file ke pdf, contoh disini adalah file-file Microsoft word di convert ke dalam file PDF untuk selengkapnya klik disini
 

KONVERSI DATA PADA PROGRAM WINISIS KE EXCEL

 

Konversi data atau disebut juga migrasi data, migrasi/memindahkan dari program yang sama atau dengan program yang berbeda,  bertujuan untuk mengantisipasi sesuai dengan kebutuhan. Pada proses ini yang diambil adalah database.  Pada halaman-halaman berikut akan dijelaskan secara rinci tahap demi tahap cara melakukan konversi data dari WINISIS ke excel.

Klik disini untuk selengkapnya

 

Mencari Keterlambatan Pengembalian Buku yang Dipinjam

 

keterlambatan pengembalian buku

Pendahuluan

Didalam perpustakaan buku-buku yang dipinjamkan kepada pengguna selalu   ada yang mengalami keterlambatan pengembalian buku, hal ini sering terjadi pada setiap perpustakaan. Untuk itu perpustakaan harus punya cara tersendiri untuk bisa mengetahui buku-buku mana yang terlambat dikembalikan, dan bagaimana cara buku yang terlambat dikembalikan dapat langsung diinformasikan kepada pengguna perpustakaan.   Hal tersebut bisa diatasi dengan  membuat daftar buku yang terlamat dikembalikan. Buku yang terlambat dikembalikan harus  diumumkan agar buku yang dipinjam untuk segera dikembalikan sehingga dapat bermanfaat  bagi pengguna lain.

Program SIPISIS

SIPISIS dikembangkan oleh Tim SIPISIS Perpustakaan IPB kerjasama dengan PT beIT.  Pada tahun 1995 SIPISIS versi DOS, kemudian dikembangkan lagi menjadi SIPISIS versi WINDOWS tahun 2002, MySIPISIS berbasis Web, 2007.  Fungsi atau fitur dan platform berfungsi untuk pengolahan, sirkulasi, OPAC, pencatatan, pengunjung, copy cataloguing, cek status dan perpanjangan via internet, WINISIS dengan MySQL, Windows/Linux, Support RFID.

Perpustakaan IPB dalam system sirkulasi masih menggunakan SIPISIS versi Windows.

mencari keterlambatan buku

 

Cara Membuat Label Buku

 

CARA SEDERHANA MEMBUAT LABEL BUKU
MENGGUNAKAN WINISIS 1.5 DAN MS OFFICE 2007

Salah satu kegiatan yang dilakukan di bagian pengolahan bahan pustaka baik itu buku, skripsi, tesis maupun disertasi  adalah kegiatan melengkapi bahan pustaka  atau yang lebih dikenal dengan kegiatan pencetakan label.   Biasanya pencetakan label dilakukan dengan cara mengetik nomor panggil bahan pustaka di MS Word.  Namun cara tersebut akan sulit dilakukan dan akan menghabiskan banyak waktu jika label yang akan kita cetak cukup banyak.   Banyak cara yang bisa dilakukan untuk mempermudah dan menghemat waktu dalam pencetakan label salah satunya yaitu dengan memanfaatkan software WINISIS dan MS Office.   Pencetakan nomor panggil menggunakan WINISIS dan juga MS Office bertujuan disamping untuk mempermudah dan menghemat waktu juga dapat mengurangi tingkat kesalahan dalam pencetakan label.   Berikut adalah tahapan-tahapan yang dilakukan dalam pencetakan label menggunakan WINISIS dan MS Office dengan memanfaatkan menu Mailings yang terdapat di MS Office.

Untuk keterangan lebih lanjut baca disini :
CARA SEDERHANA MEMBUAT LABEL BUKU MENGGUNAKAN WINISIS 1.5 DAN MS OFFICE 2007

 

Panduan Pemasukan Data melalui SIPISIS for Windows

 

Panduan Pemasukan Data  melalui SIPISIS for Windows

SIPISIS merupakan program automasi bagi sistem sirkulasi buku atau jenis pinjaman lainnya,  pada suatu Perpustakaan.  SIPISIS juga menyediakan catalog umum/catalog publik, yang disebut OPAC (online Public Access Catalog) yang dapat diakses oleh anggota Perpustakaan untuk memeriksa status peminjaman suatu buku.

Secara umum SIPISIS for windows terbagi atas dua buah sistem, yaitu sistem sirkulasi dan sistem penelusuran.

Sistem sirkulasi terbagi terbagi atas lima kelompok menu yaitu :

  1. Kelompok menu transaksi
  2. Kelompok menu pemeliharaan
  3. Kelompok menu informasi
  4. Kelompok menu perangkat pembantu
  5. Kelompok menu bantuan

Sedangkan untuk sistem OPAC, sistem terbagi atas lima menu, yakni

  1. Menu Penelusuran dengan istilah sendiri
  2. Menu Penelusuran melalui Kamus Istilah
  3. Menu Pencarian Melalui Subjek
  4. Menu Pencarian Melalui Judul
  5. Menu Pencarian melalui Pengarang

untuk selanjutnya silahkan baca disini: Panduan Pemasukan Data melalui SIPISIS for Windows oleh Sri Rahayu

 

Statistik sirkulasi Perpustakaan IPB

 

Statistik sirkulasi perpustakaan IPB terdiri dari statistik pengunjung, statistik peminjaman,  statistik pengembalian, statistik bebas pustaka, statistik anggota, statistik kode operator.  Penyajian statistik didasarkan kepada kelompok pengguna dan kelompok klas (klasifikasi subjek), akumulasi penghitungan disajikan setiap bulan.

Statistik ini diharapkan sesuai dengan kebijakan mutu Perpustakaan IPB : a). dalam membentuk jasa layanan sesuai dengan persyaratan mutu yangditetapkan dalam sistem manajemen mutu ISO 9001:2008. b). Memastikan penempatan staf sesuai dengan kompetensinya dan meningkatkannya sesuai kebutuhan. c). Memastikan fasilitas dan sarana prasarana Perpustakaan selalu dalam kondisi terawatt dan baik untuk mendukung menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008. d). Dengan konsisten dan secara berkesinambungan meningkatkan efektifitasnya.

Berikut adalah kelompok anggota Perpustakaan meliputi :

A = FAPERTA (Fakultas Pertanian)

B = FKH (Fakultas Kedokteran Hewan)

C = FPIK ( Fakultas Perikanan)

D = FAPET (Fakultas Peternakan

E = FAHUTAN (Fakultas Kehutanan)

G = FMIPA (Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam)

H = FEM (Fakultas Ekonomi dan Manajemen)

I = FEMA (Fakultas Ekologi Manusia)

SPS = Program Pasca Sarjana

SA = Staf Administrasi

SP = Staf Pengejar

TPB = (Tingkat Persiapan Bersama

DPL = Program Diploma

KSP = Kartu Studi Pustaka

Berikut merupakan penggolongan buku berdasarkan klas (klasifikasi subjek) meliputi :

000 = golongan Umum/ karya umum

100 = golongan filsafat, metafisika, psikologi

200 = golongan Agama

300 = golongan Ilmilmu Sosial

400 = golongan Bahasa

500 = golongan Ilmu Murni, matematika, ilmu pengetahuan alam

600 = golongan ilmu terapan, kedokteran

700 = golongan Seni, olah raga, permainan

800 = golongan kesusastraan dan bahasa

900 = golongan geografi, Bibliografi dan sejarah

  1. Statistik Pengunjung (Tamu)

Statistik pengunjung adalah pengunjung yang datang keperpustakaan dari berbagai kalangan kelompok, baik itu dari civitas akademika IPB maupun dari luar civitas akademika IPB, tag yang ada didalamnya meliputi, identitas , fakultas/jurusan, waktu , kelompok

NO

Kelompok

Tahun 2013 (Orang)

 JUMLAH

RATA-RATA

 JAN

 FEB

PER BULAN

DH FAKULTAS

1

A FAPERTA

1.330

1.869

  3.199

1.600

2

B FKH

597

597

     1.194

597

3

C FPIK

1.046

1.268

     2.314

1.157

4

D FAPET

628

859

     1.487

744

5

E FAHUTAN

1.443

1.482

     2.925

1.463

6

F FATETA

2.038

2.113

     4.151

2.076

7

G FMIPA

2.276

2.369

     4.645

2.323

8

H FEM

2.167

3.833

     6.000

3.000

9

I FEMA

1.269

1.800

     3.069

1.535

10

PPS (Program Pascasarjana

5.601

5.090

  10.691

5.346

11

SA (Staf Administrasi)

15

9

          24

12

12

SP (Staf Pengajar)

20

14

          34

17

13

TPB (Tingkat Persiapan Bersama)

2

2

            4

2

14

DPL (Program Diploma)

82

122

        204

102

15

KSP (Kartu studi Pustaka)

751

717

     1.468

734

JUMLAH

19.265

22.144

  39.941

    19.971

RATA-RATA PER UNIT

 1.322

  1.531

  2.853

      1.426

RATA-RATA PER HARI

    642

     820

       113

              9

Jumlah hari dalam bulan

       29

       29

 

 

Jumlah pengunjung Perpustakaan tergantung dari aktivitas mahasiswa, statistik diatas memperlihatkan dua bulan terakhir bahwa rata-rata pengunjung yang datang ke Perpustakaan IPB mencapai kurang lebih dua puluh ribuan

  1. Peminjaman

Peminjaman adalah proses transaksi peminjaman buku di bagian layanan sirkulasi melalui mesin computer, sehingga buku tersebut dapat dibawa keluar perpustakaan, hasil dari proses tersebut akan menghasilkan data-data diantaranya jumlah buku yang dipinjam, jumlah orang yang meminjam, dan lain sebagainya, data tersebut sangat diperlukan oleh perpustakaan

a)       Peminjam (orang) yang datang keperpustakaan untuk meminjam buku, yang kemudian penghitungannya didasarkan atas penghitungan transaksi eksemplar buku yang dipinjam setiap bulannya.  Berikut adalah contoh peminjam bersdasarkan transaksi buku yang dipinjam.

NO

Kelompok

Tahun 2013

 JUMLAH (orang)

RATA-RATA

 JAN

 FEB

PER BULAN

DH FAKULTAS

1

A FAPERTA

953

1.406

2.359

1.180

2

B FKH

223

319

542

271

3

C FPIK

314

513

827

414

4

D FAPET

233

293

526

263

5

E FAHUTAN

690

782

1.472

736

6

F FATETA

762

1.113

1.875

938

7

G FMIPA

768

1.259

2.027

1.014

8

H FEM

927

1.401

2.328

1.164

9

I FEMA

565

736

1.301

651

10

PPS (Program Pascasarjana

1913

2.124

4.037

2.019

11

SA (Staf Administrasi)

191

178

369

185

12

SP (Staf Pengajar)

42

27

69

35

13

TPB (Tingkat Persiapan Bersama)

2

0

2

1

14

DPL (Program Diploma)

33

81

114

57

JUMLAH

7.616

10.232

17.848

8.924

RATA-RATA PER UNIT

513

731

1.275

637

RATA-RATA PER HARI

254

379

51

25

Jumlah hari dalam bulan

29

29

58

87

Penghitungan peminjaman berdasarkan transaksi dapat dibagi lagi menjadi dua ketentuan yaitu peminjamanan menurut kelompok anggota, maka dalam statistic akan terbaca jumlah eksemplar dan jumlah judul buku yang dipinjam, begitu juga peminjaman menurut kelompok klas (klasifikasi), yang tebaca jumlah eksemplar dan jumlah judul buku.

Berikut adalah contoh peminjaman buku berdasarkan kelompok Fakultas dengan jumlah judul buku, dan jumlah eksemplar yang di keluarkan (dipinjam)

No.

  Kelompok

TAHUN 2013

Jumlah

RATA-RATA

   

 Jan

 Peb

PER BULAN

DH

FAKULTAS

jdl eks jdl eks jdl eks jdl eks

1

A FAPERTA

417

953

579

1.406

996

2.359

498

1.180

2

B FKH

121

223

148

319

269

542

135

271

3

C FPIK

151

314

223

513

374

827

187

414

4

D FAPET

110

233

136

293

246

526

123

263

5

E FAHUTAN

250

690

289

782

539

1.472

270

736

6

F FATETA

297

762

459

1.113

756

1.875

378

938

7

G FMIPA

265

768

462

1.259

727

2.027

364

1.014

8

H FEM

344

927

484

1.401

828

2.328

414

1.164

9

I FEMA

219

565

290

736

509

1.301

255

651

10

PPS (Program Pascasarjana

775

1913

882

2.124

1.657

4.037

829

2.019

11

SA (Staf Administrasi)

39

191

46

178

85

369

43

185

12

SP (Staf Pengajar)

15

42

10

27

25

69

13

35

13

TPB (Tingkat Persiapan Bersama)

2

2

0

0

2

2

1

1

14

DPL (Program Diploma)

18

33

36

81

54

114

27

57

JUMLAH

3.023

7.616

4.044

10.232

7.067

17.848

3.534

8.924

RATA-RATA PER KELAS

216

544

289

731

1.275

252

252

637

RATA-RATA PER HARI

104

263

135

341

20

595

118

297

Jumlah hari dalam bulan

29

29

29

29

     

 

Berikut adalah contoh peminjaman buku berdasarkan kelompok Klas (golongan) dengan jumlah judul buku, dan jumlah eksemplar yang di keluarkan (dipinjam)

Gol.

Kelompok

 JAN

 FEB

Jumlah

Rata2 per bulan

jdl eks jdl eks jdl eks jdl eks
000 Karya Umum

70

276

88

291

158

567

79

284

100 Filsafat, Metafisika, Psikologi

37

91

71

173

108

264

54

132

200 Agama

43

75

81

165

124

240

62

120

300 Ilmu-ilmu Sosial

410

1004

623

1554

1.033

2.558

517

1.279

400 Bahasa

0

0

0

0

0

0

0

0

500 Ilmu Murni, Mat, IPA

649

1940

816

2386

1.465

4.326

733

2.163

600 Ilmu Terapan, Kedokteran

1600

3709

2.090

5016

3.690

8.725

1.845

4.363

700 Seni, Olah Raga, permainan

68

146

80

176

148

322

74

161

800 Kesusasteraan & Bahasa

153

348

208

438

361

786

181

393

900 Geografi, Biografi, Sejarah

21

27

27

33

48

60

24

20

JUMLAH

3.051

7.616

4.084

10.232

7.135

17.848

3.568

1.487

RATA-RATA PER KELAS

339

846

454

1.137

793

1.983

357

165

RATA-RATA PER HARI

105

263

141

353

246

645

119

54

Jumlah hari dalam bulan

29

29

29

29

b)       Peminjam yang datang keperpustakaan untuk meminjam buku, yang kemudian pernghitungannya didasarkan atas penghitungan bulan kedatangan,  dengan tidak memperhatikan jumlah buku yang pinjam, akan tetapi penghitungannya berdasarkan kedatangan setiap bulan, Contoh seorang peminjam buku, dalam satu bulan meminjam berkali-kali, akan tetapi penghitungannya hanya satu kali pinjam pada bulan tersebut.

Berikut adalah contoh peminjam yang datang keperpustakaan, dengan pencatatan bulanan

NO

Kelompok

Tahun 2013

JUMLAH (orang)

RATA-RATA

 JAN

 FEB

PER BULAN

DH FAKULTAS

1

A FAPERTA

186

317

       503

252

2

B FKH

53

94

       147

74

3

C FPIK

96

138

       234

117

4

D FAPET

56

73

       129

65

5

E FAHUTAN

160

200

       360

180

6

F FATETA

184

266

       450

225

7

G FMIPA

213

370

       583

292

8

H FEM

221

373

       594

297

9

I FEMA

124

195

       319

160

10

PPS (Program Pascasarjana

402

472

       874

437

11

SA (Staf Administrasi)

12

15

         27

14

12

SP (Staf Pengajar)

16

4

           4

10

13

TPB (Tingkat Persiapan Bersama)

1

0

            –

1

14

DPL (Program Diploma)

8

24

         24

16

JUMLAH

 1.732

2.541

   4.248

2.137

RATA-RATA PER UNIT

     124

   182

       303

153

RATA-RATA PER HARI

       58

    94

         12

76

Jumlah hari dalam bulan

       29

     29

       351

29

c)       Peminjam yang datang keperpustakaan untuk meminjam buku, kemudian penghitungannya didasarkan atas penghitungan waktu kedatangan dengan tidak memperhatikan jumlah buku yang dipinjam, akan tetapi penghitungannya berdasarkan harian, contoh : seorang peminjam buku setiap hari datang keperpustakaan untuk keperluan peminjaman buku,  maka peminjam tersebut akan dihitung berdasarkan harian.

NO

Kelompok

Tahun 2013

 JUMLAH (orang)

RATA-RATA

 JAN

 FEB

PER BULAN

DH FAKULTAS

1

A FAPERTA

361

575

         936

468

2

B FKH

92

152

         244

122

3

C FPIK

138

227

         365

183

4

D FAPET

95

132

         227

114

5

E FAHUTAN

287

327

         614

307

6

F FATETA

355

505

         860

430

7

G FMIPA

386

632

      1.018

509

8

H FEM

373

603

         976

488

9

I FEMA

234

347

         581

291

10

PPS (Program Pascasarjana

774

875

     1.649

825

11

SA (Staf Administrasi)

49

43

            92

46

12

SP (Staf Pengajar)

14

11

            25

13

13

TPB (Tingkat Persiapan Bersama)

1

0

              1

1

14

DPL (Program Diploma)

10

26

            36

18

JUMLAH

  3.169

  4.455

     7.624

     3.812

RATA-RATA PER UNIT

      226

     318

        545

         272

RATA-RATA PER HARI

      106

      165

           22

            11

Jumlah hari dalam bulan

       29

       29

        351

  1. Pengembalian

Pengembalian buku Perpustakaan adalah proses kembalinya buku yang telah dipinjan oleh pengguna, buku yang telah dikebalikan harus dicatat, apakah buku tersebut tepat waktu pengembalian , ataukah terlambat dikebalikan, sehingga pencatatan ini perlu untuk kemajuan Perpustakaan, serta untuk keutuhan buku yang dimiliki oleh Perpustakaan.  Pengembalian buku Perpustakaan pencatatannya dapat disajikan menurut kelompok anggota, dan kelompok klas (klasifikasi).

NO.

KELOMPOK

TAHUN 2013

Jumlah

RATA-RATA

 JAN (eks)

 FEB (eks)

PER BULAN

DH

FAKULTAS

kem bali

ter lambat

kem  bali

ter lambat

kem bali

Ter

lambat

kem bali

 ter lambat
A FAPERTA

1.098

704

991

416

2.089

1.120

1045

560

B FKH

234

114

202

95

436

209

218

105

C FPIK

388

276

331

148

719

424

360

212

D FAPET

283

146

214

87

497

233

249

117

E FAHUTAN

688

413

614

226

1.302

639

651

320

F FATETA

831

519

827

327

1.658

846

829

423

G FMIPA

895

561

823

303

1.718

864

859

432

H FEM

925

563

1.091

422

2.016

985

1008

493

I FEMA

582

289

575

182

1.157

471

579

236

PPs Pascasarjana

2.024

1.070

1.657

607

3.681

1.677

1841

839

SA Staf Administrasi

186

19

146

8

332

27

166

14

SP Staf Pengajar

46

28

23

11

69

39

35

20

TPB Tingkat Persiapan bersama

2

0

0

0

2

0

1

0

DPL Diploma

41

24

35

19

76

43

38

22

JUMLAH

8.223

 4.726

  7.529

2.851

15.752 7.577 7876

3789

RATA-RATA PER UNIT

  587

  338

    538

 204

  1.306

    628

109

52

RATA-RATA PER HARI

274

158

279

106

45

22

4

2

Jumlah hari dalam bulan

    29

     29

      29

    29

352

 

 

 

Berikut pengembalian buku berdasarkan klas (klasifikasi)

No.

Kelompok

Tahun 2013

Jumlah

RATA-RATA PER BULAN

 JAN (eks)

 FEB (eks)

kem bali

ter lambat

kem bali

ter lambat

kem bali

ter lambat

kem bali

ter lambat

Gol.

Deskripsi

000

Karya Umum

257

83

249

75

506

158

253

79

100

Filsafat, Metafis, Psikologi

113

67

119

38

232

105

116

53

200

Agama

92

66

123

38

215

80

108

52

300

Ilmu-ilmu Sosial

1.096

591

1.037

323

2.133

762

1.067

457

400

Bahasa

0

0

0

0

0

0

0

0

500

Ilmu Murni, Mat, IPA

2.244

1.355

1.652

634

3.896

1.471

1.948

995

600

Ilmu Terapan, kedokteran

3.924

2.307

3.784

1.560

7.708

2.894

3.854

1.934

700

Seni, OR, permainan

132

79

151

57

283

105

142

68

800

Kesusasteraan & Bhs

339

160

380

113

719

248

360

137

900

Geogra, Biograf, Sejarah

26

18

34

13

60

23

30

16

 JUMLAH  

8.223

4.726

7.529

2.851

15.752

5.845

7876

3789

RATA-RATA PER KELAS

822

473

753

285

    1.872

585

156

49

RATA-RATA PER HARI

274

158

279

106

45

17

4

1

Jumlah hari dalam bulan

       29        29         29

       29

352

 

 

 

 

  1. Bebas Pustaka

Bebas pustaka adalah pernyataan bagi pengguna perpustakaan telah bebas dari pemimjaman bahan pustaka, atau tidak mempunyai pinjaman bahan pustaka pada Perpustakaan,  bebas pustaka ini dapat diperoleh pengguna khususnya  mahasiswan yang telah lulus menempuh studi akademik,  dan surat keterangan bebas pustaka ini juga merupakan syarat untuk mengikuti wisuda dan pengambilan ijazah.

Berikut jumlah mahasiswa IPB yang telah bebas pustaka tahun 2013

KELOMPOK

 JAN

 FEB

Jumlah

Rata-rata

A FAPERTA

39

34

73

37

B FKH

17

42

59

30

C FPIK

27

27

54

27

D FAPET

18

14

32

16

E FAHUTAN

34

46

80

40

F FATETA

26

27

53

27

G FMIPA

73

39

112

56

H FEM

23

33

56

28

I FEMA

23

35

58

29

PPs  

58

58

116

58

Diploma

0

0

0

0

TPB  

0

0

0

0

JUMLAH  338   355       693   347
RATA-RATA PER UNIT    28     30         58      29
RATA-RATA PER HARI

11

13

2

1

 

  1. Anggota Perpustakaan IPB

Yang menjadi anggota Perpustakaan adalah mahasiswa, staff pengajar, staf pegawai, ataupun dari luar civitas akademika  yang telah mendaftar ke Perpustakaan, akan tetapi untuk anggota luar civitas sifat keanggotaannya hanya sementara.

Berikut jumlah anggota Perpustakaan IPB

No.

KELOMPOK

TAHUN 2013

 Jumlah

Rata-rata

DH FAKULTAS

 JAN

 FEB

 per Bulan

1

A FAPERTA

2.169

2.152

4.321

2.161

2

B FKH

1.129

1.125

2.254

1.127

3

C FPIK

1.694

1.679

3.373

1.687

4

D FAPET

991

998

1.989

995

5

E FAHUTAN

1.863

1.842

3.705

1.853

6

F FATETA

1.984

1.963

3.947

1.974

7

G FMIPA

3.329

3.283

6.612

3.306

8

H FEM

2.559

2.585

5.144

2.572

9

I FEMA

1.524

1.516

3.040

1.520

10

PPs Pascasarjana

4.972

5.147

10.119

5.060

11

SA Staf Administrasi

191

105

296

148

12

SP Staf Pengajar

425

425

850

425

13

Diploma

7.778

7.777

15.555

7.778

14

TPB  

828

826

1.654

827

15

KSP  

739

819

1.558

779

  JUMLAH

32.175

32.242

62.859

31.430

 

 

  1. Operator

Operator adalah orang yang bertugas melayani dan menjalankan sistem pada computer, tugas ini diljalankan oleh pustakawan dengan menggunakan kode atau simbol, simbol yang digunakan untuk masing-masig orang berbeda, kode atau simbul ini biasanya nama inisial masing-masing operator, kode  ini sangat diperlukan, terutama bagi pustakawan untuk keperluan penghitungan KUM (fungsional pustakawan).

Berikut adalah pekerjaan pustakawan yang telah melayani peminjaman dan pengembalian buku perpustakaan

Operator Peminjaman buku

 JAN

 FEB

 Jumlah

 Rata-rata

BY Bayus Suryawati

3.037

3.183

6.220

3.110

DH Dayat Hidayat

0

0

0

0

DS Dadang Setiawan

680

1.129

1.809

905

RM Ramlan

478

447

925

463

STN Sutinah

3.164

3.054

6.218

3.109

YG Yusuf Gunawan

0

80

80

40

IST Isriyanti

0

0

0

0

HR Herry Dinata

250

2.336

2.586

1.293

JUMLAH  

7.609

10.229

17.838

8.919

 

Operator Pengembalian buku

 JAN

 FEB

 Jumlah

 Rata-rata

BY Bayus Suryawati

4.018

2.853

6.871

3.436

DH Dayat Hidayat

0

0

0

0

DS Dadang Setiawan

622

745

1.367

684

RM Ramlan

480

259

739

370

STN Sutinah

2.923

2.278

5.201

2.601

YG Yusuf Gunawan

0

76

76

38

HR Herry Dinata

169

1.318

1.487

744

JUMLAH

8.212

7.529

15.741

7.871

 

Demikianlah statistik Perpustakaan IPB disajikan setiap bulannya, saya harap ada masukan bagi bagi yang membaca tulisan ini

 

Jumlah Pengunjung Perpustakaan, Peminjam Buku, Pengembalian Buku, dan Jumlah Anggota Perpustakaan IPB

 

Dalam pedoman mutu Perpustakaan IPB No. PDM/PUS/01 Bag II sistem menejemen mutu  meliputi ruang lingkup sistem manajemen mutu, peta proses, fokus kepada pelanggan, kebijakan mutu, sasaran mutu dan dokumentasi sistem manajemen  mutu.  Bagian IV pengendalian proses yang meliputi diantaranya Bidang Layanan Pemustaka.

Kegiatan-kegaitan penghitungan (jumlah) Bidang Layanan Pemustaka tertuang dalam pedoman mutu perpustakaan diantaranya :

Jumlah Pengunjung Perpustakaan FRM/PUS/50-00

Jumlah peminjam buku perpustakaan FRM/PUS/36-00

Jumlah peminjaman buku perpustakaan berdasarkan klas (klasifikasi) FRM/PUS/37-00

Jumlah peminjam buku perpustakaan berdasarkan kelompok fakutas FRM/PUS/38-00

Jumlah pengembalian buku perpustakaan berdasarkan klas (Klasifikasi FRM/PUS/39-00

Jumlah Pengembalian buku Perpustakaan berdasarkan kelompok Fakultas

Jumlah Anggota Perpustakaan FRM/PUS/ 51-00

 

 

Lima Belas Finalis Pustakawan Berprestasi 2012

 

Finalis Pemilihan Tenaga Kependidikan berprestasi Nasional sesuai BSNP Tahun 2012 berdasarkan surat  Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Nomor 1995/E4.2/2012 dengan kategori  pustakawan berprestasi.

No.

Nama

Perguruan Tinggi

1. Amirul Ulum Universitas Surabaya
2. Arif Surachman Universitas Gajah Mada
3. Darmanto Unkris Satya Wacana
4. Dhama Gustiar Baskoro Univeristas Pelita Harapan
5. Dian Wulandari Universitas Kristen Petra
6. Lenny Fatimah N Institut Teknologi Bandung
7. Made Hery Wihardika Griadhi Univeristas Pendidikan Ganesha
8. Muktamarudin Fahmi Universitas Bangka Belitung
9. Perdaning Widyanti Univeristas Negeri Yogyakarta
10. Riah Wiratningsih Universitas Sebelas Maret
11. Rikarda Ratih Saptaastuti Unika Soegijapranata
12. Sitinuzilah UNMUH Surakarta
13. Sri Rahayu Institut Pertanian Bogor
14. Suwardi Universitas Islam Indonesia
15. Vincentius Widya Iswara Unika Widya Mandala

 

Tim Juri Pustakawan Berprestasi

  1. Drs. Joner Hasugian, M.Si.            Universitas Sumatera Utara
  2. Udik Budi Wibowo                        Universitas Negeri Yogyakarta
  3. Luki Wijayanti                                Universitas Indonesia
  4. Aditya Nugraha, ST, M. Si             Universitas Kristen Petra Surabaya
  5. Nur Cahyati Wahyuni                    Universitas Gajah Mada
  6. Prof. Dr. Nurpilihan Bafadal          Universitas Padjajaran Bandung
  7. Ery Arifudin, Sh. MH                    Universitas Islam Indonesia Yogyakarta
  8. Dra. Ratna Juwita Dipl. Psych        Univeristas Indonesia

 

Pada tanggal 13-16 Juli 2012 bertempat di Hotel Ina Garuda Yogyakarta seluruh finalis harus mempresentasikan makalahnya.

Tanggal 14 Juli 2012 jam 21.00 Pengumuman hasil presentasi menjadi 3 besar yaitu :

  1. Arif Surachman                        Universitas Gajah Mada
  2. Perdaning Widyanti                  Universitas Negeri Yogyakarta
  3. Rikarda Ratih Saptaastuti         Unika Soegijapranata
 

Optimalisasi Fitur Pengindeksan WINISIS untuk Ketepatan dan Kecepatan Layanan Penelusuran Pustaka Kelabu

 

Oleh : Sri Rahayu  Pustakawan IPB   srira@ipb.ac.id

Abstrak

Grey literature merupakan terbitan yang dihasilkan oleh lembaga pemerintah, atau lembaga pendidikan biasanya tidak didistribusikan secara luas.  Umumnya grey literature berisi berbagai macam hasil penelitian sehingga informasinya sangat diperlukan. Bentuk grey literature meliputi skripsi, tesis, disertasi, artikel, atau laporan penelitian.

Banyak kebutuhan pencarian pustaka kelabu yang unik dan  spesifik bukan hanya sekedar mencari berdasarkan subjek atau judul atau pengarang  tetapi dapat dilakukan pencarian melalui pembimbing, fakultas, departemen bahkan tahun kelulusan. Hal ini dapat dilakukan dengan fitur-fitur canggih WINISIS  dalam hal teknik pengindeksan dan penelusuran sehingga sistem dapat digunakan untuk meningkatkan layanan kepada pengguna yang mencari informasi tentang pustaka digital secara tepat dan cepat.

 Kata kunci: Pustaka Kelabu, Pengindeksan, Winisis, Layanan Digital

PENDAHULUAN

Perpustakaan IPB merupakan unit yang diberikan mandat untuk mendepositkan terbitan bahan pustaka kelabu (Grey literature) keluaran IPB baik versi tercetak maupun digital. Bentuk pustaka kelabu yang dikoleksi Perpustakaan IPB antara lain adalah skripsi, tesis, disertasi, artikel, dan laporan penelitian, koleksi tersebut  telah direkam kedalam database WINISIS, kemudian bentuk fisik tersebut sebagian telah  dialih bentuk kedalam digital.   Hingga saat ini database bahan pustaka kelabu yang dimiliki Perpustakaan IPB 66.005 judul meliputi skripsi, tesis dan disertasi sedangkan versi digitalnya kurang lebih 54.280 judul.

Untuk mempermudah pengelolaan dan pelayanan pustaka kelabu kepada pengguna Perpustakaan IPB telah digunakan sistem otomasi.  Program yang digunakan adalah CDS/ISIS for Windows atau  WINISIS.  Program ini walaupun sudah sangat lawas karena dikembangkan pada   tahun 1990an, namun masih sangat efektif dan tepat guna untuk dimanfaatkan.  Terutama program ini sangat canggih dalam hal sistem pengindeksan dan temu baliknya.  Bahkan dalam beberapa pembuktian empiris sistem pengindeksan dan pencariaan (Indexing and retrieval system) program buatan UNESCO ini  lebih unggul dibandingkan dengan aplikasi lain.

Dalam makalah ini penulis akan membahas tentang pemanfaatan secara optimal fitur-fitur canggih Winisis dalam hal teknik pengindeksan dan penelusuran sehingga sistem dapat digunakan untuk meningkatkan layanan kepada pengguna yang mencari informasi tentang pustaka digital secara tepat dan cepat. Hal ini karena kini banyak pengguna yang memerlukan informasi secara cepat dan tepat sesuai kebutuhan spesifiknya.

Sebagai ilustrasi kalau kita misalnya memasuki sebuah restoran, maka dalam benak kita akan terbayang untuk cepat menerima makanan (cepat saji). Kondisi seperti ini bisa juga terjadi dan diterapkan di perpustakaan.  Misalnya orang yang memerlukan bahan pustaka kelabu yang  dikemas siap saji, sehingga akan muncul ketertarikan pengguna untuk selalu datang kembali.  Perpustakaan perlu mencontoh restoran yang siap saji dengan menu-menu yang sangat menarik serta menggiurkan.  Diharapkan pengguna yang telah datang ke perpustakaan tidak kecewa.

 PUSTAKA KELABU

Pustaka kelabu  sering disebut sebagai Grey literature.  Ada pendapat lain mengenai pustaka kelabu, yaitu bahwa pustaka kelabu adalah Istilah yang sering digunakan secara eksklusif dengan penelitian ilmiah dalam pikiran. Namun demikian, pustaka kelabu bukan genre tertentu dari dokumen, tetapi, khusus non-komersial.  Grey literatur merupakan terbitan yang dihasilkan oleh lembaga pemerintah, lembaga pendidikan dan lain-lain.  Pustaka kelabu  berisi berbagai macam hasil penelitian sehingga informasinya sangat diperlukan, di perpustakaan yang disebut dengan Grey literature meliputi skripsi, tesis, disertasi, artikel, laporan penelitian.

Pustaka kelabu didalamnya banyak memaparkan hasil-hasil penelitian terbaru, hingga banyak masyarakat ingin memanfaatkannya. Pustaka kelabu memiliki fleksibilitas yang luas sehingga informasi yang dimilikinya lebih rinci.

Bahan pustaka kelabu perlu dikelola dengan baik untuk melestarikan hasil-hasil penelitian yang telah dilakukan oleh lembaga atau institusi, sehingga hasil-hasil penelitian yang telah ada dapat dilanjutkan keberadaan lain.  Tujuan lain dari melestarikan hasil-hasil penelitian adalah  supaya tidak terjadi penelitian ganda.

Karena banyak kebutuhan pencarian pustaka kelabu yang unik bukan hanya sekedar mencari berdasarkan subjek atau judul atau pengarang,  tetapi dapat dilakukan pencarian melalui pembimbing, fakultas, departemen bahkan tahun kelulusan.  Hal ini dapat dilakukan dengan cara pencarian otomatis namun dapat juga dilakukan pencarian secara manual agar pencarian lebih efektif.  Kelebihan lain dari program WINISIS dikarenakan penyimpanan databasenya folder sehingga dapat dengan mudah diketemukan.  Misalnya jika seseorang dosen ingin mencari skripsi hasil bimbingannya, maka  operator akan membuka database skripsi. Diperlukan sistem yang mempunyai fitur canggih dalam hal pengindeksan dan pencarian.  Winisis adalah salah satu program yang dianggap cocok untuk menjawab kebutuhan itu.

 WINISIS

WINISIS merupakan hasil pengembangan dari CDS/ISIS (Computerized Documentation Services/Integrated Sets of Information Systems) versi windows adalah perangkat lunak sistem penyimpanan dan temukembali informasi (Information Storage and Retrieval System) yang dirancang khusus untuk komputerisasi pengelolaan database non-numerik terstruktur.  Winisis juga bisa menampilkan teks lengkap  pustaka kelabu.

  1. Fungsi/ kegunaan

Fungsi utama yang disediakan oleh program Winisis diantaranya : mendefinisikan database yang berisi elemen data yang diinginkan; memasukkan record baru kedalam database; memodifikasi, memperbaiki, atau menghapus record yang ada; secara otomatis membangun dan memelihara akses file secara cepat untuk setiap database agar dapat memaksimalkan kecepatan temu-kembali (retrieval). WINISIS bisa melakukan.  Temu kembali record dengan isinya, melalui bahasa penelusuran (search) yang cerdas, mengurutkan record dalam berbagai urutan yang diinginkan, mencetak sebagian atau seluruh katalog dan / atau indeks, mengembangkan aplikasi tertentu dengan menggunakan fasilitas pemrograman CDS/ISIS terpadu

  1. Struktur data pendefinisian database (Field Definition Table)

Struktur database Winisis meliputi file pendefinisian field mana yang ada dalam record beserta karakternya, worksheet entri data untuk membuat dan/ atau memperbaharui record master, format tampilan (display format) untuk membangkitkan hasil keluaran tercetak, table pilih field (field select table/FST) untuk dapat ditelusur (searchable) melalui file invert (inverted file)

  1. Teknik Pengindeksan (FST)

Teknik pengindeksan Winisis meliputi : Tabel pilih ruas (the field select table/FST). Tabel pilih ruas ini mendefinisikan bagaimana sebuah cantuman ditelusur, setiap elemen yang sudah didefinisikan dapat ditelusur dari dalam kamus/ istilah yang dibentuk dari file FST. Tabel pilih ruas ini terdiri dari 3 parameter yaitu : 1. Pengindentifikasi ruas (kolom dibawah label ID) 2. Teknik pengindeksan (kolom dibawah label IT) 3. Ekstraksi ruas (kolom dibawah label data extraction format).

0-by line =  menyatakan bahwa hasil ekstraksi ruas yang akan diindeks adalah seluruh ruas.

1-by Subfield or line = menyatakan bahwa hasil ekstraksi ruas yang akan diindeks adalah subruas.

2-by <term> = menyatakan bahwa hasil ekstraksi ruas yang akan diindeks adalah setiap kata yang diketik dalam tanda kurung siku <>

3-by/term/=menyatakan bahwa hasil ekstraksi ruas yang akan diindeks setiap kata disekitarnya diberi tanda //

4-by word = menyatakan bahwa hasil ekstraksi ruas yang akan diindeks adalah setiap kata

  1. Penelusuran/ temukembali

Penelusuran pada Winisis didasarkan pada Boolean, yang menyediakan cara tepat, setiap istilah penelusuran dihubungkan dengan record yang ada.  Penelusuran dengan ekspresi penelusuram dimana terdapat tiga jenis istilah yang diarahkan seperti istilah tepat, istilah penelusuran terpangkas, dan istilah any, dan penelusuran teks bebas melalui field dengan kondisi tertentu

 

PENDEFINISIAN DATABASE

Pendefinisian database yang ada pada WINISIS berpedoman pada AACR2 (Anglo American Cataloging Rules ed. 2)

Contoh pendefinisian database

Tag

Name

Pattern/ Subfield

Keterangan

245 Judul abc a = judul utama,b = anak judulc= daerah penang jawab
100 Pengarang a a= pengarang utama
759 Pembimbing a (R) R= repeatable (pengulangan)Pembimbing lebih dari satu orang
650 Subjek axyz (R) a= subjek besarx= subjek verbaly= Keterangan waktuz= keterangan tempat
710 Tambahan badan korporasi abc ^aBadan korporasi tingkat Pusat^btingkat instansdi^cdepartemen
520 abstrak bahasa Indonesia
525 absratk bahasa Inggris
550 Teks lengkap Diisi dengan alamat yang akan mengarah kepada tek lengkap (Link)

 judul  (245) dengan pattern/Subfield [abc] yaitu a=judul utama, b=anak judul, c=daerah penanggung jawab.  Pengarang (100) dengan pattern/subfiels aq.  Pembimbing utama dan pembimbing lain (759) (R) Repeatable atau pengulangan [a].  Subjek (650) (R) Repeatable atau pengulangan pattern/subfield Repeatable [axyz].   Tambahan badan korporasi (710) pattern/subfield [abc].  Abstrak bahasa Inggris (525).  Abstrak bahasa Indonesia (520).  Teks lengkap (550) pada teks lengkap ini harus diisi dengan alamat yang akan mengarah kepada tek lengkap.  Kebanyakan pengguna dalam mencari pustaka kelabu menggunakan titik carian (short term) selain melalui subjek dan judul, juga pengguna mencari melalui pembimbing dan tahun terbit.

Proses pencarian/penelusuran pustaka kelabu

Ada dua cara untuk melakukan proses pencarian yaitu Expert search dan Guided Search, dengan cara mengklik menu search pada  WINISIS.

Contoh Penelusuran melalui Expert search

 

Penelusuran terhadap cantuman dapat dilakukan dengan beberapa macam cara : dengan ekspresi Boolean, menggunakan kamus istilah, teks bebas (free texs), penelusuran dengan cara ekspresi boolean dan kamus istilah hanya dapat dilakukan terhadap cantuman yang sudah di indeks, sedangkan dengan cara teks bebas dapat dilakukan terhadap semua cantuman.  Penelusuran dilakukan dengan menuliskan kata/istilah atau ekspresi penelusuran di lembar pencarian di bawah kaliman search expression ?, panjang tulisan dapat sampai sekitar 3 baris.

Contoh Guided Search (penelusuran Terpandu)

 

Penelusuran terpadu menggabungkan penelusuran searchable fields dengan search elements, guna mendapat hasil penelusuran yang akurat, berikut penelusuran searchable field dengan penulis Yudho, kemudian pada search elements diketik perdesaan maka setelah diklik execute pada search expression akan muncul (1/1) ini berarti ditemukan hasil penelusuran, klik pada display maka akan muncul catalog sebagai berikut.

 Klik teks lengkap maka akan muncul adobe acrobat.

 

Contoh

 

 

 

Dari hasil pencarian diatas dapat dikonversi kedalam word ataupun excel.  Berikut hasil konversi kedalam word : Contoh entri catalog berikut abstaknya

 

Berikut adalah gambar hasil konversi kedalam Excel

 

 

KESIMPULAN

Banyaknya permintaan bahan pustaka kelabu dengan berbagai ragam subjek permintaan, pustakawan dituntut untuk bisa memenuhi permintaan pengguna secara cepat dan tepat sesuai dengan harapan.  Dengan mengoptimalkan suatu program yang ada dengan teknik fitur-fitur yang dimiliki program Winisis pustakawan harus mampu menggabungkan database dengan teks lengkap yang kemudian disajikan dengan berbagai macam bentuk sesuai dengan keinginan penggunanya.

DAFTAR PUSTAKA

 Mustafa, B, (2005) Software Tepat Guna Untuk Pengelolaan Perpustakaan

Dokumentasi dan Informasi. Bogor : IPB Press

Rifai, Mien A. (1996) Penanganan kepustakaan kelabu bidang ilmu dan teknologi Indonesia (Buletin DRN no. 31 1996 hal 14-20 )

Saleh, Abdul Rahman, (2010) Membangun Perpustakaan Digital Step by

Step. Jakarta : Sagung Seto

Subagyo, (2011) Manfaat Taksonomi Koleksi Dalam Layanan Perpustakaan

Digital  (Utility of Collection Taxonomy in Digital Library Services)

 Suryanata, Yaya, (2002) Panduan CDS/ISIS Windows disusun dari CDS/ISIS for Windowa Reference Manual (Version 1.31) UNESCO

 

Pemilihan Tenaga Kependidikan Berprestasirprestasi Tingkat IPB

 

Setiap Tahun IPB mengadakan pemilihan tenaga kependidikan berprestasi dari berbagai katagori diantaranya :

1. Administrasi Umum

2. Tenaga Administrasi Akademik

3. Pranata Laboratorium

4. Pustakawan

5. Pengelola Keuangan

6. Satpam

7. Arsiparis

 

Berikut hasil seleksi pemilihan tenaga kependidikan berprestasi tingkat Institut Pertanian Bogor Tahun 2012

 

Kategori Administrasi Umum

Peringkat I             Farih Evita Ekasari, SP.

Peringkat II            Ina Rachdiani, S.TP.

Peringkat III            Siti Robah

 

Kategori Adiminstrasi Akademik

Peringkat I             Suratni

Peringkat II            Gigih Budiarto, S. IP

Peringkat III            Rudi Irawan

 

Kategori Pranata Laboratorium

Peringkat I                       Adha Sari, SP

Peringkat II           Sri Ratih Deswati, S. Pi

Peringkat III            Dicky Zazuli Sumarno

 

Kategori Pustakawan

Peringkat I             Sri Rahayu, S.Sos

Peringkat II            Irma Elvina, S. Sos, M.P.

Peringkat III            Azizah, S,Sos

 

Kategori Pengelola Keuangan

Peringkat I             Darsono, SE

Peringkat II            D. Syahrul Anwar, SE

Peringkat III            Warsino

 

Kategori Satpam

Peringkat I             Tatang Sumarna

Peringkat II            Santo

Peringkat III            Yusuf Maulana

 

Kategori Arsiparis

Peringkat I             Dian Hartatiati

Peringkat II            Sri Handini Suprihati

Peringkat III            Miniarsih