Statistik sirkulasi perpustakaan IPB terdiri dari statistik pengunjung, statistik peminjaman,  statistik pengembalian, statistik bebas pustaka, statistik anggota, statistik kode operator.  Penyajian statistik didasarkan kepada kelompok pengguna dan kelompok klas (klasifikasi subjek), akumulasi penghitungan disajikan setiap bulan.

Statistik ini diharapkan sesuai dengan kebijakan mutu Perpustakaan IPB : a). dalam membentuk jasa layanan sesuai dengan persyaratan mutu yangditetapkan dalam sistem manajemen mutu ISO 9001:2008. b). Memastikan penempatan staf sesuai dengan kompetensinya dan meningkatkannya sesuai kebutuhan. c). Memastikan fasilitas dan sarana prasarana Perpustakaan selalu dalam kondisi terawatt dan baik untuk mendukung menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008. d). Dengan konsisten dan secara berkesinambungan meningkatkan efektifitasnya.

Berikut adalah kelompok anggota Perpustakaan meliputi :

A = FAPERTA (Fakultas Pertanian)

B = FKH (Fakultas Kedokteran Hewan)

C = FPIK ( Fakultas Perikanan)

D = FAPET (Fakultas Peternakan

E = FAHUTAN (Fakultas Kehutanan)

G = FMIPA (Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam)

H = FEM (Fakultas Ekonomi dan Manajemen)

I = FEMA (Fakultas Ekologi Manusia)

SPS = Program Pasca Sarjana

SA = Staf Administrasi

SP = Staf Pengejar

TPB = (Tingkat Persiapan Bersama

DPL = Program Diploma

KSP = Kartu Studi Pustaka

Berikut merupakan penggolongan buku berdasarkan klas (klasifikasi subjek) meliputi :

000 = golongan Umum/ karya umum

100 = golongan filsafat, metafisika, psikologi

200 = golongan Agama

300 = golongan Ilmilmu Sosial

400 = golongan Bahasa

500 = golongan Ilmu Murni, matematika, ilmu pengetahuan alam

600 = golongan ilmu terapan, kedokteran

700 = golongan Seni, olah raga, permainan

800 = golongan kesusastraan dan bahasa

900 = golongan geografi, Bibliografi dan sejarah

1. Statistik Pengunjung (Tamu)

Statistik pengunjung adalah pengunjung yang datang keperpustakaan dari berbagai kalangan kelompok, baik itu dari civitas akademika IPB maupun dari luar civitas akademika IPB, tag yang ada didalamnya meliputi, identitas , fakultas/jurusan, waktu , kelompok

Jumlah pengunjung Perpustakaan tergantung dari aktivitas mahasiswa, statistik diatas memperlihatkan dua bulan terakhir bahwa rata-rata pengunjung yang datang ke Perpustakaan IPB mencapai kurang lebih dua puluh ribuan

1. Peminjaman

Peminjaman adalah proses transaksi peminjaman buku di bagian layanan sirkulasi melalui mesin computer, sehingga buku tersebut dapat dibawa keluar perpustakaan, hasil dari proses tersebut akan menghasilkan data-data diantaranya jumlah buku yang dipinjam, jumlah orang yang meminjam, dan lain sebagainya, data tersebut sangat diperlukan oleh perpustakaan

a)       Peminjam (orang) yang datang keperpustakaan untuk meminjam buku, yang kemudian penghitungannya didasarkan atas penghitungan transaksi eksemplar buku yang dipinjam setiap bulannya.  Berikut adalah contoh peminjam bersdasarkan transaksi buku yang dipinjam.

Penghitungan peminjaman berdasarkan transaksi dapat dibagi lagi menjadi dua ketentuan yaitu peminjamanan menurut kelompok anggota, maka dalam statistic akan terbaca jumlah eksemplar dan jumlah judul buku yang dipinjam, begitu juga peminjaman menurut kelompok klas (klasifikasi), yang tebaca jumlah eksemplar dan jumlah judul buku.

Berikut adalah contoh peminjaman buku berdasarkan kelompok Fakultas dengan jumlah judul buku, dan jumlah eksemplar yang di keluarkan (dipinjam)

Berikut adalah contoh peminjaman buku berdasarkan kelompok Klas (golongan) dengan jumlah judul buku, dan jumlah eksemplar yang di keluarkan (dipinjam)

b)       Peminjam yang datang keperpustakaan untuk meminjam buku, yang kemudian pernghitungannya didasarkan atas penghitungan bulan kedatangan,  dengan tidak memperhatikan jumlah buku yang pinjam, akan tetapi penghitungannya berdasarkan kedatangan setiap bulan, Contoh seorang peminjam buku, dalam satu bulan meminjam berkali-kali, akan tetapi penghitungannya hanya satu kali pinjam pada bulan tersebut.

Berikut adalah contoh peminjam yang datang keperpustakaan, dengan pencatatan bulanan

c)       Peminjam yang datang keperpustakaan untuk meminjam buku, kemudian penghitungannya didasarkan atas penghitungan waktu kedatangan dengan tidak memperhatikan jumlah buku yang dipinjam, akan tetapi penghitungannya berdasarkan harian, contoh : seorang peminjam buku setiap hari datang keperpustakaan untuk keperluan peminjaman buku,  maka peminjam tersebut akan dihitung berdasarkan harian.

1. Pengembalian

Pengembalian buku Perpustakaan adalah proses kembalinya buku yang telah dipinjan oleh pengguna, buku yang telah dikebalikan harus dicatat, apakah buku tersebut tepat waktu pengembalian , ataukah terlambat dikebalikan, sehingga pencatatan ini perlu untuk kemajuan Perpustakaan, serta untuk keutuhan buku yang dimiliki oleh Perpustakaan.  Pengembalian buku Perpustakaan pencatatannya dapat disajikan menurut kelompok anggota, dan kelompok klas (klasifikasi).

Berikut pengembalian buku berdasarkan klas (klasifikasi)

1. Bebas Pustaka

Bebas pustaka adalah pernyataan bagi pengguna perpustakaan telah bebas dari pemimjaman bahan pustaka, atau tidak mempunyai pinjaman bahan pustaka pada Perpustakaan,  bebas pustaka ini dapat diperoleh pengguna khususnya  mahasiswan yang telah lulus menempuh studi akademik,  dan surat keterangan bebas pustaka ini juga merupakan syarat untuk mengikuti wisuda dan pengambilan ijazah.

Berikut jumlah mahasiswa IPB yang telah bebas pustaka tahun 2013

1. Anggota Perpustakaan IPB

Yang menjadi anggota Perpustakaan adalah mahasiswa, staff pengajar, staf pegawai, ataupun dari luar civitas akademika  yang telah mendaftar ke Perpustakaan, akan tetapi untuk anggota luar civitas sifat keanggotaannya hanya sementara.

Berikut jumlah anggota Perpustakaan IPB

1. Operator

Operator adalah orang yang bertugas melayani dan menjalankan sistem pada computer, tugas ini diljalankan oleh pustakawan dengan menggunakan kode atau simbol, simbol yang digunakan untuk masing-masig orang berbeda, kode atau simbul ini biasanya nama inisial masing-masing operator, kode  ini sangat diperlukan, terutama bagi pustakawan untuk keperluan penghitungan KUM (fungsional pustakawan).

Berikut adalah pekerjaan pustakawan yang telah melayani peminjaman dan pengembalian buku perpustakaan

Demikianlah statistik Perpustakaan IPB disajikan setiap bulannya, saya harap ada masukan bagi bagi yang membaca tulisan ini

Oleh : Sri Rahayu  Pustakawan IPB   srira@ipb.ac.id

Abstrak

Grey literature merupakan terbitan yang dihasilkan oleh lembaga pemerintah, atau lembaga pendidikan biasanya tidak didistribusikan secara luas.  Umumnya grey literature berisi berbagai macam hasil penelitian sehingga informasinya sangat diperlukan. Bentuk grey literature meliputi skripsi, tesis, disertasi, artikel, atau laporan penelitian.

Banyak kebutuhan pencarian pustaka kelabu yang unik dan  spesifik bukan hanya sekedar mencari berdasarkan subjek atau judul atau pengarang  tetapi dapat dilakukan pencarian melalui pembimbing, fakultas, departemen bahkan tahun kelulusan. Hal ini dapat dilakukan dengan fitur-fitur canggih WINISIS  dalam hal teknik pengindeksan dan penelusuran sehingga sistem dapat digunakan untuk meningkatkan layanan kepada pengguna yang mencari informasi tentang pustaka digital secara tepat dan cepat.

 Kata kunci: Pustaka Kelabu, Pengindeksan, Winisis, Layanan Digital

PENDAHULUAN

Perpustakaan IPB merupakan unit yang diberikan mandat untuk mendepositkan terbitan bahan pustaka kelabu (Grey literature) keluaran IPB baik versi tercetak maupun digital. Bentuk pustaka kelabu yang dikoleksi Perpustakaan IPB antara lain adalah skripsi, tesis, disertasi, artikel, dan laporan penelitian, koleksi tersebut  telah direkam kedalam database WINISIS, kemudian bentuk fisik tersebut sebagian telah  dialih bentuk kedalam digital.   Hingga saat ini database bahan pustaka kelabu yang dimiliki Perpustakaan IPB 66.005 judul meliputi skripsi, tesis dan disertasi sedangkan versi digitalnya kurang lebih 54.280 judul.

Untuk mempermudah pengelolaan dan pelayanan pustaka kelabu kepada pengguna Perpustakaan IPB telah digunakan sistem otomasi.  Program yang digunakan adalah CDS/ISIS for Windows atau  WINISIS.  Program ini walaupun sudah sangat lawas karena dikembangkan pada   tahun 1990an, namun masih sangat efektif dan tepat guna untuk dimanfaatkan.  Terutama program ini sangat canggih dalam hal sistem pengindeksan dan temu baliknya.  Bahkan dalam beberapa pembuktian empiris sistem pengindeksan dan pencariaan (Indexing and retrieval system) program buatan UNESCO ini  lebih unggul dibandingkan dengan aplikasi lain.

Dalam makalah ini penulis akan membahas tentang pemanfaatan secara optimal fitur-fitur canggih Winisis dalam hal teknik pengindeksan dan penelusuran sehingga sistem dapat digunakan untuk meningkatkan layanan kepada pengguna yang mencari informasi tentang pustaka digital secara tepat dan cepat. Hal ini karena kini banyak pengguna yang memerlukan informasi secara cepat dan tepat sesuai kebutuhan spesifiknya.

Sebagai ilustrasi kalau kita misalnya memasuki sebuah restoran, maka dalam benak kita akan terbayang untuk cepat menerima makanan (cepat saji). Kondisi seperti ini bisa juga terjadi dan diterapkan di perpustakaan.  Misalnya orang yang memerlukan bahan pustaka kelabu yang  dikemas siap saji, sehingga akan muncul ketertarikan pengguna untuk selalu datang kembali.  Perpustakaan perlu mencontoh restoran yang siap saji dengan menu-menu yang sangat menarik serta menggiurkan.  Diharapkan pengguna yang telah datang ke perpustakaan tidak kecewa.

 PUSTAKA KELABU

Pustaka kelabu  sering disebut sebagai Grey literature.  Ada pendapat lain mengenai pustaka kelabu, yaitu bahwa pustaka kelabu adalah Istilah yang sering digunakan secara eksklusif dengan penelitian ilmiah dalam pikiran. Namun demikian, pustaka kelabu bukan genre tertentu dari dokumen, tetapi, khusus non-komersial.  Grey literatur merupakan terbitan yang dihasilkan oleh lembaga pemerintah, lembaga pendidikan dan lain-lain.  Pustaka kelabu  berisi berbagai macam hasil penelitian sehingga informasinya sangat diperlukan, di perpustakaan yang disebut dengan Grey literature meliputi skripsi, tesis, disertasi, artikel, laporan penelitian.

Pustaka kelabu didalamnya banyak memaparkan hasil-hasil penelitian terbaru, hingga banyak masyarakat ingin memanfaatkannya. Pustaka kelabu memiliki fleksibilitas yang luas sehingga informasi yang dimilikinya lebih rinci.

Bahan pustaka kelabu perlu dikelola dengan baik untuk melestarikan hasil-hasil penelitian yang telah dilakukan oleh lembaga atau institusi, sehingga hasil-hasil penelitian yang telah ada dapat dilanjutkan keberadaan lain.  Tujuan lain dari melestarikan hasil-hasil penelitian adalah  supaya tidak terjadi penelitian ganda.

Karena banyak kebutuhan pencarian pustaka kelabu yang unik bukan hanya sekedar mencari berdasarkan subjek atau judul atau pengarang,  tetapi dapat dilakukan pencarian melalui pembimbing, fakultas, departemen bahkan tahun kelulusan.  Hal ini dapat dilakukan dengan cara pencarian otomatis namun dapat juga dilakukan pencarian secara manual agar pencarian lebih efektif.  Kelebihan lain dari program WINISIS dikarenakan penyimpanan databasenya folder sehingga dapat dengan mudah diketemukan.  Misalnya jika seseorang dosen ingin mencari skripsi hasil bimbingannya, maka  operator akan membuka database skripsi. Diperlukan sistem yang mempunyai fitur canggih dalam hal pengindeksan dan pencarian.  Winisis adalah salah satu program yang dianggap cocok untuk menjawab kebutuhan itu.

 WINISIS

WINISIS merupakan hasil pengembangan dari CDS/ISIS (Computerized Documentation Services/Integrated Sets of Information Systems) versi windows adalah perangkat lunak sistem penyimpanan dan temukembali informasi (Information Storage and Retrieval System) yang dirancang khusus untuk komputerisasi pengelolaan database non-numerik terstruktur.  Winisis juga bisa menampilkan teks lengkap  pustaka kelabu.

1. Fungsi/ kegunaan

Fungsi utama yang disediakan oleh program Winisis diantaranya : mendefinisikan database yang berisi elemen data yang diinginkan; memasukkan record baru kedalam database; memodifikasi, memperbaiki, atau menghapus record yang ada; secara otomatis membangun dan memelihara akses file secara cepat untuk setiap database agar dapat memaksimalkan kecepatan temu-kembali (retrieval). WINISIS bisa melakukan.  Temu kembali record dengan isinya, melalui bahasa penelusuran (search) yang cerdas, mengurutkan record dalam berbagai urutan yang diinginkan, mencetak sebagian atau seluruh katalog dan / atau indeks, mengembangkan aplikasi tertentu dengan menggunakan fasilitas pemrograman CDS/ISIS terpadu

2. Struktur data pendefinisian database (Field Definition Table)

Struktur database Winisis meliputi file pendefinisian field mana yang ada dalam record beserta karakternya, worksheet entri data untuk membuat dan/ atau memperbaharui record master, format tampilan (display format) untuk membangkitkan hasil keluaran tercetak, table pilih field (field select table/FST) untuk dapat ditelusur (searchable) melalui file invert (inverted file)

3. Teknik Pengindeksan (FST)

Teknik pengindeksan Winisis meliputi : Tabel pilih ruas (the field select table/FST). Tabel pilih ruas ini mendefinisikan bagaimana sebuah cantuman ditelusur, setiap elemen yang sudah didefinisikan dapat ditelusur dari dalam kamus/ istilah yang dibentuk dari file FST. Tabel pilih ruas ini terdiri dari 3 parameter yaitu : 1. Pengindentifikasi ruas (kolom dibawah label ID) 2. Teknik pengindeksan (kolom dibawah label IT) 3. Ekstraksi ruas (kolom dibawah label data extraction format).

0-by line =  menyatakan bahwa hasil ekstraksi ruas yang akan diindeks adalah seluruh ruas.

1-by Subfield or line = menyatakan bahwa hasil ekstraksi ruas yang akan diindeks adalah subruas.

2-by <term> = menyatakan bahwa hasil ekstraksi ruas yang akan diindeks adalah setiap kata yang diketik dalam tanda kurung siku <>

3-by/term/=menyatakan bahwa hasil ekstraksi ruas yang akan diindeks setiap kata disekitarnya diberi tanda //

4-by word = menyatakan bahwa hasil ekstraksi ruas yang akan diindeks adalah setiap kata

4. Penelusuran/ temukembali

Penelusuran pada Winisis didasarkan pada Boolean, yang menyediakan cara tepat, setiap istilah penelusuran dihubungkan dengan record yang ada.  Penelusuran dengan ekspresi penelusuram dimana terdapat tiga jenis istilah yang diarahkan seperti istilah tepat, istilah penelusuran terpangkas, dan istilah any, dan penelusuran teks bebas melalui field dengan kondisi tertentu

PENDEFINISIAN DATABASE

Pendefinisian database yang ada pada WINISIS berpedoman pada AACR2 (Anglo American Cataloging Rules ed. 2)

Contoh pendefinisian database

 judul  (245) dengan pattern/Subfield [abc] yaitu a=judul utama, b=anak judul, c=daerah penanggung jawab.  Pengarang (100) dengan pattern/subfiels aq.  Pembimbing utama dan pembimbing lain (759) (R) Repeatable atau pengulangan [a].  Subjek (650) (R) Repeatable atau pengulangan pattern/subfield Repeatable [axyz].   Tambahan badan korporasi (710) pattern/subfield [abc].  Abstrak bahasa Inggris (525).  Abstrak bahasa Indonesia (520).  Teks lengkap (550) pada teks lengkap ini harus diisi dengan alamat yang akan mengarah kepada tek lengkap.  Kebanyakan pengguna dalam mencari pustaka kelabu menggunakan titik carian (short term) selain melalui subjek dan judul, juga pengguna mencari melalui pembimbing dan tahun terbit.

Proses pencarian/penelusuran pustaka kelabu

Ada dua cara untuk melakukan proses pencarian yaitu Expert search dan Guided Search, dengan cara mengklik menu search pada  WINISIS.

Contoh Penelusuran melalui Expert search

Penelusuran terhadap cantuman dapat dilakukan dengan beberapa macam cara : dengan ekspresi Boolean, menggunakan kamus istilah, teks bebas (free texs), penelusuran dengan cara ekspresi boolean dan kamus istilah hanya dapat dilakukan terhadap cantuman yang sudah di indeks, sedangkan dengan cara teks bebas dapat dilakukan terhadap semua cantuman.  Penelusuran dilakukan dengan menuliskan kata/istilah atau ekspresi penelusuran di lembar pencarian di bawah kaliman search expression ?, panjang tulisan dapat sampai sekitar 3 baris.

Contoh Guided Search (penelusuran Terpandu)

Penelusuran terpadu menggabungkan penelusuran searchable fields dengan search elements, guna mendapat hasil penelusuran yang akurat, berikut penelusuran searchable field dengan penulis Yudho, kemudian pada search elements diketik perdesaan maka setelah diklik execute pada search expression akan muncul (1/1) ini berarti ditemukan hasil penelusuran, klik pada display maka akan muncul catalog sebagai berikut.

 Klik teks lengkap maka akan muncul adobe acrobat.

Contoh

Dari hasil pencarian diatas dapat dikonversi kedalam word ataupun excel.  Berikut hasil konversi kedalam word : Contoh entri catalog berikut abstaknya

Berikut adalah gambar hasil konversi kedalam Excel

KESIMPULAN

Banyaknya permintaan bahan pustaka kelabu dengan berbagai ragam subjek permintaan, pustakawan dituntut untuk bisa memenuhi permintaan pengguna secara cepat dan tepat sesuai dengan harapan.  Dengan mengoptimalkan suatu program yang ada dengan teknik fitur-fitur yang dimiliki program Winisis pustakawan harus mampu menggabungkan database dengan teks lengkap yang kemudian disajikan dengan berbagai macam bentuk sesuai dengan keinginan penggunanya.

DAFTAR PUSTAKA

 Mustafa, B, (2005) Software Tepat Guna Untuk Pengelolaan Perpustakaan

Dokumentasi dan Informasi. Bogor : IPB Press

Rifai, Mien A. (1996) Penanganan kepustakaan kelabu bidang ilmu dan teknologi Indonesia (Buletin DRN no. 31 1996 hal 14-20 )

Saleh, Abdul Rahman, (2010) Membangun Perpustakaan Digital Step by

Step. Jakarta : Sagung Seto

Subagyo, (2011) Manfaat Taksonomi Koleksi Dalam Layanan Perpustakaan

Digital  (Utility of Collection Taxonomy in Digital Library Services)

 Suryanata, Yaya, (2002) Panduan CDS/ISIS Windows disusun dari CDS/ISIS for Windowa Reference Manual (Version 1.31) UNESCO

Setiap Tahun IPB mengadakan pemilihan tenaga kependidikan berprestasi dari berbagai katagori diantaranya :

1. Administrasi Umum

2. Tenaga Administrasi Akademik

3. Pranata Laboratorium

4. Pustakawan

5. Pengelola Keuangan

6. Satpam

7. Arsiparis

Berikut hasil seleksi pemilihan tenaga kependidikan berprestasi tingkat Institut Pertanian Bogor Tahun 2012

Kategori Administrasi Umum

Peringkat I             Farih Evita Ekasari, SP.

Peringkat II            Ina Rachdiani, S.TP.

Peringkat III            Siti Robah

Kategori Adiminstrasi Akademik

Peringkat I             Suratni

Peringkat II            Gigih Budiarto, S. IP

Peringkat III            Rudi Irawan

Kategori Pranata Laboratorium

Peringkat I                       Adha Sari, SP

Peringkat II           Sri Ratih Deswati, S. Pi

Peringkat III            Dicky Zazuli Sumarno

Kategori Pustakawan

Peringkat I             Sri Rahayu, S.Sos

Peringkat II            Irma Elvina, S. Sos, M.P.

Peringkat III            Azizah, S,Sos

Kategori Pengelola Keuangan

Peringkat I             Darsono, SE

Peringkat II            D. Syahrul Anwar, SE

Peringkat III            Warsino

Kategori Satpam

Peringkat I             Tatang Sumarna

Peringkat II            Santo

Peringkat III            Yusuf Maulana

Kategori Arsiparis

Peringkat I             Dian Hartatiati

Peringkat II            Sri Handini Suprihati

Peringkat III            Miniarsih

oleh Sri Rahayu

srira@ipb.ac.id

Pendahuluan

Karya ilmiah yang  dimiliki suatu perguruan tinggi pada umumnya meliputi : skripsi, tesis, disertasi, laporan penelitian, dan artikel, dalam bentuk tercetak maupun  bentuk elektronik.  Diperkirakan pada tahun 2000an karya ilmiah bentuk tercetak mulai dialih bentuk menjadi bentuk elektronik.

Menurut Yuyu Yulia (2004) Yang dimaksud dengan karya tulis IPB (IPBana) adalah semua bahan pustaka hasil karya sivitas akademika IPB, yang diterbitkan baik oleh IPB maupun di luar IPB. Sebagaimana kita ketahui bahwa tidak selalu karya tulis staf pengajar IPB diterbitkan oleh IPB (fakultas, departemen, lembaga, dan pusat-pusat di lingkungan IPB). Demikian pula sebaliknya, tidak selalu penerbitan di lingkungan IPB memuat karya tulis staf pengajar IPB. Untuk menghindari kesalahan arti karya tersebut, berikut ini adalah penjelasan kriteria dari karya tersebut yaitu sebagai berikut:

1. Karya Tulis Staf Pengajar

Karya tulis staf pengajar IPB adalah makalah-makalah ilmiah atau popular, hasil penelitian/survei, paper dalam seminar/lokakarya, tesis/disertasi, diktat-diktat dan yang sejenisnya hasil karya staf pengajar IPB, baik yang disajikan dalam bentuk lembaran  lepas  maupun merupakan satu kesatuan dalam bentuk buku  atau majalah.

baik yang diterbitkan oleh IPB maupun di luar IPB (termasuk di luar negeri), dalam beragam format termasuk dalam bentuk digital.

2. Penerbitan IPB

 Penerbitan IPB adalah semua bentuk penerbitan di lingkungan IPB termasuk penerbitan fakultas, departemen, lembaga dan unit kerja lainnya di lingkungan IPB. Ditinjau dari segi isinya penerbitan IPB dapat dikelompokkaan sebagai berikut:

1) Penerbitan IPB yang bersifat ilmiah/popular ialah yang isinya sebagian besar memuat karya ilmiah/popular hasil karya staf pengajar IPB, baik dalam bentuk majalah ilmiah, buku/monograf, dan lain sebagainya.

2) Penerbitan IPB yang bersifat informatif, misalnya Laporan tahunan, Laporan kegiatan unit-unit kerja di lingkungan IPB, Buku panduan, Buku pedoman, Katalog IPB, Pariwara, Berita buku baru, dan sejenisnya.

Pencarian Bahan Pustaka Karya Ilmiah

Pada saat ini perpustakaan IPB banyak melakukan berbagai macam cara untuk mendapatkan  karya ilmiah dilingkungan Institut Pertanian Bogor, diantaranya  dengan melakukan :

1. Hunting keberbagai Fakultas, Departemen bahkan dosen dan peneliti, sebagai sumber karya ilmiah.
2. Wajib simpan skripsi, tesis dan disertasi, dengan tanda bukti penerimaan skripsi, tesis, dan disertasi.  Tanda bukti ini merupakan salah satu syarat untuk mendapatkan Ijazah.

Dalam hal ini perpustakaan dibantu oleh Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI)  dengan pemanfaatan web institusi menurut Kudang Boro Seminar (2009) salah satu komponen penting yang menjadi ajang interaksi dan promosi IPB dengan masyarakat internal maupun eksternal.  Sehingga melalui web individu maupun web isntitusi ini diharapkan para dosen dan peneliti sudah tidak perlu datang ke perpustakaan, mereka bisa upload sendiri hasil karyanya.

Dengan berbagai macam upaya yang dilakukan oleh IPB, hal ini diharapkan semua karya yang dihasilkan oleh civitas akademika dapat terkumpul dalam naungan web IPB.

 Digitalisasi

Sejak tahun 2005 perpustakaan IPB telah merintis koleksi dalam bentuk digital, yaitu dengan menghimpunnya skripsi, tesis dan disertasi dalam bentuk digital dan pengadaan jurnal dalam bentuk CD.

Pada upaya berikutnya untuk menghimpun karya ilmiah dibangun suatu system informasi knowledge management system (IPB-KMS), dimana para pegawai atau staff perpustakaan baik di pusat maupun staff perpustakaan fakultas  dilatih bagaimana cara  memasukkan data bibliografi karya ilmiah IPB dan sekaligus mengupload teks lengkap, sehingga sedikit demi sedikit karya ilmiah tersebut dapat terhimpun melalui Perpustakaan Fakus.  Untuk menghimpun karya ilmiah IPB, menurut Kudang Boro Seminar (2011) membangun berbagai aplikasi TIK yang sudah dikembangkan IPB seperti IPB-KMS (IPB-Knowlwdge Management System), LSMS (Lecture Content Management System), LMS (lecture Management System), KRS-online, e-Library, Website Institusi, website Unit Kerja, maupun website individu civitas akademik IPB perlu disosialisasikan diinternalisasikan, dan dimaksimalkan pemanfaatannya sehingga menjadi bagian dari budaya kerja yang menjadi ajang interaksi dan promosi IPB dengan masyarakat internal maupun eksternal.  Melalui situs web diharapkan bagi para peneliti IPB yang belum sempat menyerahkan karyanya bisa meng upload sendiri dengan menggunakan blog pribadi yang telah dipersiapkan oleh DKSI-IPB (Direktorat Komunikasi Sistem Informasi-Institut Pertanian Bogor).

Upaya lain yang telah dilakukan untuk memperoleh karya ilmiah IPB,  Perpustakaan menugaskan pustakawan untuk menghunting bahan pustaka dengan cara mendatangi para peneliti atau dosen dilingkungan IPB.  Sedangkan untuk menghimpun koleksi skripsi, tesis dan disertasi pada akhir perkuliaan setiap mahasiswa diwajibkan menyerahkan laporan akhir ke Perpustakaan.

 Dasar Hukum Karya Tulis Wajib Simpan

Surat Keputusan Rektor IPB No.104 tahun 1979 tentang Wajib Simpan Karya Tulis dan Penerbitan Institut Pertanian Bogor, menurut Yuyu Yulia (karya tulis tersebut dikumpulkan sebagai  koleksi khusus yang dikelola secara khusus pula, dimana setiap karya seorang staf pengajar akan terkumpul menjadi satu, sehingga akan memudahkan pengguna ataupun staf pengajar yang bersangkutan untuk mencari karya tulis seorang staf pengajar atau karya dirinya sendiri dengan cepat. Dengan semakin banyaknya jumlah staf pengajar dan jumlah karya tulisnya. cara pengelolaan secara konvensional tersebut sudah tidak relevan lagi. Pada tahun 1990 an dengan adanya komputerisasi pengolahan bahan pustaka, tepatnya p ada tahun 1992 koleksi Karya Tulis Ilmiah yang dikenal dengan KTI berubah nama menjadi koleksi IPBana yang berarti koleksi karya ilmiah IPB, dan pengelolaannyapun telah mengalami perubahan.

Surat Kepala Perpustakaan IPB Nomor : 249/K13/PK2006 tertanggal 21 Juli 2006 perihal wajib simpan/ serah Tesis/Disertasi dalam bentuk CD, kebijakan ini diambil untuk mendukung pengembangan program Perpustakaan digital di IPB.

Peraturan Rektor IPB nomor : 16/13/PL/2010 tentang serah-simpan karya ilmiah di lingkungan Institut Pertanian Bogor BAB II Pasal 4 : setiap unit kerja, sivitas akademika dan tenaga kependidikan IPB yang menghasilkan karya ilmiah diwajibkan menyerahkan hasil karyanya ke perpustakaan IPB.  Pasal 5 : Wajib serah karya ilmiah sebagaimana dimaksud dalam pasal 4 peraturan ini, dilakukan dengan cara:

1) menyerahkan sekurang-kurangnya 1 (satu) eks dari setiap juduk karyanya dala bentuk tercetak, digital (format doc, pdf, ps, ppt) atau format lainnya yang tersedia, dan khusus untuk karya ilmiah mahasiswa sebagai dimaksud pada ayat 3 pasal ini harus diserahkan oleh mahasiswa yang bersangkutan dalam bentuk tercetak dan digital.

2) unit kerja, dosen atau tenaga kependidikan IPB yang menghasilkan karya ilmiah harus menyerahkan karya ilmiah tersebut paling lambat 3 (tiga) bulan setelah diterbitkan.

3) penyerahan karya ilmiah oleh mahasiswa dalam bentuk skripsi, tesis dan disertasi dilakukan sesuai dengan ketentuan administrasi pendidikan yang berlaku untuk masing-masing program pendidikan.

Menurut Sulistyo-Basuki (2009) UU no. 4 tahun 1990 merupakan undang-undang yang mengatur wajib serah simpan karya cetak dan karya rekam.  Dalam literature kepustakawanan, kegiatan serah simpan karya cetak dan rekam dikenal dengan nama UU deposit.  Dalam arti harfiah, deposit artinya penyimpanan sedangkan dalam Ilmu Perpustakaan dan  informasi (IP&I) deposit artinya penyerahan materi perpustakaan ke perpustakaan yang ditunjuk, lajimnya berdasar ketentuan perundang-undangan.

Menurut Dewi Puspitasari (2006) hak cipta adalah hak yang secara otomatis melekat kepada siapapun yang menghasilkan ciptaan baik ciptaan tersebut didaftarkan secara resmi kepada Direktorat Jendral atau tidak didaftarkan.  Maka menurut UU no. 19 tahun 2002 ciptaan yang tidak didaftarkan juga wajib dilindungi oleh hukum   Sedangkan  yang termasuk ciptaan yang dilindungi meliputi bidang ilmu pengetahuan, seni dan sastra yang mencakup :

1. Buku, program computer, pamphlet, perwajahan (lay out) karya tulis yang diterbitkan dan semua hasil karya tulis lain
2. Ceramah, kuliah, pidato dan ciptaan lain yang sejenis dengan itu
3. Alat peraga yang dibuat untuk kepentingan pendidikan dan ilmu pengetahuan
4. Lagu atau music dengan atau tanpa teks
5. Drama atau drama musical, tari, kareografi, pewayangan dan pantomin
6. Seni rupa dalam segala bentuk seperti seni lukis, gambar, seni ukir, seni kaligrafi, seni lukis gambar, seni ukir, seni kaligrafi, seni pahat, seni patung, kolose dan seni terapan,
7. Arsitektur
8. Peta
9. Seni batik
10. Fotografi
11. Sinematografi
12. Terjemahan, tafsir, saduran, bunga rampai, database dan karya dari hasil pengalihwujudan.

 Kesimpulan

Perpustakaan adalah  deposit karya ilmiah instansinya ditugaskan untuk mengelola dan menyebarkan informasi kepada masyarakat di lingkungannya. Pustakawan berserta pimpinan instansi harus terus mepromosikan kepada para peneliti, staff pengajar, beserta lulusan civitas akademika untuk selalu menyimpan karyanya, tujuan dari penyimpanan karya ilmiah adalah untuk mengetahui penelitian yang telah dilakukan, mengurangi terjadinya penelitian ganda, mengurangi terjadinya plagiarism.

 Daftar Pustaka

1. Open access: menyuburkan plagiarism ? oleh Liauw Toong Tjiek/ Aditya Nugraha.  Visipustaka : Majalah Perpustakaan Vol. 11 No. 3 Desember 2009 Hal :19-22.
2. Terbitan elektronik dalam kaitannya dengan Undang-udang no. 4 1990. Sulistyo Basuki. Visipustaka : Majalah Perpustakaan Vol. 11 No. 3 Desember 2009 Hal :1-6.
3. Peranan perpustakaan perguruan tinggi dalam memberikan perlindungan hak cipta/ Dewi Puspita.  Buletin Perpustakaan Universitas Air Langga Vol. 1 Nomor. 2 Juli-Desember 2006, hal :67-71.
4. Peran Pustakawan dalam diseminasi informasi kepada peneliti via jurnal elektronik local : kasus Perpustakaan IPB, Abdu Rahman Saleh, Visipustaka Majalah Perpustakaan Vol. 11 No. 3 Desember 2009 hal. : 7-12.
5. Keberadaan Koleksi IPBana di Perpustakaan IPB (yuyu Yulia dan Sri Rahayu), Dinamika Perpustakaan IPB menuju Universitas Riset, IPB Press 2004, hal: 59-72

Salah satu kegiatan yang ada didalam perpustakaan diataranya adalah peminjaman dan pengembalian buku, dalam kegiatan peminjaman dan pengembalian buku ini disebut dengan pelayanan sirkulasi, menurut Bafadal-Ibrahim (2000:24), “Pelayanan sirkulasi adalah kegiatan yang berupa pemberian bantuan kepada pemakai perpustakaan dalam proses peminjaman dan pengembalian bahan pustaka.”
Menurut Buku Pedoman Umum Pengolahan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1999:34),  “Layanan sirkulasi adalah kegiatan peredaran koleksi perpustakaan diluar perpustakaan
Menurut Sjahrial-Pamuntjak (2000:97), “ sirkulasi adalah kegiatan peredaran koleksi perpustakaan, baik untuk dibaca didalam perpustakaan maupun dibawa keluar perpustakaan.”
Disini saya akan mencoba menguraikan bagaimana cara untuk menghitung statistic bulanan peminjaman bidang pelayanan seksi sirkulasi, jumlah buku-buku yang telah dipinjam oleh pengguna perpustakaan pada setiap bulannya sehingga dapat diketahui berapa eksemplar buku yang dipinjam, buku apasaja yang paling banyak diminati, pengguna mana yang paling sering berkunjung ke perpustakaan

menggunakan program SIPISIS for WINDOWS.
Data-data yang terekam dalam SIPISIS merupakan kegiatan untuk melakukan transaksi peminjaman dan pengembalian buku,  sekurang-kurangnya pada SIPISIS ini ada 3 data yang saling berhubungan satu dengan yang lain diantaranya data BUKU, CIRC, USER, masing-masing data tersebut didalamnya terdapat berbagai nama file yang berisikan identitas dan kegunaan file tersebut. Data-data tambahan lain seperti CLAS, DENDA, JENIS, OPRT, TAMU.
Kegunaan
Manfaat
Kendala
Solusi
Data ini terdapat pada file folder bernama CIRC.
Berdasarkan kelompok anggota didalamnya terdiri dari Fakultas-fakultas yang berada pada lingkup IPB, Pada statistic ini akan terlihat kelompok mana yang sering mengunjungi perpustakaan, sedangkan berdasarkan kelompok klas terdiri klas buku mana yang sering dipinjam oleh mahasiswa penggolongan klas ini terdiri dari : 000 = golongan Umum/ karya umum, 100 = golongan filsafat, metafisika, psikologi, 200 = golongan Agama, 300 = golongan Ilmilmu Sosial, 400 = golongan Bahasa, 500 = golongan Ilmu Murni, matematika, ilmu pengetahuan alam, 600 = golongan ilmu terapan, kedokteran, 700 = golongan Seni, olah raga, permainan, 800 = golongan kesusastraan dan bahasa, 900 = golongan geografi, Bibliografi dan sejarah
Langkah-langkah peminjaman ini tidak lepas dari  data yang ada di Perpustakaan IPB yaitu memanfaatkan program SIPISIS for WINDOWS yang ada pada layanan sirkulasi.  Data yang diambil adalah sebagai berikut : CIRC, CLAS, TAMU, USER dan OPRT.
Untuk statistic  Pengunjung yang diolah adalah DATA TAMU,  DATA CIRC,  digunakan untuk Statistik buku yang dipinjam berdasarkan anggota, buku yang dipinjam berdasarkan klas, buku dikembalikan berdasarkan kelompok anggota, buku dikembalikan berdasarkan klas. DATA USER biasanya digunakan untuk keperluar statistic Bebs Pustaka, statistic anggota perpustakaan

Peminjaman (menggunakan database CIR) pada program WINISIS
Langkah pertama yang dilakukan adalah membuka program WINISIS sebagai berikut :

kemudian tentukan database yang akan dibuka yaitu database CIRC sebagai berikut :

Selanjutnya gunakan teknik penelusuran Klik Search, kemudian klik expert search maka akan keluar gambar sebagai berikut :

Kemudian arahkan kursor pada kolom search expression dengan mengetik  ?v4:’09-2011’ yang berarti V4 adalah tag (4) yang menunjukkan tanggal peminjaman, : (titik dua) yang berarti teknik penelusuran kata tidak tergantung huruf besar atau kecil yang pernah diiput oleh operator, ‘ (petik satu) 09-2011’(petik satu) penutup yang berarti bulan yang akan ditelusur adalah bulan September tahun 2011.  Gunakan enter maka akan muncul  gambar berikut ini:

Kemudian klik completed, maka pada kolom search history akan muncul hasil penelusuran sebanyak 11604

Buka file pjm9 dengan menggunakan  Excel sebagai berikut :

Kemudian klik open maka akan tampil gambar sebagai berikut :

Kemudian Klik Finish, kemudian buka lagi program excel, klik file pjm9, beri jarak antara dengan cara menggeser (insert) beri nama (asdf) pada kolom, kemudian blok kolom   seperti gambar berikut ini :

Klik insert pada menu excel kemudian klik pivottable maka akan keluar gambar sebagai berikut :

Kemudian klik Ok, maka akan muncul gambar sebagai berikut :

Pada kolom pivottable field list klik (beri tanda √), maka akan muncul gambar sebagai berikut :

Tarik (bawa ke kolom Σ values, Count of asdf maka pada kolom row labels akan berubah menjadi seperti gambar berikut ini :

Kemudian blok tanpa menyertakan row labels, count of asdf,(blank) dan Grand Total, copy/ cut menggunakan file baru lihat gambar sebagai berikut :

Delete gambar yang telah diblok kemudian simpan menjadi file pjm9A.  Pada saat saveas file pjm9, saveas type gunakan (Text (Tab delimeted). Kemudian klik Ok, Klik lagi yes.
Langkah berikutnya, buka lagi excel dengan menggunakan Open seperti gambar berikut ini :

Kemudian  klik OPEN, maka akan muncul gambar sebagai berikut :

Klik dua kali menu Delimeted maka akan muncul gambar sebagai berikut :

Kemudian pada menu Other ketik gambar $ (dollar), maka pada gambar akan tampik kolom-kolom seperti gambar diatas, kursor berada pada kotak Other ($) klik enter, kemudian tekan shift untuk memblok semua gambar diatas, kemudian klik finish, maka akan muncul gambar sebagai berikut :

Beri insert baris kemudian berinama pada kolom kelompok fakultas, kemudian pada menu insert, klik Pivottable maka akam bertambah sheet1 sebagai hasil dari Pivottable. Seperti gambar berikut ini :

Gambar diatas menunjukkan hasil yang dimaksud untuk mencari peminjaman berdasarkan kelompok Fakultas.
A.    Buku dipinjam berdasarkan Klas

Gedung Perpustakaan Fakultas Kedokteran Hewan Terletak di Lantai 2 dengan luas bangunan kira-kira 7 m x 16 m persegi yang meliputi ruang baca, tempat rak buku,  staff pegawai perpustakaan, 1 ruang penyimpanan bahan pustaka.  Fasilitas yang tersedia di Perpustakaan ini adalah sebagai berikut :
Tabel 3. Sarana dan prasarana
No.    Nama Barang    Jumlah     Satuan    Spesifikasi

1.    Kursi Kerja Ungu    23    buah    baik
2.    Kursi putar ungu    1    buah    baik
3.    Kursi kerja ungu bertangan    1    buah    baik
4.    Kursi Putar    1    buah    baik
5.    Kursi kerja besi    9    buah    baik
6.    Meja baca    18    buah    baik
7.    Meja besi pakai hambal    7    buah    baik
8.    Meja ½ biro ungu    2    buah    baik
9.    Meja ½ biro kecil    1    buah    baik
10.    Meja sidang    3    buah    baik
11.    Meja Komputer    1    buah    baik
12.    Meja sirkulasi    1    buah    baik
13.    Meja display    2    buah    baik
14.    Meja untuk koran    1    buah    baik
15.    Rak buku besi 2 sisi uk. 2 m    58    buah    baik
16.    Rak buku besi 1 sisi uk. 2 m        buah    baik
17.    Rak buku besi 2 sisi uk. 3 m        buah    baik
18.    Rak buku besi 1 sisi uk. 4 m         buah    baik
19.    Rak buku 1 sisi 5 hambal    6    buah    baik
20.    Filling kabinet 4 laci    3    buah    baik
21.    Lemari besi 2 kaca    2    buah    baik
22.    Lemari katalog    1        baik
23.    Komputer    4    unit     1 rusak
24.    Printer    1    unit    baik
25.    AC split    3    unit    baik
26.    Kipas angin    3    buah    baik
27.    dispenser    1    buah    baik

6.    Anggaran (budget)

Untuk kelancaran pelaksanaan kegiatan-kegiatan perpustakaan, tidak terlepas dari ketersediaan dana yang dialokasikan oleh lembaga induknya.  Kebutuhan dana sangat diperlukan untuk kegiatan penyelenggaraan Perpustakaan Fakultas,  untuk hal tersebut Perpustakaan Fakultas Kedokteran Hewan IPB dikoordinir oleh lembaga induknya.

Materi dapat di download disini

Pendahuluan

Didalam sebuah Perguruan Tinggi, perpustakaan mempunyai peranan yang sangat penting guna menunjang Tri Dharma Perguruan Tinggi yang meliputi pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat.  Dalam rangka menunjang kegiatan tersebut diatas  maka perpustakaan memiliki beberapa fungsi diantaranya : fungsi edukasi, sumber informasi,  penunjang riset, rekreasi, publikasi, deposit dan interpretasi informasi (2004 : 3-4).  Hal lain juga disebutkan dalam buku Pengantar Ilmu Perpustakaan karangan Sulistio Basuki, secara umum perpustakaan perguruan tinggi adalah (a) memenuhi keperluan informasi masyarakat perguruan tinggi, lazimnya staff pengajar dan mahasiswa, (b) Menyediakan bahan pustaka rujukan (referens) pada semua tingkat akademis, (c)  menyediakan ruang  belajar untuk pemakai perpustakaan, (d) menyediakan jasa peminjaman yang tepat guna bagi berbagai jenis pemakai, (e) menyediakan jasa informasi aktif yang tidak saja terbatas pada lingkungan perguruan tinggi tetapi juga lembaga  lokal.

Pembinaan bagi tenaga perpustakaan (Pustakawan) yang dilakukan oleh perpustakaan pusat meliputi pembinaan teknis pengolahan dan pembinaan teknis layanan perpustakaan,  pembinaan teknis pengolahan ini meliputi inputing, klasifikasi, pasca katalogisasi, serta managemen pengelolaan.  Untuk pembinaan teknis layanan perpustakaan meliputi : penelusuran bahan pustaka, penyediaan bahan pustaka, memanfaatkan e-jurnal yang telah dilanggan oleh perpustakaan,  dan lain-lain.   Pembinaan ini hanya berumur selama satu tahun diharapkan setelah satu tahun kedepan  semua Perpustakaan Fakultas dilingkungan IPB dapat membawa perubahan-perubahan, dan memjadi cermin dari Perpustakaan Pusat dengan berbagai system pengolahan yang standar,  serta dengan layanan yang standar, sehingga para  pemustaka yang datang ke perpustakaan fakultas dapat terpenuhi kebutuhannya sekurang-kurangnya pelayanannya sesuai dengan standar lapayan pemustaka pusat.  Tidak hanya itu, Perpustakaan Fakultas  dapat menjadi mitra bagi perpustakaan pusat.

Sejarah singkat Fakultas Kedokteran Hewan

Fakultas Kedokteran Hewan IPB mempunyai sejarah yang cukup panjang,  pada tahun 1907 dibukanya Nederlans Indiche Veeartsenschool (NIVS) atau Sekolah Dokter Hewan, berkedudukan di Bogor.  NIVS setingkat dengan Sekolah Lanjutan Tingkat Atas (MULO pada waktu itu).  Setelah Indonesia merdeka, dengan Surat Keputusan Menteri Kemakmuran R.I. tanggal 20 September 1946 sekolah ini ditingkatkan statusnya menjadi Perguruan Tinggi Kedokteran Hewan (PTKH).

Diergeneeskundige Faculteit di Bogor bersama-sama dengan beberapa fakultas lain bergabung menjadi Universitas Indonesia pada bulan Februari 1950, dan resmi disebut Fakultet Kedokteran Hewan. Kemudian dengan adanya Peraturan Pemerintah No 10 tahun 1955 istilah Fakultit dan Fakultet diseragamkan menjadi Fakultas.

Kemudian pada tahun ini juga yaitu tahun 1955 Perpustakaan Kedokteran Hewan masih berda di bawah perguruan tinggi Universitas Indonesia pada saat itu Perpustakaan Fakultas Kedokteran Hewan berlokasi digedung pinjaman dari Departemen Pertanian di Jalan Salak Bogor.  Kemudian pada tahun 1958 perpustakaan FKH pindah ke sisi kiri dan kanan dari Aula Gunung Gede, karena gedung pinjamannya dikembalikan kepada Departemen Pertanian.

Kemudian bulan September tahun 1963, lahirlah Fakultas Pertanian, sementara itu Fakultas kedokteran Hewan, Fakultas Peternakan masih berada dibawah Universitas Indonesia, kemudian pada tahun itujuga  FKH, FAPET dan Faperta dipersatukan dibawah IPB di  Jl. Taman Kencana , kemudian di  Tahun 2001 Fakultas Kedokteran Hewan pindah ke Kampus IPB Darmaga.

Perpustakaan FKH  tergolong pada perpustakaan khusus yang berada di dalam  Perguruan Tinggi Perpustakaan yang berada pada perguruan tingggi meliputi Perpustakaan Pusat, Perpustakaan, Fakultas dan Perpustakaan Departemen.  Menurut SK Rektor Institut Pertanian Bogor Nomor : 087/Um/1996 merupakan perpustakaan Fakultas yang pembinaan Sumberdaya Manusianya dibawah Perpustakaan Pusat hingga Tahun 2000.  Dari tahun 2000 hingga saat ini  pengelolaannya ditangani sendiri yang merekrut tenaga dari  lulusan diploma 2 IPB Jurusan perpustakaan, kemudian diakhir tahun 2002 Perpustakaan FKH merekrut kembali 1 tenaga  lulusan Diploma 3 IPB Jurusan Perpustakaan.

Tulisan ini menyajikan kajian profil dan analisis tentang pengembangan Perpustakaan Fakultas Kedokteran Hewan pada masa yang akan datang sesuai dengan pengembangan perpustakaan ke arah perpustakaan modern.
Kajian ini menggunakan metoda deskriptif.  Data yang diambil dari laopran tahunan perpustakaan.
Keadaan Umum Perpustakaan Kedokteran Hewan IPB

Tujuan

Tujuan didirikannya Perpustakaan Fakultas Kedokteran Hewan adalah untuk terselenggaranya:
1.    Pelayanan informasi bagi pengguna jasa/ pemakai untuk akses keberbagai informasi
2.    Pemanfaatan koleksi dan informasi yang ada di perpustakaan FKH dan perpustakaan Pusat

Dasar Hukum

Keputusan Rektor Institut Pertanian Bogor Nomor : 087/Um/1996, Tanggal 18 September 1996, tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis (UPT) Perpustakaan IPB, Bab I Pengertian, Tugas dan Fungsi, Bab II susunan organisasi, Bab III kepala dan wakil kepala, Bab IV sub bagian tata usaha, Bab V Bagian, Bab VI Perpustakaan Fakultas, Pasal 13 :
(1)    Perpustakaan Fakultas adalah Perpustakaan yang dibentuk oleh Fakultas dan dibina oleh UPT Perpustakaan IPB.
(2)    Perpustakaan Fakultas dipimpin oleh seorang Penanggungjawab Perpustakaan dan dibantu oleh beberapa anggota.
(3)    Penanggungjawab Perpustakaan Fakultas secara fungsional bertanggungjawab kepada UPT Perpustakaan IPB melalui Bidang Pelayanan Pengguna, dan secara administratif bertanggungjawab kepada Fakultas.
(4)    Fakultas bertanggungjawab dalam pengadaan sarana dan fasilitas, pembinaan koleksi dan sumberdaya manusia.

Sedangkan dalam  pedoman pengelolaan perpustakaan fakultas dilingkungan IPB meliputi :
(1)    Perpustakaan Fakultas adalah Perpustakaan yang dibentuk oleh Fakultas dan dibina oleh UPT Perpustakaan IPB.
(2)    Perpustakaan Fakultas dipimpin oleh seorang Penanggungjawab Perpustakaan dan dibantu oleh beberapa anggota.
(3)    Penanggungjawab Perpustakaan Fakultas secara fungsional bertanggungjawab kepada UPT Perpustakaan IPB melalui Bidang Pelayanan Pengguna, dan secara administratif bertanggungjawab kepada Fakultas.
(4)    Fakultas bertanggungjawab dalam pengadaan sarana dan fasilitas, pembinaan koleksi dan sumberdaya manusia.
(5)    Perpustakaan IPB bertanggungjawab terhadap pembinaan sumberdaya manusia dan operasional fungsi-fungsi perpustakaan di perpustakaan fakultas.
(6)    Pengembangan sumberdaya manusia
(1)    Staf yang ada di perpustakaan fakultas minimal dua orang, satu orang sebagai penanggungjawab dan satu orang sebagai stafnya.
(2)    Penanggungajawab perpustakaan fakultas sebaiknya berpendidikan S1 dalam bidang perpustakaan, atau bidang lain dengan pelatihan perpustakaan selama 628 jam
(3)    Staf perpustakaan fakultas sebaiknya berpendidikan minimal D2 bidang perpustakaan

Organisasi

Kedudukan perpustakaan Kedokteran Hewan dalam struktur organisasi berada dibawah kepala seksi akademik kemahasiswaan dan pendidikan.  Kedudukan perpustakaan dianggap penting karena dapat menunjang kegiatan lembaga induknya yaitu fakultas kedokteran hewan.
Secara garis besar struktur organisasi Fakultas Kedokteran Hewan IPB dapat dilihat pada gambar 1.

Untuk menyelenggarakan tugas pokoknya, Perpustakaan Fakultas Kedokteran Hewan mempunyai fungsi sebagai berikut :
1.    Perpustakaan Fakultas Kedokteran Hewan merupakam unit pelaksana teksnis yang mengumpulkan, mengolah menyimpan dan menyebarkan informasi.
2.    Perpustakaan merupakan sarana penelitian, dengan membantu menelusur dan menyediakan informasi yang diperlukan.
3.    Perpustakaan merupakan sarana pendidikan formal dan non formal, dimana Fakultas Kedokteran Hewan mempunyai tenaga pendidik dan mahasiswa, guna menunjang proses belajar dan mengajar.
4.    Perpustakaan Kedokteran Hewan menyajikan informasi kepada mahasiswa dan staff pengajar khususnya

Tugas Pokok dan Fungsi (TUPOKSI)

Perpustakaan mempunyai tugas mengelola dan menghimpun data informasi, kemudian menyebarkan informasi kepada pengguna perpustakaan berikut adalah tugas yang diberikan kepada ke 2 petugas perpustakaan FKH yang sesuai dengan data penyusunan perencanaan SDM IPB.  Rincian  tugas yang diisi sedetail mungkin
Tugas sehari-hari :

Tabel 1. Tupoksi

Jenis Pekerjaan    :    Tenisi Perpustakaan
Rincian Tugas         1.    Pelayanan sirkulasi buku dan skripsi
2.    Shelving buku dan skriipsi
3.    Registrasi buku,  majalah yang diterima
4.    Klasifikasi buku yang baru diterima
5.    Penentuan tajuk subjek dan kata kunci
6.    Membuat label  untuk koleksi laporan mahasiswa dan buku
7.    Membuat laporan sirkulasi dan penerimaan bahan pustaka
8.    Pemberian cap kepemilikan
9.    Membuat laporan keuangan perpustakaan
10.    Katalogisasi/ entri data
11.    Mengerjakan pekerjaan sesuai perintah atasan

Perangkat Keras (Hardware)

Perangkat keras yang terdapat di Perpustakaan Fakultas Kedokteran Hewan untuk saat ini meliputi 1) 4 unit komputer,   2 unit untuk pengolah data, 2 unit untuk layanan (untuk saat ini masih rusak
2) 1 Unit  printer (HP Deskjet F380 All-in-one printer-scanner-copier)

Perangkat lunak (Software)

Perangkat lunak yang digunakan adalah Winisis versi 1.5 untuk pengolahan pangkalan data bibliografi, sedangkan untuk penelusuran menggunakan OPAC, (Online Public Access Cataloging), OPAC yang tersedia pada pangkalan data perpustakaan FKH meliputi Database Perpustakaan FKH, dan database perpustakaan pusat, untuk database Perpustakaa FKH terdiri dari  buku, skripsi, PKL Diploma dan PKL S1, untuk database skripsi dan PKL ini hanya lulusan mahasiswa KFH.  Sedangkan database perpustakaan Pusat terdiri dari data buku, data buku perpustakaan pusat ini sangat diperlukan oleh Perpustakaan FKH kegunaannya adalah sebagai bahan acuan bagi membuat klasifikasi dan tajuk subjek buku.

Dataware

Pangkalan data bibliogradi yang dikelola perpustakaaan terdiri dari :
1.    Buku
2.    Skripsi  (lulusan mahasiswa S1 FKH
3.    Tesis
4.    Disertasi
5.    Majalah
6.    Laporan PKL S1
7.    Laporan PKL Diploma

Perangkat jaringan (Netware)

Perangkat jaringan yang ada di perpustakaan FKH IPB menggunakan WIFI IPB  untuk akses ke internet.  Fasilitas jaringan ini disediakan bagi mahasiswa yang datang keperpustakaan dengan membawa laptop, Perpustakaan FKH  tidak menyeediakan komputer untuk ke internet.

Sumberdaya manusia (Brainware)

Jumlah pegawai Perpustakaan FKH IPB sebanyak 2 orang yang berasal dari lulusan Diploma Perpustakaan IPB, kedua pegawai tersebut belum mengikuti jenjang karir pustakawan.

Tabel 2. Keadaan SDM
1    Nama    R. Kurniawati
2    NIP
3    Pendidikan Terakhir    Diploma 3
4    Tempat Tanggal Lahir    Bogor 31 Januari 1981
5    Pangkat/Golongan    Pengatur/ Gol. II/c
6    Jabatan Fungsional
7    Tempat Tugas Sebelum di Perpustakaan

1    Nama    Wirdah Latifah
2    NIP
3    Pendidikan Terakhir    Diploma 2
4    Tempat Tanggal Lahir    Sukabumi, 26 Desember 1972
5    Pangkat/Golongan    Pengatur/ Gol. II/c
6    Jabatan Fungsional
7    Tempat Tugas Sebelum di Perpustakaan

Pedoman Kerja Baku (standar best practice)

Pedoman kerja baku yang digunakan untuk format data bibliografi adalah AACR2 (Anglo American Cataloging Rules 2) dan MARC(Machine Readable Cataloging); untuk menentukan tajuk saubjek klasifikasi digunakan UDC (Universal Decimal Classification), dan CAB Thesaurus

Koleksi Perpustakaan

Koleksi Perpustakaan FKH yang tersedia tidak hanya koleksi   yang terkait  bidang kedokteran hewan akan tetapi didalamnya juga terdapat koleksi bidang peternakan

Tabel 3. Keadaan Koleksi Perpustakaan

DATA KOLEKSI PERPUSTAKAAN FAKULTAS:

No.    JENIS    terbit < tahun 2001    terbit > tahun 2001    Jumlah
Judul    eks    Judul    eks    Judul    eks
Buku      1813          273          2086    2817
Laporan Penelitian
Skripsi    719      719    1215      1215     1934     1934
Tesis     10      11               10     11
Disertasi     7    7    1     1     8     8
Jurnal
TA Diploma    104    104     1000     1000     1104     1104
DLL (s1 pkl)     105     105     159     159     264     264
JUMLAH

Sarana dan prasarana

Gedung Perpustakaan Fakultas Kedokteran Hewan Terletak di Lantai 2 dengan luas bangunan kira-kira 8 m x 16 m persegi yang meliputi ruang baca koleksi buku berukuran 5,5 m x 7  m, ruang koleksi  skripsi dan laporan praktek lapang/LP, berukuran 2,5  m x 16 m,  ruang baca 3 m x 6,5 m dan ruang staff pegawai perpustakaan.

Fasilitas yang tersedia di Perpustakaan ini adalah 2 unit komputer untuk penelusuran, 2 unit komputer untuk staff perpustakaan, internet, 1 unit mesin scanner, photocopy, printer(all-in-one) dan locker.

Tabel 3. Luas Ruangan

No.    Keterangan Ruangan    Ukuran    luas
1.    Koleksi Buku    5,5  m x 7 m    38,5 m2
2.    Koleksi Skripsi, dan  Laporan Praktek lapang / LP    2,5 m x 16 m    40 m2
3.    Baca    3 m x 6, 5 m    19, 5 m2

Tabel 3. Sarana dan prasarana
No.    Nama Barang    Jumlah     Satuan    Spesifikasi
1.    Kursi Kerja Ungu    23    buah    Baik
2.    Kursi putar ungu    1    buah    Baik
3.    Kursi kerja ungu bertangan    1    buah    Baik
4.    Kursi Putar    1    buah    Baik
5.    Kursi kerja besi    9    buah    Baik
6.    Meja baca    18    buah    Baik
7.    Meja besi pakai hambal    7    buah    Baik
8.    Meja ½ biro ungu    2    buah    Baik
9.    Meja ½ biro kecil    1    buah    Baik
10.    Meja sidang    3    buah    Baik
11.    Meja Komputer    1    buah    Baik
12.    Meja sirkulasi    1    buah    Baik
13.    Meja display    2    buah    Baik
14.    Meja untuk koran    1    buah    Baik
15.    Rak buku besi 2 sisi uk. 2 m    58    buah    Baik
16.    Rak buku besi 1 sisi uk. 2 m        buah    Baik
17.    Rak buku besi 2 sisi uk. 3 m        buah    Baik
18.    Rak buku besi 1 sisi uk. 4 m         buah    Baik
19.    Rak buku 1 sisi 5 hambal    6    buah    Baik
20.    Filling kabinet 4 laci    3    buah    Baik
21.    Lemari besi 2 kaca    2    buah    Baik
22.    Lemari katalog    1        Baik
23.    Komputer    4    unit     1 rusak
24.    Printer    1    unit    Baik
25.    AC split    3    unit    Baik
26.    Kipas angin    3    buah    Baik
27.    Dispenser    1    buah    Baik

Lokasi  Perpustakaan

Lokasi perpustakaan Fakultas Kedokteran Hewan berada dilantai 3 wing 1, dengan posisi paling depan menghadap kesebelah timur.  Suasana aman dan nyaman serta mudah dijangkau oleh pengunjung yang ingin memanfaatkannya.

Pengadaan (pengembangan koleksi)

Pengadaan bahan pustaka seperti buku didapat dari  sumbangan A3 (Project)  pada tahun 2003, sumbangan dari mahasiswa PPdh setiap angkatan , dari staff pengajar yang bertugas keluar negeri  terkadang ada bahan pustaka yang didapat dari staff pengajar tidak hanya buku teks tetapi atlas handbook manual dan lain-lain.
Skripsi, laporan akhir diploma diperoleh perpustakaan setiap tahun melalui wajib simpan karya tulis ilmiah, untuk saat ini laporan akhir diploma sudah tidak menerima lagi dikarenakan sudah terpisah dari lembaga induknya yaitu Fakultas Kedokteran Hewan, dan sekarang berada di jl. Gunung Gede

Pengolahan Bahan Pustaka

Perpustakaan Fakultas Kedokteran Hewan melakukan kegiatan pengolahan bahan pustaka yang disebut dengan pengatalogan yang meliputi :
–    klasifikasi,  standarisasi yang dipergunakan untuk klasifikasi menggunakan Universal Desimal Classificaation (UDC),
–    Pemasukkan data bibliografi kedalam komputer (inputing data) dan
–    Kelengkapan fisik buku.
Peralatan yang dibutuhkan
–    Lembar kerja pengatalogan
–    Label yaitu untuk penomoran/ nomor panggil
–    Slip tanggal kembali
–    Stempel milik
–    Buku induk

Pelayanan Perpustakaan

Sistem layanan perpustakaan FKH menggunakan system pelayanan terbuka dimana pengguna dapat bebas menentukan pilihan bahan pustaka sesuai keinginan.  Layanan yang terdapat di perpustakaan FKH meliputi layanan sirkulasi/peminjaman kepada seluruh pengunjung perpustakaan tanpa terkecuali.  Hanya dengan ketentuan-ketentuan khusus yang berlaku.  Untuk pengunjung yang berasal dari luar instansi IPB, hanya bisa meminjam bahan pustaka untuk dibaca di tempat dan mereka bisa memfotokopi sebagian dari isi bahan pustaka yang mereka butuhkan.  Sedangkan untuk pengunjung perpustakaan yang berasal dari lingkup IPB, diperbolehkan untuk meminjam bahan pustaka ke luar perpustakaaa sesuai dengan persyaraktan yang berlaku dan bisa untuk memfotocopi sebagian isi bahan pustaka, layanan internet, layanan OPAC.

a.    Jam Layanan Perpustakaan

Senin – Kamis        : 08.00 –  15.30
Istirahat            : 12.00 – 13.00
Jum’at            : 08.00 – 16.30
Istirahat            : 11.30 – 13.00

b.    Peraturan-peraturan

Peraturan yang berlaku bagi pemustaka Perpustakaan FKH IPB
Pengunjung perpustakaan wajib mengisi buku tamu yang telah disediakan oleh Perpustakaan.
Tidak diijinkan membawa makanan  dan minuman kedalam Perpustakaan.
Tidak melakukan kegaduhan di Perpustakaan
c.    Pengunjung

Berdasarkan laporan tahunan 2009 pengunjung Perpustakaan FKH-IPB mencapai 3055 yang berasal dari berbagai fakultas di lingkungan IPB, maupun dari luar instansi IPB.  Pengunjung itu sendiri didominasi oleh pengunjung dari mahasiswa FKH yang mencapai 2710 orang, sedangkan berdasarkan laporan tahunan di tahun 2010 pengunjung perpustakaan mencapai 2428 orang yang berasal dari berbagai fakultas di lingkungan IPB.  Sedangkan jumlah sivitas akademika Fakultas Kedokteran Hewan berjumlah diperkirakan sekitar 371 mahasiswa S1 seluruh angkatan

Tabel 3. berikut menunjukkan dua tahun berturut-turut jumlah pengunjung yang datang ke Perpustakaan FKH IPB

Tabel 3. Jumlah Pengunjung Perpustakaan dan Pembaca Bahan Pustaka di Tempat Tahun 2009
Bulan    Katagori Pengunjung Tahun 2009
A    B    C    D    E    F    G    H    I    SPs    Dosen    Lainnya    Dip.    Jml
Jan.    3    121    1    7    2    10    16    4        15        6        185
Peb.    2    239    3    3    7    3    2    1        1        5        266
Mar.        420    2    10    3    1    5        4    11        8        464
Apr.        176        6    2    2    1    1    1                    189
Mei    2    196    8    21        4    3    1                7        242
Jun.        313        15                        3        5    2    383
Jul.    1    192    1    1                2        3        2        202
Ags.    1    224    4    6        6    1    1    2    1    1    6        253
Sep.    1    200        14            1        1    4        2
Okt.    1    228        19    1    1    1    1    2    2        2        258
Nop.    1    178                2        1    2    7    1    5    4    201
Des.    2    223        1    2        3            2        3        236
14    2710    19    103    17    29    33    12    12    49        51    6    3055

Tabel 3. Jumlah Pengunjung Perpustakaan dan Pembaca Bahan Pustaka di Tempat Tahun 2010
Bulan    Katagori Pengunjung Tahun 2010
A    B    C    D    E    F    G    H    Peg    SPs    Dosen    Lainnya    Dipl.    Jumlah
Jan.    1    144        2                            1    6        154
Peb.    2    300                    1                1            304
Mar.        286        4    1                    3                294
Apr.        371        5                        4    2            382
Mei        252        3                        3    1    1        260
Jun.        294        2                            1    1        298
Jul.        214                                2    1    5        222
Ags.        150        3                        1    2            156
Sep.        58    1                            1    1            61
Okt.        142                    1            6        2        151
Nop.        53                                1    1            55
Des.        89                                2                91
3    2353    1    19    1        2            23    11    15        2428

Tabel diatas menunjukkan pengunjung perpustakaan di Tahun 2009 sebanyak 3055 orang jika dalam satu bulan dihitung  21 hari jam buka perpustakaan dikali dengan 12 bulan sama dengan 252 hari kerja,  maka jumlah pengunjung perpustakaan perhari adalah  12 orang.
Sedang tabel pengunjung perpustakaan di Tahun 2010 sebanyak 2428 orang maka jumlah pengunjung perpustakaan perhari  adalah 9 orang

D. Peminjam

Peminjam Perpustakaan Fakultas Kedokteran Hewan ditahun 2009 terdiri dari mahasiswa FKH sebanyak 681 orang, dari Fakultas Peternakan sebanyak 15 orang, Pegawai 4 orang, mahasiswa S2 sebanyak 12 orang, Staf pengajar (Dosen) sebanyak 13 orang, maka jumlah peminjam perhari adalah 681 dibagi 252 = 2 orang

Sedangkan peminjam Fakultas Kedokteran Hewan di Tahun 2010 sebanyak 760 orang yang meliputi dari mahsiswa Fakultas Pertanian sebanyak 3 orang, Mahasiswa Fakultas Kedokteran Hewan sebanyak  683, mahasiswa Fakultas Perikanan 1 orang, mahasiswa Fakultas Peternakan orang, mahasiswa Fakultas Kehutanan 1 orang, mahasiswa FMIPA 2 orang, pegawai 6 orang, mahasiswa SPS 30 orang dan Staf pengajar (Dosen) sebanyak 13 orang, maka jumlah peminjam di tahun 2010 adalah 760 dibagi 252 hari adalah 3 orang

Tabel Peminjam Tahun 2009

Bulan    Katagori Pengunjung    Jml
A    B    C    D    E    F    G    H    Peg    SPs    Dosen
Januari        17        1                        1    1    20
Pebruari        80        1                            2    83
Maret        104        1                    1        2    108
April        49        1                            2    52
Mei        47        3                        2    2    54
Juni        64        2                                66
Juli        40                            2        1    43
Agustus        43        2                            2    47
September        39        2                        1    1    43
Oktober        51                            1    1        53
Nopember        36                                6        42
Desember        67        2                        1        70
Total        637        15                    4    12    13    681

Tabel Peminjam Tahun 2010

Bulan    Katagori Pengunjung    Jml
A    B    C    D    E    F    G    H    Peg    SPs    Dosen
Januari        16        2                    2        1    22
Pebruari        56                    1                1    60
Maret        132        4    1                    5        142
April        115        5                        3    1    124
Mei        130        4                    1    4    1    140
Juni        44        3                    1        2    50
Juli        43                            1    1    1    46
Agustus        30        3                        2    4    39
September        18    1                            1    1    21
Oktober        55                    1        1    11        68
Nopember        24                                1    1    26
Desember        20                                2        22
Total    3    683    1    21    1        2        6    30    13    760

E. Jumlah Buku yang Dipinjam

Ditahun 2009 jumlah buku yang dipinjam sebanyak 1080 buku maka buku yang dipinjam perhari adalah 1080 buku dibagi 252 hari sama dengan  4 buah buku.
Ditahun 2010 jumlah buku yang dipinjam sebanyak 1207 buku maka jumlah buku yang dipinjam perhari adalah 1207 dibagi 252 hari sama dengan sebanyak 4 buku

Tabel Buku yang dipinjam Tahun 2009

Bulan    Katagori Pengunjung    Jml
A    B    C    D    E    F    G    H    Peg    SPs    Dosen
Januari        29        1                        1    2    33
Pebruari        124        2                            11    137
Maret        176        1                    1        4    182
April        81        3                            4    88
Mei        70        7                        2    3    82
Juni        84        2                                86
Juli        70                            4        1    75
Agustus        69        4                            2    75
September        59        4                        1    1    65
Oktober        80                            3    3        86
Nopember        52                                18        70
Desember        104        4                        1        109
Total    0    998        28            0        8    26    28    1080

Tabel Buku yang dipinjam Tahun 2010

Bulan    Katagori Pengunjung    Jml
A    B    C    D    E    F    G    H    Peg    SPs    Dosen
Januari    1    35        2                    6        1    45
Pebruari    2    95                    1                1    99
Maret        189        9    1                    7        206
April        174        10                        8    5    197
Mei        188        4                    2    6    1    201
Juni        68        4                    1        7    80
Juli        73                            5    3    1    82
Agustus        58        5                        3    6    72
September        33    1                            1    7    42
Oktober        91                    2        2    18        113
Nopember        36                                2    3    41
Desember        25                                4        29
Total    3    1065    1    34    1        3        16    52    32    1207

ANGGARAN

Untuk kelancaran pelaksanaan kegiatan-kegiatan perpustakaan, tidak terlepas dari ketersediaan dana yang dialokasikan oleh lembaga induknya.  Kebutuhan dana sangat diperlukan untuk kegiatan penyelenggaraan perpustakaan Fakultas untuk hal tersebut diatas perpustakaan fakultas Kedokteran Hewan IPB dikoordinir oleh lembaga induknya

STOK OPNAME
Dalam pengertian umum, stok opname merupakan suatu kegiatan mencocokkan barang  dengan bukti fisik (barang) yang ada.  Kegiatan stok opname ini sangat meyita waktu dan tenaga  dikernakan berusaha menghasilkan stok terakhir barang yang ada dalam hal ini adalah koleksi terakhir yang dimiliki oleh perpustakaan.
Stok opname sangat diperlukan sekurang-kurangnya satu kali dalam waktu 2 (dua) tahun untuk katagori perpustakaan Fakultas dengan jumlah dokumen rata-rata dibawah 3000 (tiga ribu) judul.  Stok opname bagi perpustakaan merupakan salah satu jalan untuk kesesuaian  antara data fisik yang tertata pada rak dengan database yang tersimpan dalam computer.

Berikut ini data koleksi Perpustakaan Fakultas Kedokteran Hewan IPB berdasarkan tahun terbit, berdasarkan tahun terbit
No.    JENIS    terbit < tahun 2001    terbit > tahun 2001    Jumlah
Judul    eks    Judul    eks    Judul    eks
Buku      1813    2433      273     384     2086    2817
Laporan Penelitian
Skripsi    719      719    1215      1215     1934     1934
Tesis     10      11               10     11
Disertasi     7    7    1     1     8     8
Jurnal
TA Diploma    104    104     1000     1000     1104     1104
DLL (s1 pkl)     105     105     159     159     264     264
JUMLAH

Tujuan
Tujuan diadakan stok opname koleksi di Perpustakaan Fakultas  adalah adanya kessuaian data fisik  dengan database yang dimiliki oleh perpustakaan yang bersangkutan, selain dari itu tujuan utama stok opname ini diharapkan semua koleksi softfile  yang ada di tiap-tiap Fakultas dilingkup IPB sudah ada keseragaman sehingga jika sewaktu-waktu adanya penggabungan data dapat dengan cepat terlokalisasi.  Data ini sangat diperlukan oleh Perpustakaan Pusat untuk mengetahui berapa jumlah seluruh koleksi yang dimiliki oleh IPB.
Lingkup Kegiatan
Kegiatan stok opname buku di Fakultas Kedokteran Hewan meliputi :
1.    Pembuatan daftar koleksi buku yang dimiliki Perpustakaan Fakultas Kedokteran Hewan
2.    Ferifikasi data (daftar) dengan fisik buku
3.    Input data untuk buku-buku baru
4.    Pembuatan label untuk label yang sudah rusak,
5.    Memberi nomor registrasi untuk semua koleksi buku (karena belum diregistrasi)
6.    Edit data

Waktu Pelaksanaan
Bulan November sampai dengan selesai  dengan target tahun 2011 selesai

Hasil Kegiatan
Kegiatan stok opname yang dilakukan diantaranya seleksi data dan fisik, inputdata nomor registrasi, dan edit data.

No    Uraian kegiatan    Vol.    Satuan    Biaya/satuan    Jumlah
A    Buku dan Laporan
1    Penyusunan daftar koleksi    1    Daftar    100.000    100.000
2    Pengecekan buku dengan daftar koleksi    2.817    Eks    200    563.400
3    Pengolahan buku yang belum ada data    20    Judul    2.000    40.000
4    Pembuatan laporan akhir    1    Laporan    300.000    300.000
Jumlah    1.003.400

Permasalahan/ kendala
Menurut data computer koleksi  Perpustakaan Fakultas Kedokteran Hewan IPB adalah koleksi buku yang  dimiliki hampir 85% adalah buku-buku terbitan dibawah tahun 2001, sedangkan diatas 15% adalah buku-buku terbitan diatas tahun 2001.
Perpustakaan FKH masih menyimpan koleksi tua yang terbit sekitar tahun 1800 sampai dengan 1900 kurang lebih sebanya 250 judul yang masih berbahasa belanda dan bahasa lain, buku-buku ini sama sekali belum masuk ke data computer dikarenakan adanya kendala bahasa, kotor, berdebu dll.

PENGEMBANGAN PERPUSTAKAAN  FKH IPB

Perpustakaan FKH adalah termasuk perpustakaan yang paling tua diantara perpustakaan Fakultas yang ada dilingkungan IPB, hal ini dapat dibuktikan dengan adannya sejarah pembentukan FKH, yang awalnya masih dibawah naungan Universitas Indonesia (UI), pembuktian kedua diperkuat  dengan koleksi-koleksi perpustakaan dari jaman Belanda, hingga saat ini masih tertata dengan rapih, namun belum diolah dengan pengolahan standar perpustakaan.

Untuk pengelolaan perpustakaan FKH diharapkan sudah sesuai  dengan perpustakaan pusat, baik dalam pengelolaan dan pengembangan bahan pustaka maupun dalam layanan pepustaka.

Untuk mewujudkan hal  tersebut diatas, maka berdasarkan kajian kondisi Perpustakaan FKH saat ini, dapat diarahkan kepada tata kerja pengolahan bahan pustaka yang standar, guna adanya keseragaman dengan perpustakaan pusat, pemanfaatan teknologi informasi dalam rangka pelayanan kepada pemustaka secara optimal.

Sumber daya manusia yang tersedia di perpustakaan FKH, diharapkan dapat memberikan pelayanan secara terpadu (aktif).

Pengadaan Bahan Pustaka

Dalam pengadaan koleksi bahan pustaka untuk perpustakaan FKH IPB untuk kedepan adalah sebagai berikut :
1.    Mencari atau mengadakan bahan pustaka secara gratis baik melalui internet dengan cara brousing kemudian dounload melalui e-book, e-jurnal dll.
2.    Hunting bahan pustaka berupa buku, jurnal, artikel, laporan penelitian dan lain-lain  kepada staff pengajar dengan bahan pustaka yang relevan.

Pengadaan bahan pustaka digital seperti skripsi, tesis dan disertasi dapat bekerja sama dengan perpustakaan Pusat dengan cara sebagai berikut :
1.    Dapat mengkopi softfile metadata  skripsi yang sebidang seperti  Fakultas Kedokteran Hewan, Fakulatas Perikanan dan Fakultas Pertenakan,
2.     Mengkopi tesis dan disertasi
3.    Mengkopi softfile teks lengkap skripsi yang sebidang seperti  Fakultas Kedokteran Hewan, Fakulatas Perikanan dan Fakultas Pertenakan,
4.    Meminjamkan koleksi Skripsi fakultas kedikteran hewan kepada Perpustakaan Pusat yang belum digitalsisasi.
5.    Cari buku-buku gratis dengan cara memanfaatkan internet, brousing data e-book, e-journal, dan artikel gratis
6.    Programkan kepada mahasiswa yang akan lulus hadiah berupa uang guna kepentingan pembelian buku-buku yang sebidang

Pengolahan Koleksi
Pengolahan bahan pustaka yang dilakukan Perpustakaan FKH untuk masa yang akan datang adalah :
1.    Penggantian label nomor panggil buku koleksi Perpustakaan sesuai dengan Perpustakaan Pusat.
2.    Laporan Penelitian yang dimiliki Perpustakaan FKH harus secepatnya di input kedalam database perpustakaan.
3.    Melengkapi metadata skripsi Fakultas Kedokteran Hewan,  dengan cara mengkopi metadata pada Perpustakaan Pusat.
4.    Perpustakaan FKH banyak sekali buku antikuariat (buku lama), sebaiknya untuk segera ditangani secara intensif.

Pelayanan Perpustakaan
Perpustakaan FKH perlu meningkatkan layanan perpustakaan, ada beberapa hal yang perlu ditingkatkan diantaranya :
1.    Layanan promosi perpustakaan  kepada mahasiswa dilingkungan Fakultas Kedokteran Hewan dan luar FKH harus terus ditingkatkan  guna meningkatkan library visit
2.    Mengefektifkan berbagai macam fasilitas diantaranya fasilitas layanan e-jurnal yang telah dilanggan oleh perpustakaan yang dapat diakses pada http://lib.ipb.ac.id (kemudian klik di link ke online journal, selanjutnya pilih provider tertentu) atau langsung di alamat masing-masing provider :
a.    PROQUEST
b.    EBSCO
c.    INFOTRAC/GALE CENGAGE
d.    SCINCE DIRECT
3.    Layanan peminjaman buku  harus secepatnya menggunakan computer sehingga transaksi yang dilakukan baik untuk peminjaman maupun untuk pengembalian  tidak lagi menggunakan kartu buku (secara manual).

Menurut kamus besar bahasa Indonesia edisi ketiga, arti kata munafik adalah berpura-pura percaya atau setia dsb. kepada agama dsb, tetapi sebenarnya di hatinya tidak; suka (selalu) mengatakan sesuatu yang tidak sesuai dengan perbuatannya; bermuka dua.

Hadits Nabi Muhammad SAW Tentang Orang-Orang Munafik :
“Tanda orang-orang munafik itu ada tiga keadaan. Pertama, apabila berkata-kata ia berdusta. Kedua, apabila berjanji ia mengingkari. Ketiga, apabila diberikan amanah (kepercayaan) ia mengkhianatinya”.(Hadist Riwayat Bukhari dan Muslim).

Ciri-Ciri / Sifat-Sifat Munafik Manusia :
1. Apabila berkata maka dia akan berkata bohong / dusta
2. Jika membuat suatu janji atau kesepakatan dia akan mengingkari janjinya.
3. Bila diberi kepercayaan / amanat maka dia akan mengkhianatinya.

1. Berbohong

Bohong adalah mengatakan sesuatu yang tidak benar kepada orang lain. Jadi apabila kita tidak jujur kepada orang lain maka kita bisa menjadi orang yang munafik. Contoh bohong dalam kehidupan keseharian kita yaitu seperti jika seseorang untuk memperoleh pengakuan sesuatu dengan syarat harus ditukar dengan barang tertentu, maka orang tersebut berusaha untuk memperoleh barang tersebut dengan cara yang licik. Contoh lainnya seperti ada anak ditanya dari mana oleh orang tuanya dan anak kecil itu mengatakan tempat yang tidak habis dikunjunginya.

2. Ingkar Janji

Seseorang terkadang suka membuat suatu perjanjian atau kesepakatan dengan orang lain. Apabila orang itu tidak mengikuti janji yang telah disepakati maka orang itu berarti telah ingkat janji. Contohnya seperti janjian akan melaksanakan tugas ke Jakarta tetapi malah pergi ke Bandung . Misal lainnya yaitu seperti para siswa yang telah menyepakati janji siswa namun tidak dilaksanakan dengan penuh tanggungjawab.

3. Berhianat

Khianat mungkin yang paling berat kelasnya dibandingkan dengan sifat tukang bohong dan tukang ingkar janji. Khianat hukumannya bisa dijauhi atau dikucilkan serta tidak akan mendapatkan kepercayaan orang lagi bahkan bisa dihukum penjara dan denda secara pidana. Contoh berkhianat yaitu seperti oknum anggota TNI yang menjadi mata-mata bagi pihak asing atau teroris. Contoh lainnya yaitu seperti seorang pegawai yang dipercaya sebagai pejabat pajak, namun dalam pekerjaannya orang itu menyalahgunakan jabatan yang digunakan dengan cara menilep uang setoran pajak.

Nauzubillahi minzalik semoga Allah menjauhkan kita dari sifat-sifat diatas

Amin-amin ya Robbal Alamin

diatas adalah kutipan dari Ilmu Pengetahun Agama Islam

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia Arti Kebijakan adalah kepandaian; kemahiran; Kebijakan; rangkaian konsep dan asas yang menjadi garis besar dan dasar rencana dipelaksanaan suatu pekerjaan, kepemimpian, dan cara bertindak (tt pemerintah, organisasi, db) pernyataan cita-cita, tujuan, prinsip, atau maksud sbg garis pedoman untuk manajemen dalam usaha mencapai sasaran; garis haluan.

Kutipan dari internet, Kebijakan adalah terjemahan langsung dari kata policy science (Dror, 1968: 6-8 ). Beberapa penulis besar dalam ilmu ini, seperti William Dunn, Charles Jones, Lee Friedman, dan lain-lain, menggunakan istilah public policy dan public policy analysis dalam pengertian yang tidak berbeda. Istilah kebijaksanaan atau kebijakan yang diterjemahkan dari kata policy memang biasanya dikaitkan dengan keputusan pemerintah, karena pemerintahlah yang mempunyai wewenang atau kekuasaan untuk mengarahkan masyarakat, dan bertanggung jawab melayani kepentingan umum. Ini sejalan dengan pengertian public itu sendiri dalam bahasa Indonesia yang berarti pemerintah, masyarakat atau umum.

Pada umumnya manusia hidup dalam suatu lingkungan sosial, seperti dirumah, dilingkungan tetangga, di tempat bekerja, di sekolah, di dalam organisasi dll. Akan tetapi disetiap lingkungan dimana kita berada tidak terlepas dari kebijakan.

Seperti dalam keluarga kebijakan penuh ada pada kepala keluarga yaitu bapak.  Bapak mempunyai hak prerogatif, atau hak istimewa yang dipunyai oleh kepala keluarga, Kebijakan seorang bapak harus berlaku adil bagi setiap anggota keluarga, akan tetapi setiap kebijakan yang ditempuh  atau diputuskan harus ada persetujuan anggota keluarga, kemudian dalam pelaksanaan putusan tersebut harus sesuai pada putusan bersama.

Ayah adalah tokoh panutan keluarga, maka ayah harus bisa membawa dirinya sendiri menjadi contoh teladan untuk anak-anaknya, dan keluarga, jika ayah tidak bisa berlaku adil untuk dirinya sendiri dan anak-anaknya maka dalam keluarga itu akan tercipta pengelompokkan.

Sehingga dalam setiap keluarga sangat mendambakan sosok ayah yang bijaksana dalam mengatur rumah tangganya, sehingga roda kehidupan akan berjalan dengan baik, jika seorang ayah dalam memerintahkan tugas untuk anak-anaknya tidak adil dan bijaksana, maka akan terjadi ketidak harmonisan dalam rumah tangga.  Anak yang satu akan iri terhadap anak lain, Anak yang selalu mendapat perhatian dari sang ayah akan menjadi besar kepala, sombong,  arogan bahkan cenderung malas.

Pendahuluan

Perpustakaan merupakan bagian dari asset penting dalam mendokumentasi kekayaan ilmu pengetahun, dalam mendokumentasikan ilmu pengetahuan perlu adanya sarana yang baik agar dapat ditemukan kembali informasi secara cepat, sehingga ilmu pengetahuan dapat selalu dikembangkan secara terus menerus dan dapat dimanfaatkan dengan lebih optimal oleh para peneliti, civitas akademika dan pengguna pada umumnya untuk mewujudkan hal tersebut hanya perpustakaan moderenlah yang dapat menjawabnya.

Dengan kemajuan ini, akan berpengaruh terhadap perpustakaan sebagai tempat menghimpun dan menyinpan informasi yang setiap saat terus bertambah jumlahnya.  Hal ini dapat dirasakan oleh para pengguna perpustakaan untuk memperoleh informasi itu dengan cepat, tepat sesuai keinginan.

Peran perpustakaan dalam menghimpun dan mendokumentasikan kekayaan informasi akan menjadi sangat penting keberadaannya,  saat ini dokumentasi yang berada di perpustakaan tersimpan dalam pangkalan data yang terekam dalam perangkat lunak perpustakaan yang mutlak diperlukan untuk dimanfaatkan oleh pengguna perpustakaan.

I. Pangkalan Data

Pangkalan data  yang terdapat di perpustakaan  terdiri dari bermacam-macam seperti  pangkalan data buku, pangkalan data skripsi, pangkalan data tesis, pangkalan data disertasi, pangkalan data artikel dan lain-lain.   Pangkalan data ini  memuat informasi-informasi  terdiri dari elemen-elemen data seperti pengarang, judul, penerbit, deskripsi fisik dan lain-lain.  Elemen data ini dimasukkan dalam ruas (field) yang ditandai dengan nomor, yang disebut tengara (tag).  Kumpulan ruas yang berisi elemen-elemen data ini disebut cantuman (record), penyediaan fasilitas untuk mendefinisikan panjang ruas sesuai dengan keperluan.  Sebuah ruas juga dapat terulangkan (repeatable).  Kemampuan lain adalah kemampuan untuk mengelola dengan panjang bervariasi (variable field length).  Contohnya  kenali pangkalan data buku didalamnya terdiri dari : entri utama nama orang (pengarang), entri utama badan korporasi, entri utama nama pertemuan, pernyataan judul, pernyataan edisi, penerbit, dan distribusi, deskripsi fisik, pernyataan seri, entri tambahan badan korporasi, entri tambahan konperensi, nomor panggil, kata kunci, kode operator dan lain-lain, dalam pengisian pangkalan data tidak terlepas dari pedoman INDOMARC.

Keunikan lain dari pangkalan data adalah menyediakan fasilitas yang terdiri dari 2 kategori yaitu kategori untuk pengguna (user) dan fasilitas untuk system.  Kategori pengguna (user) yaitu : (1) untuk memasukkan dan mengedit cantuma, (2) fasilitas untuk penelusuran cantuman, (3) untuk membuat cetakan dalam bentuk kartu catalog ataupun dalam bentuk yang sudah diurutkan (sort), pemeliharaan berkas dan fungsi.  Kategori system yaitu : (1) mendefinisikan pangkalan data baru atau modifikai pangkalan data, (2) menyediakan fungi system, (3) menyediakan fasilitas untuk tukar menukar data dengan system lain, dan fungsi untuk membuat backup/retore berka utama, (4) fasilitas program lanjutan untuk membangun aplikasi program sendiri.

Pangkalan data yang dikembangkan oleh perpguruan tinggi berbeda-beda seperti pangkalan data yang dikembangkan oleh IPB adalah CDS/ISIS (Computerized Documentation Service/Integrated Set of Information system) pangkalan data ini terus dikembangkan hingga saat ini dikenal dengan SIPISIS for windows untuk pelayanan sirkulasi, kemudian yang terbaru My SIPISIS Pro versi WEB. Perputakaan Universita Indonesia menggunakan Lontar, Perpustakaan DEPDIKNAS (Departemen Pendidikan Nasional) menggunakan SENAYAN dan lain-lain

II. Berkas program

Dalam sebuah pangkalan data biasanya  terdiri dari dua berkas yaitu,  berkas system dan berkas pangkalan data.  Berkas system  meliputi  : (1) berkas program adalah berkas utama dalam program untuk menjalankan program, (2) berkas menu system dan lembar kerja system digunakan untuk berinteraksi dengan pemakai program untuk memilih fungsi-fungsi atau perintah yang tersedia, (3) berkas pesan system , (4) berkas table,(5)  berkas cetak dan kerja, dan (6) berkas parameter system.  Berkas pangkalan data meliputi: (1) berkas mandatory , (2) kelompok tambahan, dan (3) kelompok pemakai.

III. Instalasi sistem

Instalasi sistem adalah pemasangan sistem yang dibutuhkan, system-sistem yang diinstal kedalam computer berisi program, pesan system, menu sitem dan lembar kerja system.

1. Berkas parameter system (system parameter file), berisi informasi mengenai system yang akan digunakan. Berkas parameter ini yang pertamakali dibaca oleh program saat diaktifkan
2. Parameter pangkalan data (databae parameter)

IV. Cantuman

Cantuman atau record adalah catatan, mencatat, mencapai/membuat rekor, memiliki catatan, memiliki cantuman.  Contoh dalam satu pangkalan data buku terdapat 106 cantuman, atau bisa disebut 106 record, 106 catatan, memiliki 106 cantuman atau memiliki 106 judul buku.

Contoh cantuman data buku dengan winisis

Contoh cantuman data buku dengan

Berikut ini adalah pangkalan data perpustakaan untuk pengguna dengan berbagai  macam berntuk :

Contoh pangkalan data OPAC

Contoh pangkalan data EIL

Pustakawan IPB terdiri dari 31 orang. Mulai dari pustakawan terampil sampai dengan pustakawan ahli, pustakawan tersebut berada di Perpustakaan Pusat,  Perpustakaan Fakultas dan Perpustakaan Departemen, dari sekian pustakawan yang ada baru ada dua orang pustakawan yang bisa berkiprah di tingkat Nasional, dan Internasional bahkan sekarang telah menjadi ketua tim penilai pustakawan pusat yaitu Perpustakaan Nasional.  Dari kedua orang tersebut, satu orang mengajukan pensiun.

Semoga jejak-jejak beliau-beliau bisa menular kepada-temen-temen yang ada diperpustakaan IPB, Beliau-beliau begitu tekun, semangat bahkan tidak segan-segan untuk memberikan ilmunya kepada temen-temen di perpustakaan IPB.  Beliau-beliau begitu disegani oleh semua pustakawan baik  local maupun nasional.

Kedua pustakawan tersebut adalah :

Ir. Widharto, M.lib  baru-baru ini pensiun

Ir. Abdul Rahman Saleh, M.Sc.

Kepada Pak Rahman Selamat Ya atas terpilihnya bapak sebagai Ketua Tim Penilai Pusat (PERPUSNAS)

srira@ipb.ac.id

Pada awal-awal tahun ini sering terdengar kata narsis, apasih narsis itu?,  menurut Wikipedia bahwa Narsis atau dafodil (Narcissus) adalah tumbuhan dengan bunga atraktif yang hidup di daerah beriklim sedang dan subtropis. Karena keindahan bunganya, beberapa jenisnya dikembangkan menjadi tanaman hias yang berbunga pada musim semi. Tumbuhan ini berasal dari Eropa, Afrika Utara, dan Asia. Terdapat juga beberapa spesies narsis yang berbunga pada musim gugur. Meskipun Hortus Third ^[1] menyebut 26 spesies liar, namun Daffodils for North American Gardens^[2] menyebut antara 50 dan 100, tidak termasuk varian-varian spesies dan hibrida liar. Melalui penyelidikan taksonomi dan genetika, diperkirakan bahwa jumlah spesies ini akan terus berubah.^[3]

Salah satu jenis narsis, N. pseudonarcissus, menjadi sumber salah satu gen yang dipakai untuk merakit ‘Golden Rice’ (“beras emas”), suatu kultivar padi hasil rekayasa genetika yang populer.

Narsis menurut (dari bahasa Inggris) adalah narsisisme atau Narsisme (dari bahasa Belanda) adalah perasaan cinta terhadap diri sendiri yang berlebihan. Orang yang mengalami gejala ini disebut narsisis (narcissist). Istilah ini pertama kali digunakan dalam psikologi oleh Sigmund Freud dengan mengambil dari tokoh dalam mitos Yunani, Narkissos (versi bahasa Latin: Narcissus), yang dikutuk sehingga ia mencintai bayangannya sendiri di kolam. Tanpa sengaja ia menjulurkan tangannya, sehingga ia tenggelam dan tumbuh bunga yang sampai sekarang disebut bunga narsis.

Sifat narsisisme ada dalam setiap manusia sejak lahir^[1], bahkan Andrew Morrison berpendapat bahwa dimilikinya sifat narsisisme dalam jumlah yang cukup akan membuat seseorang memiliki persepsi yang seimbang antara kebutuhannya dalam hubungannya dengan orang lain^[2]. Narsisisme memiliki sebuah peranan yang sehat dalam artian membiasakan seseorang untuk berhenti bergantung pada standar dan prestasi orang lain demi membuat dirinya bahagia. ^[3] Namun apabila jumlahnya berlebihan, dapat menjadi suatu kelainan kepribadian yang bersifat patologis. Kelainan kepribadian atau bisa disebut juga penyimpangan kepribadian merupakan istilah umum untuk jenis penyakit mental seseorang, dimana pada kondisi tersebut cara berpikir, cara memahami situasi dan kemampuan berhubungan dengan orang lain tidak berfungsi normal. Kondisi itu membuat seseorang memiliki sifat yang menyebabkannya merasa dan berperilaku dengan cara-cara yang menyedihkan, membatasi kemampuannya untuk dapat berperan dalam suatu hubungan. Seseorang yang narsis biasanya memiliki rasa percaya diri yang sangat kuat, namun apabila narsisme yang dimilikinya sudah mengarah pada kelainan yang bersifat patologis, maka rasa percaya diri yang kuat tersebut dapat digolongkan sebagai bentuk rasa percaya diri yang tidak sehat, karena hanya memandang dirinya lah yang paling hebat dari orang lain tanpa bisa menghargai orang lain. ^{[4] http://id.wikipedia.org/wiki/Narsisisme}

Namun ada juga yang berpendapat bahwa narsis adalah perbuatan yang   biasanya ingin terlihat beda. Sehingga kata narsis juga bisa diartikan secara positip dan juga negative, bentuk positif dari kata narsis adalah memperllihatkan status keberadaan seseorang untuk mempromosikan dirinya dan mengekspresikan diri bahwa dia memang benar-benar beda dari orang lain dan orang ini memang punya wawasan yang luas, cerdas, terampil dalam berbagai bidang serta seabreg pengalaman dan yang ini perlu ditiru tentang keberhasilannya. Sisi negative dari narsis itu sendiri adalah  mengandalkan ambisi,  meyakinkan orang dengan argument-argumen yang belum pernah dialaminya, untuk selanjutnya terserah anda.

Sri Rahayu

srira@ipb.ac.id

Pendahuluan

WINISIS (CDS/ISIS) banyak digunakan di perpustakaan-perustakaan di Indonesia, karena kemudahan-kemudahan yang didapat pada program ini diantaranya : (1). Ekpor impor,  (2) konversi excell dan lain-lain. Untuk saat ini mungkin program WINISIS (CDS/ISIS) sudah banyak tersaingi oleh progam-progam perpustakaan yang  memfasilitasi fitur-fitur  yang lebih baik dari program WINISIS (CDS/ISIS), penulis akan mencoba guna memudahkan para pengguna WINISIS akan pertanyaan yang hampir setiap tahun selalu diminta guna keperluan adminstrasi, terutama  jumlah eksemplar  data buku perpustakaan.

Sebenarnya pertanyaan itu mudah  untuk dijawab akan tetapi jika pengerjaannya secara manual akan menjadi sulit bahkan harus memerlukan waktu untuk menghitungnya.  Untuk itu ada cara mudah menghitung jumlah eksemplar yang ada didalam database dengan menggunakan program WINISIS.

Didalam struktur database winisis untuk jumlah eksemplar terdapat pada Tag (tengara) 999, pastikan tag (tengara) ini selalu terisi dengan jumlah eksemplar. Tag ini yang akan dipakai dalam penjumlahan, jika tag ini tidak terisi maka untuk menjumlah eksemplar akan sangat sulit.  Didalam database winisis tag (tengara) 999 inipun biasanya dipakai sebagai nomor induk yang nantinya juga dijadikan nomor barcode yang ada diperpustakaan.

1.     Langkah-langkahnya

Buat format data untuk menghitung jumlah eksempar dengan mengklik UTILS kemudian buat format didalam kolom yang telah disediakan Contoh formatsebagai berikut:

‘”‘,{if v99^l=”then’B’ else v99^l fi},'”+”‘,v99^a.1,'”+”‘,v99^a.2,'”+”‘,{e1:=1,e3:=0,e2:=nocc(v999),{f(e2,3,0)},'”+”‘,v985^a,'”+”‘,v990,'”+”‘,v260^a,'”+”‘v260^c,'”‘/

Kemudian simpan dengan nama file stat (statistik)

Untuk menghitung jumlah eksemplar, pada menu klik database kemudian klik print, hingga muncul menu print setup, kemudian arahkan kursor pada menu output to menggunakan panah hingga muncul menu kemudian pilih ASCII File (Windows-ANSI), pada menu Pre-defined Format klik pada panah kemudian pili menu format STAT, kemudian klik pada kotak yang bertanda panah hijau dengan bertuliskan Print, sehingga muncul menu CDS/ISIS warning klik yes, maka akan muncul gambar menu save file, untuk menyimpan file biasanya WNISIS selalu menyediaan folder work secara otomatis hasil dari pengopersian hasil-hasil kerja. Jika tidak setuju dengan penyimpanan ini kita bisa pilih menu sesuai dengan kehendak.  Simpan file statistik ini menggunakan nama STAT.txt, yang nantinya akan dibuka dengan menggunakan Excell.

2.     Membuka file STAT

Cara membuka file statistik hasil penghitungan jumlah eksemplar, buka file stat.txt dengan menklik 2 kali, kemudian akan muncul menu text import wizrd – step, klik dua kali delimeted maka akan muncul menu text import wizard kemudian pada menu Other ketik + (tanda jumlah) sehingga pada menu data preview muncul kolom-kolom, kemudian klik finish.

Hasil proses tadi akan terlihat jumlah eksemplarnya

Selamat mencoba ********

Latar Belakang

Seksi Produksi Bahan Pustaka Elektronik adalah seksi kedua setelah Seksi Sistem Jaringan Informasi yang berada pada  bidang Teknologi Informasi Pembinaan Mutu dan Kerjasama, seksi ini didirikan guna keperluan Institusinya guna menunjang civitas akademika perguruan tinggi.  Sesuai dengan Surat Tugas No. 114/13.30/KP/2008 tertanggal 14 April 2008 Seksi Produksi Bahan Perpustakaan Elektronik dan Pembinaan Mutu, dengan tupoksi perpustakaan IPB adalah :

a) Bertanggung jawab langsung kepada Bidang Teknologi Informasi,  b) Melakukan pemeliharaan data (dataware) di Perpustakaan IPB, c) Melakukan produksi dan manajemen dokumen elektronik/digital (termasuk scanning dokumen lama), data local content, d) Melakukan updating metada (me”link”kan) koleksi lokal digital dengan metadata, e) Melakukan produksi dan manajemen dokumen multimedia, f) Melakukan pembinaan mutu Perpustakaan IPB (melakukan pengukuran kinerja atau performance indicator), g) Melakukan inisiasi kerjasama dengan pihak-pihak luar Perpustakaan IPB, h) Melakukan pengaturan magang dan pelatihan perpustakaan, i) Melakukan seminar dan pertemuan-pertemuan pustakawan/perpustakaan, j) Bersama Sekretariat melakukan penerimaan tamu, kunjungan, studi banding dll.

Surat tugas No. 114/13.30/KP/2008 belum sepenuhnya dilakukan seperti pada poin e)  Melakukan produksi dan manajemen dokumen multimedia, dan f) melakukan pembinaan mutu Perpustakaan IPB (melakukan pengukuran kinerja datau performance indicator).  Hal tersebut belum dilakukan mengingat sumberdaya manusia yang ada pada seksi ini masih terbatas.

Pemeliharaan dataware

Data yang terdapat di Perpustakaan IPB meliputi data bibliografi, data digital, dan e-journal, a) data bibliografi yang terdapat diperpustakaan disimpan di server yang kemudian dapat dibaca melalui OPAC (Online Public Accsess) data bibliografi ini meliputi : Abstrak, Artikel, Buku, Disertasi, Tesis, Skripsi, Majalah, Siagri, PAU, dan PKSPL, b) data digital yang terdapat diperpustakaan meliputi Disertasi, Tesis, Skripsi dan digital dari suplemen buku, Teeal (The Essential Electronic Agricultural Library).

Pemeliharaan data bibliografi yang terdapat di server setiap satu minggu sekali di update guna keabsahan data perpustakaan, kemudian data tersebut di backup kedalam CD setiap  satu bulan.

Pemelliharaan data digital di Perpustakaan IPB, pada awal tahun 1997 an pada masa kepala Perpustakaan IPB yaitu bapak  Ir. Abdul Rahman Saleh, M.Sc. telah memproduksi bahan pustaka elektronik yaitu koleksi disertasi, koleksi disertasi ini dialih bentukan menjadi kolesi digital, pengalih bentukkan  bahan pustaka pada waktu itu  menggunakan mesin scanner dengan tipe lambat (HP, dan CANNON) yaitu lembar demi lembar, kemudian kapasitasnya bertambah dengan per 25 lembar setiap kali scan. Disertasi yang dican meliputi tahun lawas yaitu sekitar tahun 1980an, hasil scan ini disimpan kedalam CD.  Dalam sebuah CD hanya memuat sekitar 50 an judul  fullteks, selain pada CD data tersebut disimpan kedalam beberapa bentuk seperti ekternal disk, dan beberapa server yang terdapat di Perpustakaan IPB

Selain data Perpustakaan Pusat, Perpustakaan juga menyimpan data-data yang setorkan oleh diperpustakaan Fakultas. Data tersebut sangat diperlukan untuk kepentingan penghitungan statistik tahunan.

Kerjasama

Kerjasama Internal, Perpustakaan IPB melakukan kerjasama dengan Perpustakaan Fakultas, Perpustakaan Departemen, dan unit lain di lingkungan IPB. Kerjasama ini meliputi pemeliharaan data, pemeliharaan software, hardware dan pembinaan SDM.

Kerjasama Eksternal, Perpustakaan IPB melakukan kerjasama dengan luar lembaga induknya, seperti dengan perpustakaan perguruan tinggi dan lembaga lain di luar IPB, dan sekolah-sekolah lingkup Bogor.  Kerjasama ini meliputi kunjungan, studi banding, studi pustaka, pelatihan, magang dan lain-lain.  Bahkan sampai saat ini Perpustakaan IPB masih menjadi trend center perpustakaan untuk Indonesia bagian timur.

Kerjasama internal dan ekternal diantaranya meliputi program pelatihan dan magang, pelatihan yang pernah diadakan diantaranya pelatihan WINISIS, SIPISIS, WEBOMETRIK, BLOG, E-Journal

Koleksi

Koleksi yang dihimpun meliputi : koleksi bibliografi dan koleksi digital, untuk koleksi bibliografi ini hanya yang terdapat di Perpustakaan IPB meliputi Koleksi Buku, Disertasi, Tesis, Skripsi, Majalah Journal dan lain-lain, koleksi ini dapat diakses melalui OPAC (Online Public Accsess), untuk koleksi digital yang terdapat diperpustakaan terdiri dari koleksi disertasi, koleksi tesis, koleksi skripsi, dan koleksi IPBana koleksi digital ini dapat diakses melalui layanan digital dan sebagian telah diupload ke dalam web IIRC (IPB Information Resource Center) dan KMS (knowledge management sistem)

Berikut adalah tabel koleksi data bibliografi

Pada tabel berikut ini adalah koleksi digital yang telah dihimpun sampai bulan Nopember 2010

Tabel Koleksi Digital

Sri Rahayu

srira@IPB.ac.id

Pembuatan buku induk merupakan suatu kegiatan yang rutin dilakukan di perpustakaan, dari tahun ke tahun.  Yang dimaksud dengan buku induk adalah bentuknya besar, yang terdiri dari nomor yang berurutan dari nomor satu, dua, tiga  dan seterusnya, judul, pengarang, penerbit dan lain-lain dan ditulis dengan tangan.

Buku induk yang terdapat diperpustakaan ada berbagai macam seperti buku induk skripsi, buku induk tesis dan disertasi dan buku induk buku.  Dalam panduan pembuatan buku induk pada Winisis disini akan diuraikan bagaimana cara membuat buku induk,  hal ini dapat dimulai dari  pemesanan buku yang dibuat dengan program excel, dari excel ini bisa dikonversikan kedalam WINISIS.

Program-program yang  di butuhkan untuk pembuatan buku induk ini seperti excel, winisis, Dbase III. Dibawah  ini akan diterangkan bagaimana langkah-langkah konversi dari bentuk excel ke winisis.

A. EXCEL

Excel yang diperlukan untuk konversi ini merupakan sebuah daftar buku induk, seperti daftar berikut ini  terdiri dari 8 kolom, kolom nomor urut (No.), judul buku, pengarang, ISBN, Penerbit, Tahun terbit , eksemplar (Eks), Bahasa (Bhs), seperti contoh berikut ini.

B. DBASE3ISO.COM

DBASE3ISO.COM merupakan salah satu sarana database yang menghantar (jembatan) dari data excel ke data winisis, melalui program ini  data excel  dibuat terlebih dahulu  data DBF menjadi data ISO.

a. Langkah-langkah konversi dari excel ke DBASE III

1. Buka daftar kirim buku Excel  seperti contoh berikut ini :

1. Blok data excel diatas, inser satu cel
2. Simpan dengan menggunakan save as, berinama file coba,  gunakan save as type dengan menggunakan DBF 3 (dBASE III), file disimpan pade drive D:\ seperti contoh berikut ini.

1. Tekan Save, maka akan keluar perintah, seperti contoh berikut ini

1. Tekan ok, maka akan keluar perintah , seperti contoh berikut ini

1. Tekan Yes, tekan X (Close), maka akan keluar perintah seperti berikut ini

1. Tekan No, yang berarti data COBA word tidak dirubah dengan coba.dbf

1. Buka program konversi DB3ISO dengan menggunakan klik kanan dua kali (2x), maka akan muncul seperti gambar berikut ini

1. Ketik e, yang berarti [E]xport, maka akan keluar perintah dBase III file name [.DBF]: , kemudian ketik d:\coba.dbf, hal ini dimaksukan data coba.dbf disimpan dalam root drive d:\, seperti gambar dibawah ini

1. Setelah di enter, muncul Outpu ISO file [ISO.MST]: maka ketik d:\coba.iso kemudian enter
2. Maka akan muncul Fiel separator [#] : ketik # kemudian enter
3. Maka akan muncul Recod separator [#]: ketik : kemudian enter
4. Maka akan muncul starting record [1] : kemudian enter
5. Maka akan muncul Last record [ 20 ]: kemudian enter
6. Maka akan muncul Renumber from : kemudian enter
7. Maka akan muncul  20 record(s) exported. kemudian enter
8. Maka akan muncul Selec: [E]xport, e[Xit  > tekan X, ini berarti keluar dari program dBADE III

b. Langkah-langkah membuat format FST dalam program WINISIS

Sebelum mengimportkan data buku  sebanyak 20 record dari excel  kedalam WINISIS terlebih dahulu buat format fst sesuai dengan daftar kirim excel yang terdapat dalam tabel diatas, seperti

a. Judul                        =          245

b. Pengarang    =          100

c. ISBN             =          20

d. Penerbit        =          v260^b

e. Tahun terbit   =          v260^c

f. Eksemplar     =          985

g. Bahasa         =          990

1. Buat file coba.fst  notepade, disimpan dalam drive d:\ yang berisi data sebagi berikut :

C. WINISIS

WINISIS merupakan suatu program yang berawal dari program CDS/ISIS, paket program ini bisa digunakan terutama untuk mengelola pangkalan data non-numerik terstruktur (data teks). Pengoperasiannya jauh lebih mudah.  Program ini mempunyai fungsi system yaitu mendefinisikan pangkalan data yang akan diisi dengan elemen data, memasukan data baru kedalam panglakan data, memodifikasi, memperbaiki dan menghapus cantuman yang ada. Dengan menggunakan fasilitas (ISISPRT) untuk membuat cetakan dalam bentuk kartu catalog dengan menggunakan program word maupun dalam program excel.

a. langkah-langkah membuka data WINISIS :

1.       Buka progam WINISIS dengan cara klik kanan dua kali (2X) icon WISIS yang ada pada layar monitor kemudian akan muncul gambar sebagai berikut

1. Klik File, klik open, Klik D:\sip3\data\buku maka akan keluar gambar sebagai berikut

1. Klik dua kali buku.mst maka akan keluar gambar sebagai berikut

Gambar diatas berikut menunjukkan bahwa program winisis telah terisi data buku sebanyak 106 record, data buku tersebut bisa diisi lagi dengan data mst.iso dari file lain, atau juga bisa diisi dengan mst.iso dari file lain tanpa digabung (ditindas dengan record baru),

b. Langkah-langkah konversi data EXCEL l ke WINISIS

1. Dari menu diatas klik Database, klik import, klik drives d:\, klik coba.iso maka akan keluar data sebagai berikut

1. Klik Ok maka akan muncul gambar sebagai berikut :

1. Name of input ISO file d:\coba.iso, ini berarti data terdapat dalam drive d:\ dengan nama file coba.iso.  Options terdiri dari Merge yaitu penggabungan dari data buku yang ada dalam winisis dengan data baru yang akan di masukkan (import),  Load yaitu data yang terdapat dalam winisis akan digantikan atau ditindas dengan data baru yang  di ( import ) kedalam databae winisis, Update cantuman yang baru selain melanjutkan data yang lama, juga akan menggantikan posisi dari cantuman yang pernah dihapus.
2. Klik Ok. maka akan keluar gambar sebagai berikut :

Gambar tersebut menunjukkan proses impor dari, processing mfn: 126 merupakan hasil penggabungan dari data semula 106 record ditambah dengan 20 record maka hasilnya menjadi 126 record

5. Klik completed

Panduan sederhana mengoperasikan dokumen

adobe acrobat professional

Oleh

Sri Rahayu

Perpustakaan Institut Pertanian Bogor

srira@ipb.ac.id

Pendahuluan

Bismillahi Rahman Nirrahim

Adobe Acrobat Professional adalah salah satu dari sekian banyak produk adobe acrobat, yang mempunyai kelebihan dan keistimewaan hingga saat ini adobe acrobat terdiri dari adobe acrobat standard dan adobe acrobat professional.  Kelebihan dan keistimewaan dari adobe acrobat  mempunyai format PDF (Portable Document Format), document PDF bisa dibaca diberbagai jenis komputer dengan menggunakan system platform sehingga bisa dibaca di windows, linuk, atau machintosh. PDF (Portable Document Format) jika dibaca atau dibuka akan sesuai dengan aslinya, sehingga hal ini banyak digunakan di e-books, e-jurnal dan lain-lain.

Setelah menilai kelebihan dan keistimewaan diatas, karena itulah panduan ini ditullis untuk membantu petugas perpustakaan yang baru pertama kali  mengoperasikan adobe acrobat professional, mudah-mudahan panduan ini bisa bermanfaat.

1. Convert file ke pdf

Buka file yang akan di convert kedalam pdf

Kemudian klik print, pada tanda panah,  klik atau pilih adobe pdf seperti gambar berikut ini

Setelah diklik adobe pdf maka akan muncul gambar berikut ini

Klik ok maka akan muncul gambar berikut ini

Pada file name beri nama,  kemudian klik save untuk menyimpan  file, maka akan muncul gambar berikut ini

1. Edit hasil scan

Mengedit hasil scan adalah memperhatihatikan halaman demi halaman, dengan tujuan setiap halaman hasil scan dapat tertata sesuai dengan asli dokumen, adakalanya dokumen yang telah discan ada yang tertinggal, ada halaman kosong (tidak ada teks) halaman tidak sesuai dengan porsinya sehingga perlu dipotong dan lain-lain.

• Delete Pages, mengahapus halaman

Pada menu delete pages ini biasanya digunakan untuk menghapus halaman yang kosong atau halaman yang tidak diperlukan.

Dengan cara klik tanda panah ▶ maka akan muncul halaman demi halaman jika ada halaman kosong atau halaman yang tidak diinginkan, maka halaman tersebut harus dibuang dengan cara, Klik menu DOCUMENT seperti gambar berikut ini.

Pada gambar diatas adalah halaman 109 yang merupakan halaman kosong yang akan dihapus, klik delete pages maka akan muncul gambar sebagai berikut.

Pada gambar diatas menunjukkan halaman yang akan dihapus adalah halam 109,

From 109 (dari halaman 109) to 109 (sampai halaman 109), kemudian klik ok, maka akan muncul gambar sebagai berikut.

Pada gambar diatas ada pertanyaan, apakah kamu yakin akan menghapus halaman 109, maka klik yes

• Menyisipan halaman

Pada bagian penyisipan halaman ini adalah jika halaman hasil scan tertinggal sehingga harus disisipkan halaman berikutnya. Perhatikan gambar berikut ini

Pada gambar diatas merupakan halaman scan yang akan disisipkan halaman 1 halaman hasil scan, dengan cara mengklik menu document maka akan muncul gambar sebagai berikut :

Klik insert pages maka akan muncul gambar sebagai berikut

Klik select maka akan muncul gambar sebagai berikut :

• Crop pages memotong bagian halaman

Crop pages adalah memotong bagian samping kiri halaman (left pages), samping kanan halaman (right pages), bagian atas halaman (top pages), dan bagian bawah halaman (bottom pages).

Klik pada document maka akan muncul gambar berikut ini

Kemudian klik crop pages maka akan muncul gambar sebagai berikut

Pada kotak margin controls, terdapat constrain proportions seperti top, bottom, left, dan right, pungsi tombol panah atas dan bawah ini bisa digunakan untuk memotong halaman, jika pada gambar cropped page size sudah proportion atau sesuai,  kemudian perhatikan kotak page range, dalam kotak ini terdapat all fungsinya berlaku untuk semua halaman yang akan dipotong, pada from: 1 to 1 of 65, menunjukkan jika halaman per halaman yang akan dipotong.

• Rotates pages (memutar halaman)

Gambar berikut adalah halaman yang terbalik

Klik menu document seperti gambar berikut ini :

Jika diperhatikan gambar yang terbalik diatas sebanyak 180 derajat hingga harus dirotasi sebesar 180 derajat juga.

Klik rotate pages maka akan muncul gambar berikut ini

Pada kolom rotate pages terdapat perintah pilihan seperti, counterclockwise 90 degrees adalah pemutaran kebalikan arah jarumjam sebanyak 90 derajat,  sedangkan clockwise 90 degrees adalah pemutaran searah jarum jam sebanyak 90 derajat putaran, 180 degrees adalah pemuratan sebanyak 180 derajat.

All adalah

• Bookmarks adalah petunjuk halaman, dalam bookmarks ini menampilkan halaman-halaman penting pada dokumen fullteks.

Sebagai contoh pada fullteks skripsi, fullteks tesis, dan fullteks disertasi terdapat halaman-halaman penting diantaranya terdapat halaman muka (Cover), halaman ringkasan, halaman judul, halaman pengesahan, halaman riwayat hidup, halaman kata pengantar, halaman daftar isi, halaman daftar table, halaman daftar gambar, halaman pendahuluan, halaman tinjauan pustaka, halaman bahan dan metode, halaman hasil dan pembahasan, halaman kesimpulan dan saran, halaman daftar pustaka, halaman lampiran.

Berikut adalah salah satu fullteks skripsi yang akan dibookmarks

Pada sisi samping kiri terdapat tombol Bookmarks, klik bookmark maka akan muncul gambar sebagai berikut

Pada colom bookmarks yang masih kosong dapat diisi dengan cara menekan tombol Ctrl dan tombol B secara bersamaan maka pada kolom options akan muncul untitled seperti gambar berikut ini :

kata untitled ini dapat diganti dengan mark atau petunjuk sesuai dengan halaman yang telah terbuka contoh cover, menunjukkan hamalan muka atau depan.  Jika telah diketik maka klik tanda panah kearah selanjutnya.  Kemudian klik lagi secara bersamaan tombol Ctrl dan klik tombol B.

Berikut adalah File-file PDF hasil scan

PANDUAN RINGKAS KONVERSI DATA WINISIS KE EXCEL

Konversi data atau disebut juga migrasi data, memindahkan dari program yang sama atau dengan program yang berbeda, bertujuan untuk mengantisipasi sesuai dengan kebutuhan. katalogisasi

Bila kita mempunyai data pada program WINISIS akan dipindahkan kedalam program Excel

I. Program WINISIS

1. Buka database buku pada program WINISIS

2. Klik DataBase buku, Klik Print, Klik Output to ASCII File (Windows-ANSI), Klik Pre-defined Format YAYU, Klik Print, Klik Yes ,

3. Buat nama file misalnya coba.txt, Klik Ok, maka program WINISIS itu sendiri yang akan memproses, kemudian beri nama misalnya coba.txt, biasanya disimpan dalam program WINISIS/WORK.

II. Program Excel

1. Buka program Excel, dalam delimeters untukpilihan other ketik (;) titik koma, klik finish

2. Data hasil konversi dari WINISIS akan terbaca dalam program excel, data ini masih perlu dirapikan

3. Untuk merapihkan gunakan ctrl a sehingga data akan terblokir dengan warna gelap, Klik kanan pada mose, Klik format cells maka akan keluar gambar seperti berikut ini

4. Klik Aligment, Klik Wrap Text, Klik Ok, kemudian rapihkan

5. Tampilan hasil edit

Membuat Format Cetak

Adakalanya membuat format pada WINISIS dengan cara save as tidak berhasil, ada cara lain untuk mengantisipasinya sbb:

1. Jalankan WINISIS dengan klik dua kali icon WISIS pada layar monitor seperti ini :

2. Klik database, klik open maka akan tampil layar sbb:

3. Jika database buku yang akan digunakan, maka harus mencari database buku dengan cara klik colom Drives contoh database buku terdapat pada Drives e:\ folder sip3, sub folder data, sub folder buku. Kemudian pada kolom file name klik dua kali buku.mst maka akan tampil sbb:

4. Klik edit, klik print formats seperti gambar berikut ini :

5. Klik print formats maka akan tampil gambar sbb:

6. Klik New maka akan tampil gambar berikut ini :

7. Klik Ok maka akan tampil gambar sbb:

8. Klik Yes maka akan tampil gambar sbb:

9. Klik Ok maka akan tampil sbb:

10. Klik Ok maka akan tampil gambar sbb:

11. Klik Yes maka akan tampil gambar sbb:

12. Klik Ok maka format kirim sudah disimpan dalam WINISIS

Memperbaiki Format Kirim

Untuk memperbaiki format yang telah dibuat seperti proses diatas, maka format kirim yang telah disediakian diatas harus diedit menggunakan notepad sesuai dengan kebutuhan. Contoh format kirim yang diinginkan hanya terdiri dari : Jumlah Eksemplar, Pengarang, Judul, Penerbit, Tahun Terbit, dan Nomor Panggil, maka harus menggunakan nomor tag 985 (Eksempalr), 100^a (Pengarang), 245 (Judul), 260^b (Penerbit), 260^c (Tahun Terbit)

1. Klik buku.pft , contoh buku.pft berada pada posisi e:\sip3\data\buku

2. Klik dua kali maka akan tampil gambar berikut ini :

3. Klik select the program from a list, klik ok maka akan tampil gambar berikut ini :

4. Klik kotak Always use the selected program to open this kind of file, (kosong dalam kotak Program yang digunakan notepad), klik Ok maka akan tampil layar sebagai berikut :

5. Blok isi kotak , kemudian delet/hapus hingga kosong, ketik seperti berikut ini

V985^a,v985^b,v985^c,’;’,v100^a,’;’,v245^a,’;’,v260^b,’;’,v260^c,’;’,v99^a,v99^b/

6. Kemudian simpan (save)

Langkah berikutnya :

1. Buka program WINISIS seperti berikut ini

2. Klik Database, Klik Print seperti gambar berikut ini

3. Klik output to (tanda panah kebawah) menjadi ASCII File (Windows-ANSI), Klik Pre-defined format (tanda panah) menjadi format KIRIM, Klik Print.

4. Klik Yes maka akan muncul gambar sebagai berikut :

5. Ketik buku.txt, kemudian klik Ok, yang berarti buku.txt disimpan dalam Drives C:\WINISIS\Work

Untuk selanjutnya membuka program excel hasil konversi dari program WINISIS

1. Buka program EXCEL , klik OPEN, klik drives c:, klik work, klik buku.txt, Files of type harus All Files seperti gambar berikut ini :

2. Klik Open maka akan muncul gambar berikut ini :

3. Klik dua kali Delimeted maka akan tampil gambar berikut ini :

4. Dalam pilihan Other ketik ; (titik koma) maka akan muncul gambar berikut ini :

5. Kemudian klik finish maka proses konversi kedalam excel telah selesai. Untuk selanjutnya edit data dalam excel seperti gambar berikut ini.

6. Selamat mencoba

Sri Rahayu

Produksi Bahan Pustaka Elektronik dan Pembinaan Mutu

KATALOGISASI DOKUMEN

Sri Rahayu

1. Pendahuluan

Perpustakaan sebagai pusat  informasi menyajikan koleksi dalam bentuk yang berbeda-beda, baik koleksi tercetak seperti buku, majalah, tesis, disertasi, skripsi, atau koleksi yang bukan tercetak seperti CD-ROM, internet dan lain-lain. Koleksi yang ada di perpustakaan akan sulit dan bahkan tidak dapat ditemukan bila tidak ada sarana temu kembali yang dapat membantu pengguna untuk menemukan koleksi yang ada di perpustakaan. Sarana temu kembali tersebut dinamakan katalog/indeks.

Dalam sistem informasi di perpustakaan,  katalog/indeks merupakan sistem temu balik informasi (information retrieval) yang berfungsi sebagai ingatan (memory), sistem temu balik di perpustakaan merupakan unsur yang sangat penting.  Tanpa sistem temu balik, pengguna akan mengalami kesulitan untuk mengakses sumber informasi yang tersedia di perpustakaan.  Sebaliknya, perpustakaan akan mengalami kesulitan untuk mengkomunikasikan sumberdaya informasi yang tersedia kepada pengguna,  sistem temu-balik yang umum dikenal di perpustakaan ialah  katalog  perpustakaan. (Jonner Hasugian 2003).

Katalog perpustakaan telah mengalami perubahan-perubahan dari masa kemasa.  Perubahan-perubahan ditujukan untuk memberikan kemudahan kepada pengguna perpustakaan dalam temu balik informasi, sesuai dengan perkembangan jaman mulai dari katalog kartu (manual) sampai dengan katalog komputer  terpasang (online computer catalog).

1. Pengertian Katalogisasi

Katalog berasal dari bahasa latin “catalogus” yang berarti daftar barang atau benda yang disusun untuk tujuan tertentu.  Menurut kamus besar bahasa Indonesia (2001)  : katalog merupakan secarik kartu, daftar atau buku yang memuat nama benda atau informasi tertentu yang ingin disampaikan, disusun secara berurutan, teratur dan alfabetis: kartu membantu memudahkan orang mencari buku di perpustakaan; berkas katalog yang dibuat pada slip kertas yang diikat di jilid berkas untuk memungkinkan adanya penyisipan bahan baru yang tepat susunannya.  Katalog juga merupakan gambaran dari fisik sebuah dokumen.

Sedangkan menurut ilmu perpustakaan, katalog berarti daftar berbagai jenis koleksi perpustakaan yang disusun menurut sistem tertentu.  Katalog perpustakaan adalah daftar semua bahan pustaka (buku, majalah,  kartografi, kaset, keping CD dan lain-lain) yang ada di perpustakaan.  Dengan melengkapi semua cantuman bibliografis sesuai dengan sistem yang telah ditentukan pada katalog untuk semua jenis bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan, diharapkan pengguna maupun petugas perpustakaan mampu menemukan kembali bahan pustaka yang diperlukan dengan cepat dan tepat.

1. Tujuan Katalog

Tujuan katalog perpustakaan pertama kali dikemukakan Cutter dalam Joner Hasugian :

1. To enable a person to find a book about which one of the following is known: the author, the title, the subject. (memungkinkan seseorang menemukan sebuah buku yang diketahui berdasarkan : pengarangnya, judulnya, subjeknya)
2. To show what the library has by a given author, on a given subject, in a given kind of literature. (menunjukkan buku yang dimiliki perpustakaan : oleh pengarang, berdasarkan subjek tertentu, jenis literatur tertentu)
3. To assist in the choice of a book, as to its edition, as to its character literacy or topical. (membantu dalam pemilihan buku : berdasarkan edisinya atau berdasarkan karakternya (bentuk sastra atau topik).

1. Fungsi Katalog

Fungsi katalog bagi perpustakaan antara lain :

1. Sebagai hasil pencatatan/daftar inventaris dari koleksi yang ada di perpustakaan.

2. Alat untuk mempermudah temu kembali informasi bahan pustaka yang dicari.

3. Sebagai alat bantu di dalam memilih bahan pustaka dalam hal yang berkaitan dengan edisinya, kepengarangannya dan sebagainya.

4. Menyusun nama pengarang sedemikian rupa sehingga karya seseorang dengan berbagai judul yang berbeda dapat diletakan secara berdekatan.

5. Mencatat nomor panggil (call number) untuk menunjukkan di mana bahan pustaka itu berada/ tersimpan pada rak /file.

1. Bentuk Katalog

Bentuk katalog yang digunakan di perpustakaan mengalami  perubahan-perubahan atau perkembangan-perkembangan dari masa kemasa.  Perkembangan ketalog terlihat dari bentuk fisiknya yang dapat dikelompokkan :

1. Katalog berbentuk buku (book catalog)
2. Katalog Kartu (card catalog)
3. Katalog berbentuk mikro (microform catalog)
4. Katalog komputer terpasang (online computer catalog) (Taylor 1992, 8).

Katalog berbentuk buku, katalog tersebut sering juga disebut katalog tercetak (printed catalog).  Keuntungan dari katalog berbentuk buku adalah dapat dicetak sesuai dengan kebutuhan, dapat diletakkan pada berbagai tempat, dan mudah disebarluaskan ke perpustakaan lain.  Entri pada katalog berbentuk buku dapat ditemukan dengan cepat, mudah menyimpannya, mudah menanganinya, bentuknya ringkas dan rapi.

Kelemahan dari katalog/indeks berbentuk buku adalah  cepat usang atau ketinggalan jaman.  Hal itu terjadi karena setiap kali perpustakaan memperoleh buku baru, berarti katalog sebelumnya harus diperbaharui kembali, atau setidak-tidaknya membuat suplemen.  Dengan demikian, katalog berbentuk buku ini tidak luwes.  Biaya pembuatan berbentuk buku cenderung lebih mahal, karena bentuk dan jumlah cantumannya sering berubah, katalog berbentuk buku cenderung ditinggalkan oleh perpustakaan dan beralih ke katalog kartu.

Bentuk katalog kartu masih banyak digunakan di perpustakaan hingga saat ini.  Keuntungan dari katalog kartu ialah bersifat praktis, sehingga setiap kali penambahan buku baru di perpustakaan tidak akan menimbulkan masalah, karena entri baru dapat disisipkan pada jajaran kartu yang ada.

Penggunaan katalog kartu tidak dipengaruhi faktor luar, misalnya terputusnya aliran listrik, dan kemungkinan rusak sangat kecil terkecuali jika perpustakaan terbakar.  Kelemahannya ialah satu laci katalog hanya menyimpan satu jenis entri saja, sehingga pengguna sering harus antri menggunakannya jika berada pada jumlah yang besar, karena harus memilah-milah jajaran kartu sesuai urutan indeksnya.

Katalog berbentuk kartu  telah lama digunakan di perpustakaan, katalog tersebut disimpan pada laci-laci katalog, katalog tersebut terbagi dengan berbagai susunan yang digolongkan dalam 3 bagian yaitu :

1. Katalog susunan menurut kamus.

Yaitu katalog yang disusun berdasarkan urutan abjad dari nama pengarang, subjek dan judul dalam satu urutan secara alfabetis.

2. Katalog terbagi atau susunan terpisah.

Yaitu katalog yang sebelumnya dibagi berdasarkan : Subjek, Pengarang, dan Judul.  Masing-masing kelompok kemudian disusun berdasarkan abjad (secara alfabetis).

3. Katalog berkelas atau susunan menurut nomor klasifikasi yaitu katalog subjek yang disusun menurut suatu urutan nomor klasifikasi.

Katalog bentuk mikro atau computer output microform (COM).  COM dibuat pada salah satu bentuk mikrofilm atau mikrofis.  Katalog mikro lebih murah dibanding dengan katalog berbentuk buku dan terbukti bahwa biaya pemeliharaannya lebih murah dari pada katalog kartu.  Bentuknya ringkas dan mudah menyimpannya.

Katalog komputer terpasang (online computer catalog) sering disebut dengan Online Public Access Catalogue (OPAC), yaitu bentuk katalog terbaru yang telah digunakan pada sejumlah perpustakaan tertentu. OPAC  menjadi pilihan bentuk katalog yang digunakan diberbagai perpustakaan.  Dari berbagai bentuk fisik katalog yang telah digunakan di perpustakaan, OPAC dianggap paling luwes (flexible) dan paling mutakhir (Taylor 1992).  Program aplikasi yang digunakan di perpustakaan, seperti CDS/ISIS, Inmagic, VTLS, Dynix, Tinlib, dan lain-lain.

Katalog OPAC mempunyai banyak keuntungan, diantaranya adalah :

1. Penelusuran informasi dapat dilakukan dengan cepat dan tepat.
2. Penelusuran dapat dilakukan secara bersama-sama tanpa saling menunggu
3. Penelusuran dapat dilakukan dengan menggunakan berbagai pendekatan sekaligus, misalnya melalui judul, pengarang, subjek, tahun terbit, penerbit dan sebagainya, yaitu dengan memanfaatkan penelusuran Boolean logic.
4. Rekaman bibliografi yang dimasukkan ke dalam entri katalog tidak terbatas
5. Penelusuran dilakukan dari beberapa tempat tanpa harus mengunjungi perpustakaan, yaitu dengan menggunakan jaringan LAN (Local Area Network) atau WAN (Wide Are Network).

F. Deskripsi Bibliografis

Kegiatan deskripsi bibliografis adalah kegiatan yang mencatat data-data dari suatu bahan pustaka mulai dari judul, pengarang, tempat terbit, penerbit, deskripsi fisik hingga nomor standar bahan pustaka.  Pencatatan disesuaikan dengan ISBD (International Standard Bibliographic Description) dengan susunan entri-entri katalog berdasarkan AACR2 (Anglo American Cataloguing Rules ed. Rev. 2).

Dekripsi menurut International Standard Bibliographic Description (ISBD) membahas karakteristik bibliografi berdasarkan ciri fisik bahan pustaka yang sedang diolah, diantaranya adalah :

1. ISBD (M) untuk bahan buku (Monograf)
2. ISBD (S) untuk terbitan berseri (Serials)
3. 3. ISBD (CM) untuk bahan kartografis (Cartographic Materials)
4. ISBD (NBM) untuk bahan nonbuku (Non Book Material)

Menurut ISBD tersebut bahan pustaka yang akan diolah disusun ke dalam  daerah (area), yang tiap daerah terdiri dari beberapa unsur.  Daerah-daerah dan unsur-unsur dipisahkan oleh tanda baca.  Setiap daerah, kecuali pada daerah pertama, di awali dengan titik, spasi, garis, spasi “. — “

Daerah atau area tersebut yang sering digunakan  terdiri dari :

1. Daerah judul dan pernyataan tanggung jawab terdiri dari :

a. Judul dideskripsikan sesuai dengan data yang tertera pada halaman judul. Judul harus ditulis apa adanya dan dapat dibedakan, seperti :  judul sebenarnya; judul paralel, yaitu judul sebenarnya dalam bahasa lain dan; judul lain atau anak judul, yaitu judul tambahan atau keterangan lebih lengkap dari judul.

b.  Pernyataan tanggung jawab

Pernyataan tanggung jawab, penentuan penanggung jawab karya atau tulisan misalnya : Pengantar matematika / oleh Andi Hakim Nasution. Karya atau tulisan itu merupakan karya pengarang Andi Hakim Nasution.

1. Daerah edisi

Daerah edisi memberikan pernyataan tentang edisi, misalnya edisi pertama, edisi kedua, edisi revisi dan sebagainya, pengolahannya sebagai berikut :

1. First edition, harus ditulis 1^st ed.
2. Second edition, harus ditulis 2^nd ed.
3. Third edition, harus ditulis 3^rd ed.
4. Four edition, harus ditulis 4^th ed.  Untuk edisi lebih dari 3 ditambah “th”
5. Edisi pertama, ditulis Ed. 1

Di daerah ini juga dapat dicantumkan cetakan dokumen tersebut misalnya, Ed.1., cet. 2

1. Daerah tempat terbit, penerbit, dan tahun terbit

Daerah penerbitan (Impresum) menunjukkan dimana dokumen itu diterbitkan, siapa yang menerbitkan, dan tahun berapa dokumen itu diterbitkan, sebagai contoh : Bogor : IPB Press, 2006

Jakarta : Gramedia, 2005

Bandung : Alummni, 2006

Nama perusahaan seperti (PT, CV, CO.FA) tidak dicantumkan kecuali khusus press untuk perguruan tinggi ditulis apa adanya.  Jika tempat terbit, penerbit, dan tahun terbit tidak ditemukan dalam dokumen, maka gunakan istilah [s.l.] singkatan dari sine loco, untuk tempat terbit yang tidak diketahui ; [s.n.] singkatan dari sine nominee, untuk nama penerbit yang tidak diketahui ; [s.a.] singkatan dari sine anno untuk tahun terbit yang tidak diketahui, dapat juga digunakan :

[2000?] —– Tahun terbit ragu-ragu apakah 2000

[200-] ——   Tahun terbit antara 2000-2010

[200-?] —–  Tahun terbit ragu-ragu 2000-2010

1. Daerah deskripsi fisik

Daerah deskripsi fisik sering disebut  kolasi, daerah ini berisi data-data fisik sebuah dokumen seperti : jumlah halaman angka romawi dan jumlah halaman angka arab, ada gambar atau foto/grafik serta ukuran atau tinggi serta ditambah bahan penyerta dokumen.

Contoh penulisan : xx, 234 hlm. : il. 30 cm. + CD (lampiran)

1. Daerah seri

Judul seri ditulis sesuai dengan apa yang tercantum di dalam sumber informasi utama.  Bila terdapat nomor seri sertakan nomor seri tersebut dengan menggunakan tanda titik koma (;).  Contoh : 14 hlm.:il.; 21 cm.- (seri fauna ; no.3)

1. Daerah catatan

Daerah catatan adalah untuk mencatat informasi yang dianggap penting untuk diketahui oleh pemakai dan petugas perpustakaan dan tidak dapat dimasukkan 1 – 5.

1. Daerah ISBN

Daerah ISBN (International Standard Book Number)  merupakan suatu nomor atau kode khusus atau identitas suatu buku yang bersifat International. Contoh penulisan ISBN 979-345-217-3

G. Pengindeksan

Padanan istilah pengindeksan yang biasa digunakan dikalangan perpustakaan adalah pengatalogan sebagai proses penyusunan catalog yang juga sering disebut indeks (Wynar dalam Lk. Somadikarta 1998, 7), yaitu petunjuk atau kunci koleksi perpustakaan.  Pengindeksan lebih luas cakupannya, karena tidak terbatas pada penyusunan catalog, tetapi juga meliputi penyusunan sarana temu kembali lainnya.

Peraturan yang digunakan dalam pengindekasan/pengatalogan adalah menggunakan (The Anglo American Cataloging Rules) atau AACR.  Pengideksan meliputi dua kegiatan yaitu pengideksan deskriptif dan pengindeksan subjek,

a. Pengindeksan/pengatalogan deskriptif

Pengideksan/ pengatalogan deskriptif merekam data bibliografi, terutama yang diperoleh dari fisik dokumen, antara lain pengarang, judul, tempat dan tahun terbit, jumlah halaman.  Deskripsi bibliografi yang dihasilkan dapat memberikan sajian ringkas untuk membedakan satu dokumen dari dokumen lain.

Dalam pengatalogan deskriptif juga ditentukan tajuk entri sebagai titik akses (access point) untuk dapat mendekati segi bibliografis dari dokumen terkait.  Nama pengarang pada umumnya ditentukan sebagai tajuk entri utama, yaitu tajuk pada entri utama sebagai titik akses pengarang, maka dengan adanya titik akses pengarang memungkinkan pengguna untuk  :

1. menentukan dokumen tertentu yang diketahui pengarangnya
2. mengetahui karya-karya dari pengarang tertentu, yang terdapat dalam koleksi perpustakaan

Selain dari pengarang pengguna juga dapat menemukan dokumen sebagai titik akses melalui judul, subjek dan lain-lain.

b. Pengideksan subjek

Deskripsi bibliografi harus dilengkapi dengan deskripsi indeks untuk memperoleh cantuman bibliografi yang lengkap sebagai sajian ringkas dari dokumen terkait.  Deskripsi indeks merupakan titik akses subjek untuk mendekati segi intelektual.

Dalam peraktek pengindeksan subjek meliputi klasifikasi dan tajuk subjek.  Klasifikasi adalah kegiatan pengindeksan sunjek yang dihasilkan nomor klas atau notasi sebagai dekripsi indekas.  Sedangkan tajuk subjek adalan deskripsi indeks yang dihasilkan dalam pengindeksan subjek yang lebih umum dikenal sebagai pengatalogan subjek.

Nomor kelas atau notasi digunakan sebagai titik akses subjek dalam catalog subjek berkelas.  Selain itu, nomor kelas dapat juga digunakan untuk menyusun bahan perpustakaan dalam penempatan relatif.  Sedangkan tajuk subjek hanya dapat di gunakan sebagai titik akses subjek dalam catalog subjek berabjad.

Titik akses subjek dalam catalog dan susunan koleksi bertujuan untuk:

1. menunjukkan subjek-subjek tertentu yang ada dalam kolesi perpustakaan
2. menunjukkan kaitan yang ada diantara subjek-subjek yang ada dalam koleksi perpustakaan.

H. Format  MARC (Machine Readable Catalogue)

Dalam perkembangannya format MARC muncul di berbagai Negara seperti : USMARC, UKMARC, MALMARC, INDOMARC, FGDC dan lain-lain.  Prinsip MARC tetap sama yaitu sebuah format komunikasi berdasarkan Intertational Standard Organization ISO 2709.  Di Indonesia MARC (INDOMARC) dikembangkan oleh Perpustakaan Nasional Indonesia untuk kepentingan automasi pengatalogan bahan pustaka di Indonesia

Format MARC terdiri dari dua bagian yaitu : 1. memberikan informasi tentang deskripsi data bibliografis, 2. memberikan informasi tentang bagian yang menyimpan data bibliografis.  Data disimpan pada ruas data, dan setiap ruas diawali denga tag atau tengara yang terdiri dari tiga angka dengan interval 000 – 999 (Rowley dalam Joner Hasugian).  Contoh format INDOMARC untuk pembuatan pangkalan data catalog :

020           ISBN

035           No. Kendali Setempat

041           Kode Bahasa

080           No. Panggil UDC

082           No. Panggil DDC

099           No. Panggil Setempat

100           Entri Utama Nama Orang

110           Entri Utama Nama Badan Korporasi

111           Entri Utama Nama Pertemuan

245           Judul

250           Edisi

260           Penerbit dan Distrbusi

300           Deskripsi Fisik

440           Seri

500           Catatan Umum

650           Entri Tambahan Subyek

695           Kata Kunci

700           Entri Tambahan Nama Orang

710           Entri Tambahan Badan Korporasi

711           Entri Tambahan Nama Pertemuan

850           Badan Pemilik

985           Jumlah Eksemplar

999           Nomor Identitas (registrasi)

Tujuan penggunaan format MARC pada pengatalogan yang terautomasi adalah untuk membangun pangkalan data bibliografi koleksi perpustakaan, sedangkan tujuan pembentukan pangkalan data koleksi adalah untuk menghasilkan katalog terpasang atau OPAC, yang dapat diakses pengguna dari terminal computer yang tersedia

Contoh Katalog Buku :

Keterangan :

a. Nomor panggil (call number)

b. Judul dan Pengarang

c. Pernyataan Edisi

d. Penerbit (Impresum)

e. Deskripsi fisik (kolasi)

f. Jejakan

Contoh Katalog  Peta :

Keterangan :

1. Judul
2. Pernyataan Jenis Bahan Umum
3. Kepengarangan
4. Ukuran skala
5. Impresum (penerbitan dan distribusi)
6. Kolasi (deskripsi fisik)
7. Catatan

Contoh Katalog  Atlas :

Keterangan :

1. Judul
2. Pernyataan Jenis Bahan Umum
3. Anak Judul
4. Ukuran skala
5. Impresum (penerbitan dan distribusi)
6. Kolasi (deskripsi fisik)
7. Catatan

Contoh Katalog Foto :

Keterangan :

a. Judul foto

b. Penerbit (Impresum)

c. Tajuk subyek

d. Nomor rol foto dan nomor album

Contoh Katalog CD :

Keterangan :

1. Nomor panggil (call number)
2. Judul dan pengarang
3. Impresum (penerbitan dan distribusi)

Daftar Pustaka :

1. Fathmi. 2004. Katalogisasi : Bahan ajar diklat calon pustakawan

tingkat ahli. Jakarta : Perpustakaan Nasional RI.

2. Hasugian, Jonner .2003. Katalog perpustakaan dari catalog manual sampai catalog online (OPAC)

3. National Geographic. The world political maps. Washington DC :

National Geographic.

4. Perpustakaan Nasional RI. 1999. Katalog album foto koleksi

Perpustakaan Nasional RI. Jakarta : Perpustakaan Nasional.

5. _____________________  1994. Daftar karya cetak dan karya rekam.

Jakarta : Perpustakaan Nasional.

6. Somadikarta, LK. 1998. Titik akses dalam organisasi informasi di

perpustakaan. Jakarta : Fakultas Sastra Universitas Indonesia.

7. Sutrisno. 1985. Katalog peta koleksi Perpustakaan Nasional : Jawa, Sumatera dan Kalimantan. Jakarta : Perpustakaan Nasional.

MEMBUAT DATABASE PADA WINISIS

Disampaikan Pada Pelatihan Perpustakaan

Di Perpustakaan IPB

Sri Rahayu

Perancangan Database

1. Sebelum membuat database baru dengan WINISIS rancang terlebih dahulu struktur database, misalnya nama database LATIH pemberian nama databe tidak boleh lebih dari 6 karakter.

1. Nama database  LATIH misalnya terdiri dari nomor TAG seperti  999 Untuk registrasi, 100 untuk Entri Utama Pengarang, 245 untuk Judul, 260 untuk Penerbitan dan Ditribusi, 300 untuk Deskripsi Fisik.
2. Unsur data lengkapnya seperti tabel dibawah ini.

Keterangan : Nomor Registrasi buku dengan nomor TAG 999, bertipe  ALPHANUMERIC (bisa huruf dan bisa angka), berulakan (datanya bisa berulang-ulang)  dan bersubruas a. Entri Utama Pengarang dengan nomor TAG 100, bertipe ALPHANUMERIC (bisa huruf dan bisa angka), tidak berulangkan (datanya tidak berulang-ulang) dan bersubruas a.  J u  d u l dengan nomor TAG 245, bertipe ALPHANUMERIC (bisa huruf bisa angka), tidak berulangkan (datanya tidak berulang-ulang) dan bersubruas a, b dan c (masing-masing untuk a=judul utama, b=anak judul dan c=kepengarangan atau daerah penanggung jawab).  Penerbit dan Distribusi dengan nomor TAG 260, bertipe ALPHANUMERIC (bisa huruf dan bisa angka), tidak berulang (datanya tidak berulang-ulang) dan bersubruas a, b dan c (masing-masing untuk a=kota terbit, b=nama penerbit dan c=tahun terbit.  Deskripsi Fisik dengan nomor TAG 300, bertipe ALPHANUMERIC (bisa huruf dan bisa angka), tidak berulang (datanya tidak berulang-ulang) dan bersubruas a, b, c dan d (masing-masing untuk a= untuk halaman buku, halaman romawi dan halaman latin, b=ilustrasi, c=tinggi buku, d= penyerta seperti disertai CD, Peta dan lain-lain).

Tahap pembuatan struktur database :

1. Klik ikon WINISIS dua kali maka akan muncul layar seperti berikut ini.(1)

1. Arahkan kursor ke ikon lampu bohlam kuning kemudian di klik maka akan muncul layar dengan tulisan : Data Base Definition-New Data Base Name : UNTITLED.

1. Berinama database dengan LATIH.  Pemberian nama database maksimum 6 karakter, misalnya C:\WINISIS\DATA\LATIH\LATIH.  Setelah diisi, klik OK.  Ini berarti data LATIH yang akan dibuat terdapat pada folder C:\WINISIS\DATA\LATIH\LATIH. (2)

1. Layar pembuatan database (3)

1. Isikan Tag (tengara), Nama ruas, Tipe karakter, Pola subfield, kemudian klik ADD. Pengisian ini sesuaikan dengan tabel diatas, setiap pengisian Tag (tengara), Nama ruas, Tipe karakter, Pola subfiel harus selalu diakhiri dengan ADD.  Setelah itu klik panah yang berwarna hijau ke arah kanan.
2. Selanjutnya akan muncul menu untuk membuat worksheet seperti berikut ini. (4)

1. Klik tanda panah hitam kekanan atau klik tanda panah hitam kembar yang akan memindahkan  semua ruas sekaligus.
2. Selanjutnya akan muncul layar dengan pertanyaan mau dibantu dalam pembuatan format tampilan? Tekan OK. Maka akan muncul layar bantu membuat format tampilan seperti berikut. (5)

1. Disini klik dahulu pilihan kedua (CDS/ISIS DOS Compatible Format).  Jika tanda bulat sudah pindah ke pilihan kedua klik OK.

10.  Akan muncul layar seperti berikut ini.  Kemudian klik panah hijau ke kanan. (6)

11.  Bantuan untuk membuat indeks, klik OK hingga muncul tampilan berikut ini. (7)

12.  Kemudian akan muncul layar pilihan ruas yang akan diindeks.  Klik panah hitam pada kotak Tag/Name, klik Technique:0-By LINE atau 4-By WORD.  0-By LINE yang berarti teknik pengindeksan semua ruas, 4-By WORD yang berarti teknik pengindeksan kata perkata. (8)

13.  Klik TERMINATE. Ini berarti proses pembuatan database WINISIS dengan nama LATIH selesai dan akan muncul informasi pembuatan database sudah selesai klik YES.

14.  Tampilan database LATIH telah siap untuk diisi data. (9)

Ringkasan Langkah Demi Langkah Membuat Database

A. Perancangan Data Base

B. Tahap-tahapan membuat struktur database:

1. Klik ikon WINISIS
2. Klik ikon bohlam (lampu) kuning
3. Ketik pada kotak bertuliskan UNTITLED, dengan ketikan C:\WINISIS\DATA\LATIH\LATIH
4. Klik OK
5. Klik YES
6. Isikan data pada tabel diatas kedalam formulir isian sampai selesai, setiap selesai mengetik satu baris klik ADD.
7. Klik panah ke kanan warna hijau
8. Klik tanda panah hitam ke kanan sampai selesai semua tecopy ke kanan
9. Klik panah ke kanan warna hijau

10.  Klik YES

11.  Pilih format cetak (klik pada bagian kedua (bulatan hitam)) klik OK

12.  Klik panah warna hijau mengarah ke kanan

13.  Klik YES untuk bantuan pembuatan kamus istilah (indeks)

14.  Klik kotak yang diideks (untuk saat ini klik semua saja)

15.  Ubah pilihan indeks dari 0-by line menjadi 4- by word

16.  Klik OK

17.  Klik Terminate

18.  Klik YES

19.  Database selesai!

20.  Langsung bisa di buka melalui layar membuka database

21.  Klik COBAR.PAR lalu Klik OK

22.  Database COBA kini terbuka untuk pengisian data

PANDUAN EKSPORT IMPORT DATA /DOKUMEN PADA WINISIS

PELATIHAN WINISIS DAN SIPISIS PERPUSTAKAAN IPB

SRI RAHAYU

I. Pendahuluan

Eksport import data pada WINISIS ini digunakan untuk pengambilan data dan pemindahan data, proses ekspor import ini juga bisa dikatakan sebagai proses pengcopian data dari suatu tempat (sumber) ketempat tujuan (target). Sebagai contoh disuatu perpustakaan yang tidak menggunakan jaringan dan terdapat beberapa computer, kemudian disetiap computer terdapat database, maka data yang ada disetiap computer harus dipindahkan atau diambil dengan menggunakan proses eksport import ini.

II. Proses Eksport Data

Eksport data winisis memerlukan ketelitian agar hasil yang didapat menjadi maksimal. Proses Eksport import sebagai berikut :

1. Sorot icon Winisis yang terdapat dilayar computer kemudian klik duakali maka akan muncul layar seperti berikut ini :

2. Kemudian Klik database, klik open maka akan muncul data sebagai berikut

3. Klik 2 kali buku.mst yang berada di bawah file name disebelah kiri maka akan muncul layer sebagai berikut :

4. Kemudian klik database, klik lagi eksport seperti pada layar berikut ini:

5. Pada layar berikut merupakan layanan untuk penyimpanan data yang telah diekport atau dicopi layanan ini disediakan oleh program WINISIS pada Folder F:\WINISIS\WORK. Juka kita tidak setuju bisa dipindah folder menurut selera. *.ISO harus diganti dengan nama file Contoh BUKU.ISO

6. Pada layer berikut akan muncul

a. Name of output iso file adalah nama file yang akan dieksportkan

b. Field separator harus diisi dengan # (pagar)

c. Record separator harus diisi dengan ~ (tilde)

d. From mfn data ini akan dieksport mulai dari berapa ? 1, 2, 3, 100,

e. To mfn sampai berapa ?

7. Klik Ok maka akan muncul layer sebagai berikut

8. Klik Completed maka proses eksport telah berhasil di jalankan

9. Untuk melihat hasil dari export bisa dilihat dengan menggunkan explorer seperti contoh berikut ini

III. Proses Import Data

Proses import data adalah proses penggabungan satu data dengan data lain, dalam proses ini diperlukan ketelitian dari operator. Contoh ini adalah seorang operator telah memiliki database sebanyak 53 record :

1. Buka database sumber seperti layar berikut ini

2. Klik Database, klik Import, klik 2 kali work seperti pada layar berikut ini

3. Penentuan proses import ini ada hubungannya dengan proses Export yang telah dilakukan. Pada proses import data yang diambil adalah buku.iso yang disimpan pada folder F:\WINISIs\WORK

4. Klik 2 kali buku.iso maka akan muncul layar sebagai berikut :

Pada proses penggabungan ini harus diperhatikan perintah options seperti layar diatas Merge adalah proses penggabungan, Load adalah proses timpa, dan Update adalah perbaruan database

5. Klik Ok maka akan muncul layar sebagai berikut

6. Klik Completed maka akan muncul layar sebagai berikut

Tampilan layar diatas telah menunjukkan proses penggabungan database buku yang semula 53 kini telah bertambah menjadi 153 record