Bahasa format  dapat digunakan untuk membuat rumus format tampilan, rumus format tampilan bisa berupa tampilan katalog atau tampilan bibliografi, hal tersebut  berguna untuk tampilan layar maupun cetakan, format tampilan ini sangat diperlukan dalam melakukan kegiatan konversi data, sehingga hasilnya dapat  dicetak dalam bentuk katalog, bibliografi, daftar tambahan buku,  dan lainnya yang ditentukan melalui rumus format tampilan tersebut. Format tampilan WINISIS yang  dikonversi ke bentuk excel maupun ke bentuk MS Word, harus diawali dengan langkah-langkah membuat format tampilan terlebih  dahulu, ikuti uraian langkah-langkah berikut ini.   KLIK DISINI

A. Pendahuluan

Perpustakaan sebagai pusat informasi menyajikan koleksi dalam bentuk yang berbeda-beda, baik koleksi tercetak seperti buku, majalah, tesis, disertasi, skripsi, atau koleksi yang bukan tercetak seperti CD-ROM, itu bisa disebut sebagai bahan perpustakaan, sebelum masuk kedalam proses pemasukan data, bahan perpustakaan telebih dahulu di verifikasi untuk menghidari pemasukan data ganda.

A. Pendahuluan

Perpustakaan sebagai pusat informasi menyajikan koleksi dalam bentuk yang berbeda-beda, baik koleksi tercetak seperti buku, majalah, tesis, disertasi, skripsi, atau koleksi yang bukan tercetak seperti CD-ROM, itu bisa disebut sebagai bahan perpustakaan, sebelum masuk kedalam proses pemasukan data, bahan perpustakaan telebih dahulu di verifikasi untuk menghidari pemasukan data ganda. Klik disin

Keanggotaan Perpustakaan IPB terdiri dari anggota biasa dan anggota luar biasa, yang termasuk dalam anggota biasa adalah mahasiswa, staf pengajar, dan staf administrasi (civitas akademika Institut Pertanian Bogor), sedangkan untuk katagori anggota luar biasa adalah meliputi : mahasiswa, peneliti, pegawai, pengusaha dan masyarakat umum.
Kelompok anggota perpustakaan Institut Pertanian Bogor meliputi: mahasiswa Fakultas Pertanian (A), Fakultas Kedokteran Hewan (B), Fakultas Perikanan (C), Fakultas Peternakan (D), Fakultas Kehutanan (E), Fakultas Teknologi Pertanian (F), Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam (G), Fakultas Ekonomi dan Manajemen (H), Fakultas Ekologi Manusia (I), Fakultas Pascasarjana (PPs), Staf Administrasi, Staf Pengajar (SP), Diploma, Tingkat Persiapan Bersama (TPB). klik disini

Pendahuluan

Buku-buku yang dipinjamkan kepada pengguna selalu ada yang mengalami keterlambatan pengembalian, hal ini sering terjadi pada setiap perpustakaan. Perpustakaan harus secara aktif menginformasikan data keterlambatan serta langsung menginformasikannya kepada anggota perpustakaan. Berikut ini panduan bagaiimana mencari data keterlambatan.  klik disini

Acara Sarasehan yang diadakan oleh Perpustakaan Nasional pada hari Kamis Tanggal 29 Agustus 2013 bertempat di hotel Balairung Jakarta.  Tujuan sarasehan guna meningkatkan minat tulis karya ilmiah di kalangan pustakawan Perpustakaan Nasional, dalam acara tersebut menampilkan para juara pemenang lomba penulisan karya ilmiah tingkat Pustakawan Tahun 2011.

diantaranya :

Juara 1. Dra. Kalarensi Naibaho, M. Hum.  Perpustakaan UI dengan Judul : Analisis Urgensi Sertifikasi Pustakawan di Perguruan Tinggi : studi kasus di Universitas Indonesia

Juara 2. Ir Khayatun.  Pepustakaan IPB, dan Akhmad Syaikhu HS, S.Sos. Pustaka dengan Judul : Kajian Tentang Peluang dan Tantangan Program Sertifikasi Pustakawan di Indonesia

Juara 3. Ir. Rochani Nani Rahayu, M.Si, Drs. Tupan, Wahid Nashihuddin, SIP.  PDII LIPI.  dengan Judul : Persepsi Kepala Perpustakaan dan Pustakawan di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah terhadap Sertifikasi Profesi Pustakan

Menurut ibu Laksmi dari Universitas Indonesia.  Pustakawan yunior maupun senior dituntut untuk memiliki kemampuan menulis, khususnya menulis karya ilmiah.  Meskipun pustakawan sibuk dengan rutinitas sehari-hari, yang sering menyita waktu tenaga, dan pikiran, sebaiknya membuat komitmen untuk menyisihkan waktu untuk menulis.  Sementara itu, pihak manajemen sebaiknya juga terus memberikan dorongan, pustakawan memperoleh kesempatan untuk membuat karya tulis.  Lembaga dapat menyediakan dana setiap tahunnya untuk penelitian, menciptakan jurnal sebagai sarana publikasi, memberikan insentif bagi penulisnya, dan menyediakan pelatihan menulis,  Sinergi antara pustakawan dan pihak manajemen dalam produksi karya tulis ini merupakan investasi pengembangan SDM yang tak ternilai bagi kemajuan informasi.

Kabar gembira bagi Pustakawan.  Sehubungan dengan adanya keputusan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Republik Indonesia Nomor 83 Tahun 2012 tentang Penetapan Rancangan Kerja Nasional Indonesia Sektor Jasa Kemasyarakatan, Hiburan dan Perorangan Lainnya Bidang Perpustakaan menjadi Standar Kompetisi Kerja Nasional Indonesia.

Telah disusun Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia (SKKNI), SKKNI akan menjadi salah satu pedoman utama bagi pengelola Lembaga Sertifikasi Profesi (LSP) Pustakawan dalam menyelenggarakan uji kompetensi pustakawan.  SKKNI Bidang Perpustakaan dapat berguna sesuai dengan tujuan penetapan, dapat memajukan dan mengembangkan karir serta profesional Pustakawan Indonesia menurut Kepala Perpustakaan Nasional RI.

Unit-unit Kompetensi meliputi :

1.  Kelompok Unit Kompetensi Umum

2. Kelompok Unit Kompetensi Inti

3. Kelompok Unit Kompetensi  Khusus.   Untuk teks lengkap bisa dibaca

klik disini

PENDAHULUAN
1.    Latar Belakang
Sub Bidang Layanan Sirkulasi merupakan bagian dari ujung tombak layanan Perpustakaan, untuk itu Sub Bidang Sirkulasi harus mempunyai tata kerja teknis yang harus senantiasa dicatat dan dilaporkan dari setiap kegiatannya, secara otomatis.  Untuk saat ini otomasi Perpustakaan IPB masih  menggunakan program SIPISIS for Windows versi 3.1.  Untuk otomasi layanan pencatatannya meliputi : pencatatan pengunjung, pencatatan peminjam, pencatatan buku dipinjam, pencatatan buku dikembalikan, pencatatan anggota Perpustakaan dan lain-lain.
Sebelumnya laporan tengah tahunan dilaporkan ke Perpustakaan hanya data  pengunjung dan peminjam Perpustakaan, untuk kali ini sub bidang layanan sirkulasi akan menyajikan laporan kegiatan  pekerjaan setiap hari dilakukan, laporan kegiatan ini tertuang dalam data statistik layanan setiap bulan.
2.    Tujuan
Dokumen laporan tengah tahunan 2013 ini bertujuan sebagai bahan evaluasi diri bagi sub bidang layanan sirkulasi dan sebagai bentuk pertanggungjawaban.
3.    Hasil yang diharapkan
Laporan tengah tahunan 2013 ini diharapkan memberi masukan dan inspirasi bagi sub bidang layanan Perpustakaan di tahun-tahun berikutnya, dan menjadi gambaran kegiatan yang telah dilakukan oleh sub bidang layanan sirkulasi.  Dengan demikian dapat dilakukan eveluasi terhadap kelembah-kelemahan yang telah dilakukan serta kemungkinan perbaikan dan pengembangan dimasa mendatang.      tengah tahunan sirkulasi

Setiap Tahun IPB mengadakan pemilihan tenaga kependidikan berprestasi dari berbagai katagori diantaranya :

1. Administrasi Umum
2. Tenaga Administrasi Akademik
3. Pranata Laboratorium
4. Pustakawan
5. Pengelola Keuangan
6. Satpam
7. Arsiparis

Berikut hasil seleksi pemilihan tenaga kependidikan berprestasi tingkat Institut Pertanian Bogor Tahun 2012
Kategori Administrasi Umum

Peringkat I         Farih Evita Ekasari, SP.
Peringkat II       Ina Rachdiani, S.TP.
Peringkat III      Siti Robah

Kategori Adiminstrasi Akademik

Peringkat I        Suratni
Peringkat II      Gigih Budiarto, S. IP
Peringkat III    Rudi Irawan

Kategori Pranata Laboratorium

Peringkat I              Adha Sari, SP
Peringkat II            Sri Ratih Deswati, S. Pi
Peringkat III          Dicky Zazuli Sumarno

Kategori Pustakawan

Peringkat I               Sri Rahayu, S.Sos
Peringkat II             Irma Elvina, S. Sos, M.P.
Peringkat III           Azizah, S,Sos

Kategori Pengelola Keuangan

Peringkat I              Darsono, SE
Peringkat II            D. Syahrul Anwar, SE
Peringkat III          Warsino

Kategori Satpam

Peringkat I              Tatang Sumarna
Peringkat II            Santo
Peringkat III         Yusuf Maulana

Kategori Arsiparis

Peringkat I             Dian Hartatiati
Peringkat II           Sri Handini Suprihati
Peringkat III         Miniarsih

Setiap tahun staf pengolahan data perpustakaan selalu diminta data jumlah eksemplar buku yang dimiliki suatu perpustakaan. Sebenarnya pertanyaan itu mudah  untuk dijawab akan tetapi jika pengerjaannya secara manual akan menjadi sulit bahkan harus memerlukan waktu untuk menghitungnya.  Untuk itu ada cara mudah menghitung jumlah eksemplar  buku yang dimiliki perpustakaan.

Didalam struktur database winisis untuk jumlah eksemplar terdapat pada Tag (tengara) 999, pastikan tag (tengara) ini selalu terisi dengan jumlah eksemplar. Tag ini yang akan dipakai dalam penjumlahan, jika tag ini tidak terisi maka untuk menjumlah eksemplar akan sangat sulit.  Didalam database winisis tag (tengara) 999 inipun biasanya dipakai sebagai nomor induk yang nantinya juga dijadikan nomor barcode, nomor barcode ini ada hubungannya  peminjaman buku perpustakaan. Beriku ini adalah langkah-langkah menghitung jumlah eksemplar buku :

Klik disini untuk teks lengkap

Panduan sederhana mengoperasikan dokumen

Microsoft word kedalam adobe acrobat professional

Pendahuluan

Bismillahi Rahman Nirrahim

Adobe Acrobat Professional adalah salah satu dari sekian banyak produk adobe acrobat, yang mempunyai kelebihan dan keistimewaan hingga saat ini adobe acrobat terdiri dari adobe acrobat standard dan adobe acrobat professional.  Kelebihan dan keistimewaan dari adobe acrobat  mempunyai format PDF (Portable Document Format), document PDF bisa dibaca diberbagai jenis komputer dengan menggunakan system platform sehingga bisa dibaca di windows, linuk, atau machintosh. PDF (Portable Document Format) jika dibaca atau dibuka akan sesuai dengan aslinya, sehingga hal ini banyak digunakan di e-books, e-jurnal dan lain-lain.

Setelah menilai kelebihan dan keistimewaan diatas, karena itulah panduan ini ditullis untuk membantu petugas perpustakaan yang baru pertama kali  mengoperasikan adobe acrobat professional, mudah-mudahan panduan ini bisa bermanfaat.

1. Convert file ke pdf, contoh disini adalah file-file Microsoft word di convert ke dalam file PDF untuk selengkapnya klik disini

Konversi data atau disebut juga migrasi data, migrasi/memindahkan dari program yang sama atau dengan program yang berbeda,  bertujuan untuk mengantisipasi sesuai dengan kebutuhan. Pada proses ini yang diambil adalah database.  Pada halaman-halaman berikut akan dijelaskan secara rinci tahap demi tahap cara melakukan konversi data dari WINISIS ke excel.

Klik disini untuk selengkapnya

keterlambatan pengembalian buku

Pendahuluan

Didalam perpustakaan buku-buku yang dipinjamkan kepada pengguna selalu   ada yang mengalami keterlambatan pengembalian buku, hal ini sering terjadi pada setiap perpustakaan. Untuk itu perpustakaan harus punya cara tersendiri untuk bisa mengetahui buku-buku mana yang terlambat dikembalikan, dan bagaimana cara buku yang terlambat dikembalikan dapat langsung diinformasikan kepada pengguna perpustakaan.   Hal tersebut bisa diatasi dengan  membuat daftar buku yang terlamat dikembalikan. Buku yang terlambat dikembalikan harus  diumumkan agar buku yang dipinjam untuk segera dikembalikan sehingga dapat bermanfaat  bagi pengguna lain.

Program SIPISIS

SIPISIS dikembangkan oleh Tim SIPISIS Perpustakaan IPB kerjasama dengan PT beIT.  Pada tahun 1995 SIPISIS versi DOS, kemudian dikembangkan lagi menjadi SIPISIS versi WINDOWS tahun 2002, MySIPISIS berbasis Web, 2007.  Fungsi atau fitur dan platform berfungsi untuk pengolahan, sirkulasi, OPAC, pencatatan, pengunjung, copy cataloguing, cek status dan perpanjangan via internet, WINISIS dengan MySQL, Windows/Linux, Support RFID.

Perpustakaan IPB dalam system sirkulasi masih menggunakan SIPISIS versi Windows.

mencari keterlambatan buku

CARA SEDERHANA MEMBUAT LABEL BUKU
MENGGUNAKAN WINISIS 1.5 DAN MS OFFICE 2007

Salah satu kegiatan yang dilakukan di bagian pengolahan bahan pustaka baik itu buku, skripsi, tesis maupun disertasi  adalah kegiatan melengkapi bahan pustaka  atau yang lebih dikenal dengan kegiatan pencetakan label.   Biasanya pencetakan label dilakukan dengan cara mengetik nomor panggil bahan pustaka di MS Word.  Namun cara tersebut akan sulit dilakukan dan akan menghabiskan banyak waktu jika label yang akan kita cetak cukup banyak.   Banyak cara yang bisa dilakukan untuk mempermudah dan menghemat waktu dalam pencetakan label salah satunya yaitu dengan memanfaatkan software WINISIS dan MS Office.   Pencetakan nomor panggil menggunakan WINISIS dan juga MS Office bertujuan disamping untuk mempermudah dan menghemat waktu juga dapat mengurangi tingkat kesalahan dalam pencetakan label.   Berikut adalah tahapan-tahapan yang dilakukan dalam pencetakan label menggunakan WINISIS dan MS Office dengan memanfaatkan menu Mailings yang terdapat di MS Office.

Untuk keterangan lebih lanjut baca disini :
CARA SEDERHANA MEMBUAT LABEL BUKU MENGGUNAKAN WINISIS 1.5 DAN MS OFFICE 2007

Panduan Pemasukan Data  melalui SIPISIS for Windows

SIPISIS merupakan program automasi bagi sistem sirkulasi buku atau jenis pinjaman lainnya,  pada suatu Perpustakaan.  SIPISIS juga menyediakan catalog umum/catalog publik, yang disebut OPAC (online Public Access Catalog) yang dapat diakses oleh anggota Perpustakaan untuk memeriksa status peminjaman suatu buku.

Secara umum SIPISIS for windows terbagi atas dua buah sistem, yaitu sistem sirkulasi dan sistem penelusuran.

Sistem sirkulasi terbagi terbagi atas lima kelompok menu yaitu :

1. Kelompok menu transaksi
2. Kelompok menu pemeliharaan
3. Kelompok menu informasi
4. Kelompok menu perangkat pembantu
5. Kelompok menu bantuan

Sedangkan untuk sistem OPAC, sistem terbagi atas lima menu, yakni

1. Menu Penelusuran dengan istilah sendiri
2. Menu Penelusuran melalui Kamus Istilah
3. Menu Pencarian Melalui Subjek
4. Menu Pencarian Melalui Judul
5. Menu Pencarian melalui Pengarang

untuk selanjutnya silahkan baca disini: Panduan Pemasukan Data melalui SIPISIS for Windows oleh Sri Rahayu

Statistik sirkulasi perpustakaan IPB terdiri dari statistik pengunjung, statistik peminjaman,  statistik pengembalian, statistik bebas pustaka, statistik anggota, statistik kode operator.  Penyajian statistik didasarkan kepada kelompok pengguna dan kelompok klas (klasifikasi subjek), akumulasi penghitungan disajikan setiap bulan.

Statistik ini diharapkan sesuai dengan kebijakan mutu Perpustakaan IPB : a). dalam membentuk jasa layanan sesuai dengan persyaratan mutu yangditetapkan dalam sistem manajemen mutu ISO 9001:2008. b). Memastikan penempatan staf sesuai dengan kompetensinya dan meningkatkannya sesuai kebutuhan. c). Memastikan fasilitas dan sarana prasarana Perpustakaan selalu dalam kondisi terawatt dan baik untuk mendukung menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008. d). Dengan konsisten dan secara berkesinambungan meningkatkan efektifitasnya.

Berikut adalah kelompok anggota Perpustakaan meliputi :

A = FAPERTA (Fakultas Pertanian)

B = FKH (Fakultas Kedokteran Hewan)

C = FPIK ( Fakultas Perikanan)

D = FAPET (Fakultas Peternakan

E = FAHUTAN (Fakultas Kehutanan)

G = FMIPA (Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam)

H = FEM (Fakultas Ekonomi dan Manajemen)

I = FEMA (Fakultas Ekologi Manusia)

SPS = Program Pasca Sarjana

SA = Staf Administrasi

SP = Staf Pengejar

TPB = (Tingkat Persiapan Bersama

DPL = Program Diploma

KSP = Kartu Studi Pustaka

Berikut merupakan penggolongan buku berdasarkan klas (klasifikasi subjek) meliputi :

000 = golongan Umum/ karya umum

100 = golongan filsafat, metafisika, psikologi

200 = golongan Agama

300 = golongan Ilmilmu Sosial

400 = golongan Bahasa

500 = golongan Ilmu Murni, matematika, ilmu pengetahuan alam

600 = golongan ilmu terapan, kedokteran

700 = golongan Seni, olah raga, permainan

800 = golongan kesusastraan dan bahasa

900 = golongan geografi, Bibliografi dan sejarah

1. Statistik Pengunjung (Tamu)

Statistik pengunjung adalah pengunjung yang datang keperpustakaan dari berbagai kalangan kelompok, baik itu dari civitas akademika IPB maupun dari luar civitas akademika IPB, tag yang ada didalamnya meliputi, identitas , fakultas/jurusan, waktu , kelompok

Jumlah pengunjung Perpustakaan tergantung dari aktivitas mahasiswa, statistik diatas memperlihatkan dua bulan terakhir bahwa rata-rata pengunjung yang datang ke Perpustakaan IPB mencapai kurang lebih dua puluh ribuan

1. Peminjaman

Peminjaman adalah proses transaksi peminjaman buku di bagian layanan sirkulasi melalui mesin computer, sehingga buku tersebut dapat dibawa keluar perpustakaan, hasil dari proses tersebut akan menghasilkan data-data diantaranya jumlah buku yang dipinjam, jumlah orang yang meminjam, dan lain sebagainya, data tersebut sangat diperlukan oleh perpustakaan

a)       Peminjam (orang) yang datang keperpustakaan untuk meminjam buku, yang kemudian penghitungannya didasarkan atas penghitungan transaksi eksemplar buku yang dipinjam setiap bulannya.  Berikut adalah contoh peminjam bersdasarkan transaksi buku yang dipinjam.

Penghitungan peminjaman berdasarkan transaksi dapat dibagi lagi menjadi dua ketentuan yaitu peminjamanan menurut kelompok anggota, maka dalam statistic akan terbaca jumlah eksemplar dan jumlah judul buku yang dipinjam, begitu juga peminjaman menurut kelompok klas (klasifikasi), yang tebaca jumlah eksemplar dan jumlah judul buku.

Berikut adalah contoh peminjaman buku berdasarkan kelompok Fakultas dengan jumlah judul buku, dan jumlah eksemplar yang di keluarkan (dipinjam)

Berikut adalah contoh peminjaman buku berdasarkan kelompok Klas (golongan) dengan jumlah judul buku, dan jumlah eksemplar yang di keluarkan (dipinjam)

b)       Peminjam yang datang keperpustakaan untuk meminjam buku, yang kemudian pernghitungannya didasarkan atas penghitungan bulan kedatangan,  dengan tidak memperhatikan jumlah buku yang pinjam, akan tetapi penghitungannya berdasarkan kedatangan setiap bulan, Contoh seorang peminjam buku, dalam satu bulan meminjam berkali-kali, akan tetapi penghitungannya hanya satu kali pinjam pada bulan tersebut.

Berikut adalah contoh peminjam yang datang keperpustakaan, dengan pencatatan bulanan

c)       Peminjam yang datang keperpustakaan untuk meminjam buku, kemudian penghitungannya didasarkan atas penghitungan waktu kedatangan dengan tidak memperhatikan jumlah buku yang dipinjam, akan tetapi penghitungannya berdasarkan harian, contoh : seorang peminjam buku setiap hari datang keperpustakaan untuk keperluan peminjaman buku,  maka peminjam tersebut akan dihitung berdasarkan harian.

1. Pengembalian

Pengembalian buku Perpustakaan adalah proses kembalinya buku yang telah dipinjan oleh pengguna, buku yang telah dikebalikan harus dicatat, apakah buku tersebut tepat waktu pengembalian , ataukah terlambat dikebalikan, sehingga pencatatan ini perlu untuk kemajuan Perpustakaan, serta untuk keutuhan buku yang dimiliki oleh Perpustakaan.  Pengembalian buku Perpustakaan pencatatannya dapat disajikan menurut kelompok anggota, dan kelompok klas (klasifikasi).

Berikut pengembalian buku berdasarkan klas (klasifikasi)

1. Bebas Pustaka

Bebas pustaka adalah pernyataan bagi pengguna perpustakaan telah bebas dari pemimjaman bahan pustaka, atau tidak mempunyai pinjaman bahan pustaka pada Perpustakaan,  bebas pustaka ini dapat diperoleh pengguna khususnya  mahasiswan yang telah lulus menempuh studi akademik,  dan surat keterangan bebas pustaka ini juga merupakan syarat untuk mengikuti wisuda dan pengambilan ijazah.

Berikut jumlah mahasiswa IPB yang telah bebas pustaka tahun 2013

1. Anggota Perpustakaan IPB

Yang menjadi anggota Perpustakaan adalah mahasiswa, staff pengajar, staf pegawai, ataupun dari luar civitas akademika  yang telah mendaftar ke Perpustakaan, akan tetapi untuk anggota luar civitas sifat keanggotaannya hanya sementara.

Berikut jumlah anggota Perpustakaan IPB

1. Operator

Operator adalah orang yang bertugas melayani dan menjalankan sistem pada computer, tugas ini diljalankan oleh pustakawan dengan menggunakan kode atau simbol, simbol yang digunakan untuk masing-masig orang berbeda, kode atau simbul ini biasanya nama inisial masing-masing operator, kode  ini sangat diperlukan, terutama bagi pustakawan untuk keperluan penghitungan KUM (fungsional pustakawan).

Berikut adalah pekerjaan pustakawan yang telah melayani peminjaman dan pengembalian buku perpustakaan

Demikianlah statistik Perpustakaan IPB disajikan setiap bulannya, saya harap ada masukan bagi bagi yang membaca tulisan ini

Dalam pedoman mutu Perpustakaan IPB No. PDM/PUS/01 Bag II sistem menejemen mutu  meliputi ruang lingkup sistem manajemen mutu, peta proses, fokus kepada pelanggan, kebijakan mutu, sasaran mutu dan dokumentasi sistem manajemen  mutu.  Bagian IV pengendalian proses yang meliputi diantaranya Bidang Layanan Pemustaka.

Kegiatan-kegaitan penghitungan (jumlah) Bidang Layanan Pemustaka tertuang dalam pedoman mutu perpustakaan diantaranya :

Jumlah Pengunjung Perpustakaan FRM/PUS/50-00

Jumlah peminjam buku perpustakaan FRM/PUS/36-00

Jumlah peminjaman buku perpustakaan berdasarkan klas (klasifikasi) FRM/PUS/37-00

Jumlah peminjam buku perpustakaan berdasarkan kelompok fakutas FRM/PUS/38-00

Jumlah pengembalian buku perpustakaan berdasarkan klas (Klasifikasi FRM/PUS/39-00

Jumlah Pengembalian buku Perpustakaan berdasarkan kelompok Fakultas

Jumlah Anggota Perpustakaan FRM/PUS/ 51-00

Finalis Pemilihan Tenaga Kependidikan berprestasi Nasional sesuai BSNP Tahun 2012 berdasarkan surat  Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Nomor 1995/E4.2/2012 dengan kategori  pustakawan berprestasi.

Tim Juri Pustakawan Berprestasi

1. Drs. Joner Hasugian, M.Si.            Universitas Sumatera Utara
2. Udik Budi Wibowo                        Universitas Negeri Yogyakarta
3. Luki Wijayanti                                Universitas Indonesia
4. Aditya Nugraha, ST, M. Si             Universitas Kristen Petra Surabaya
5. Nur Cahyati Wahyuni                    Universitas Gajah Mada
6. Prof. Dr. Nurpilihan Bafadal          Universitas Padjajaran Bandung
7. Ery Arifudin, Sh. MH                    Universitas Islam Indonesia Yogyakarta
8. Dra. Ratna Juwita Dipl. Psych        Univeristas Indonesia

Pada tanggal 13-16 Juli 2012 bertempat di Hotel Ina Garuda Yogyakarta seluruh finalis harus mempresentasikan makalahnya.

Tanggal 14 Juli 2012 jam 21.00 Pengumuman hasil presentasi menjadi 3 besar yaitu :

1. Arif Surachman                        Universitas Gajah Mada
2. Perdaning Widyanti                  Universitas Negeri Yogyakarta
3. Rikarda Ratih Saptaastuti         Unika Soegijapranata

Oleh : Sri Rahayu  Pustakawan IPB   srira@ipb.ac.id

Abstrak

Grey literature merupakan terbitan yang dihasilkan oleh lembaga pemerintah, atau lembaga pendidikan biasanya tidak didistribusikan secara luas.  Umumnya grey literature berisi berbagai macam hasil penelitian sehingga informasinya sangat diperlukan. Bentuk grey literature meliputi skripsi, tesis, disertasi, artikel, atau laporan penelitian.

Banyak kebutuhan pencarian pustaka kelabu yang unik dan  spesifik bukan hanya sekedar mencari berdasarkan subjek atau judul atau pengarang  tetapi dapat dilakukan pencarian melalui pembimbing, fakultas, departemen bahkan tahun kelulusan. Hal ini dapat dilakukan dengan fitur-fitur canggih WINISIS  dalam hal teknik pengindeksan dan penelusuran sehingga sistem dapat digunakan untuk meningkatkan layanan kepada pengguna yang mencari informasi tentang pustaka digital secara tepat dan cepat.

 Kata kunci: Pustaka Kelabu, Pengindeksan, Winisis, Layanan Digital

PENDAHULUAN

Perpustakaan IPB merupakan unit yang diberikan mandat untuk mendepositkan terbitan bahan pustaka kelabu (Grey literature) keluaran IPB baik versi tercetak maupun digital. Bentuk pustaka kelabu yang dikoleksi Perpustakaan IPB antara lain adalah skripsi, tesis, disertasi, artikel, dan laporan penelitian, koleksi tersebut  telah direkam kedalam database WINISIS, kemudian bentuk fisik tersebut sebagian telah  dialih bentuk kedalam digital.   Hingga saat ini database bahan pustaka kelabu yang dimiliki Perpustakaan IPB 66.005 judul meliputi skripsi, tesis dan disertasi sedangkan versi digitalnya kurang lebih 54.280 judul.

Untuk mempermudah pengelolaan dan pelayanan pustaka kelabu kepada pengguna Perpustakaan IPB telah digunakan sistem otomasi.  Program yang digunakan adalah CDS/ISIS for Windows atau  WINISIS.  Program ini walaupun sudah sangat lawas karena dikembangkan pada   tahun 1990an, namun masih sangat efektif dan tepat guna untuk dimanfaatkan.  Terutama program ini sangat canggih dalam hal sistem pengindeksan dan temu baliknya.  Bahkan dalam beberapa pembuktian empiris sistem pengindeksan dan pencariaan (Indexing and retrieval system) program buatan UNESCO ini  lebih unggul dibandingkan dengan aplikasi lain.

Dalam makalah ini penulis akan membahas tentang pemanfaatan secara optimal fitur-fitur canggih Winisis dalam hal teknik pengindeksan dan penelusuran sehingga sistem dapat digunakan untuk meningkatkan layanan kepada pengguna yang mencari informasi tentang pustaka digital secara tepat dan cepat. Hal ini karena kini banyak pengguna yang memerlukan informasi secara cepat dan tepat sesuai kebutuhan spesifiknya.

Sebagai ilustrasi kalau kita misalnya memasuki sebuah restoran, maka dalam benak kita akan terbayang untuk cepat menerima makanan (cepat saji). Kondisi seperti ini bisa juga terjadi dan diterapkan di perpustakaan.  Misalnya orang yang memerlukan bahan pustaka kelabu yang  dikemas siap saji, sehingga akan muncul ketertarikan pengguna untuk selalu datang kembali.  Perpustakaan perlu mencontoh restoran yang siap saji dengan menu-menu yang sangat menarik serta menggiurkan.  Diharapkan pengguna yang telah datang ke perpustakaan tidak kecewa.

 PUSTAKA KELABU

Pustaka kelabu  sering disebut sebagai Grey literature.  Ada pendapat lain mengenai pustaka kelabu, yaitu bahwa pustaka kelabu adalah Istilah yang sering digunakan secara eksklusif dengan penelitian ilmiah dalam pikiran. Namun demikian, pustaka kelabu bukan genre tertentu dari dokumen, tetapi, khusus non-komersial.  Grey literatur merupakan terbitan yang dihasilkan oleh lembaga pemerintah, lembaga pendidikan dan lain-lain.  Pustaka kelabu  berisi berbagai macam hasil penelitian sehingga informasinya sangat diperlukan, di perpustakaan yang disebut dengan Grey literature meliputi skripsi, tesis, disertasi, artikel, laporan penelitian.

Pustaka kelabu didalamnya banyak memaparkan hasil-hasil penelitian terbaru, hingga banyak masyarakat ingin memanfaatkannya. Pustaka kelabu memiliki fleksibilitas yang luas sehingga informasi yang dimilikinya lebih rinci.

Bahan pustaka kelabu perlu dikelola dengan baik untuk melestarikan hasil-hasil penelitian yang telah dilakukan oleh lembaga atau institusi, sehingga hasil-hasil penelitian yang telah ada dapat dilanjutkan keberadaan lain.  Tujuan lain dari melestarikan hasil-hasil penelitian adalah  supaya tidak terjadi penelitian ganda.

Karena banyak kebutuhan pencarian pustaka kelabu yang unik bukan hanya sekedar mencari berdasarkan subjek atau judul atau pengarang,  tetapi dapat dilakukan pencarian melalui pembimbing, fakultas, departemen bahkan tahun kelulusan.  Hal ini dapat dilakukan dengan cara pencarian otomatis namun dapat juga dilakukan pencarian secara manual agar pencarian lebih efektif.  Kelebihan lain dari program WINISIS dikarenakan penyimpanan databasenya folder sehingga dapat dengan mudah diketemukan.  Misalnya jika seseorang dosen ingin mencari skripsi hasil bimbingannya, maka  operator akan membuka database skripsi. Diperlukan sistem yang mempunyai fitur canggih dalam hal pengindeksan dan pencarian.  Winisis adalah salah satu program yang dianggap cocok untuk menjawab kebutuhan itu.

 WINISIS

WINISIS merupakan hasil pengembangan dari CDS/ISIS (Computerized Documentation Services/Integrated Sets of Information Systems) versi windows adalah perangkat lunak sistem penyimpanan dan temukembali informasi (Information Storage and Retrieval System) yang dirancang khusus untuk komputerisasi pengelolaan database non-numerik terstruktur.  Winisis juga bisa menampilkan teks lengkap  pustaka kelabu.

1. Fungsi/ kegunaan

Fungsi utama yang disediakan oleh program Winisis diantaranya : mendefinisikan database yang berisi elemen data yang diinginkan; memasukkan record baru kedalam database; memodifikasi, memperbaiki, atau menghapus record yang ada; secara otomatis membangun dan memelihara akses file secara cepat untuk setiap database agar dapat memaksimalkan kecepatan temu-kembali (retrieval). WINISIS bisa melakukan.  Temu kembali record dengan isinya, melalui bahasa penelusuran (search) yang cerdas, mengurutkan record dalam berbagai urutan yang diinginkan, mencetak sebagian atau seluruh katalog dan / atau indeks, mengembangkan aplikasi tertentu dengan menggunakan fasilitas pemrograman CDS/ISIS terpadu

2. Struktur data pendefinisian database (Field Definition Table)

Struktur database Winisis meliputi file pendefinisian field mana yang ada dalam record beserta karakternya, worksheet entri data untuk membuat dan/ atau memperbaharui record master, format tampilan (display format) untuk membangkitkan hasil keluaran tercetak, table pilih field (field select table/FST) untuk dapat ditelusur (searchable) melalui file invert (inverted file)

3. Teknik Pengindeksan (FST)

Teknik pengindeksan Winisis meliputi : Tabel pilih ruas (the field select table/FST). Tabel pilih ruas ini mendefinisikan bagaimana sebuah cantuman ditelusur, setiap elemen yang sudah didefinisikan dapat ditelusur dari dalam kamus/ istilah yang dibentuk dari file FST. Tabel pilih ruas ini terdiri dari 3 parameter yaitu : 1. Pengindentifikasi ruas (kolom dibawah label ID) 2. Teknik pengindeksan (kolom dibawah label IT) 3. Ekstraksi ruas (kolom dibawah label data extraction format).

0-by line =  menyatakan bahwa hasil ekstraksi ruas yang akan diindeks adalah seluruh ruas.

1-by Subfield or line = menyatakan bahwa hasil ekstraksi ruas yang akan diindeks adalah subruas.

2-by <term> = menyatakan bahwa hasil ekstraksi ruas yang akan diindeks adalah setiap kata yang diketik dalam tanda kurung siku <>

3-by/term/=menyatakan bahwa hasil ekstraksi ruas yang akan diindeks setiap kata disekitarnya diberi tanda //

4-by word = menyatakan bahwa hasil ekstraksi ruas yang akan diindeks adalah setiap kata

4. Penelusuran/ temukembali

Penelusuran pada Winisis didasarkan pada Boolean, yang menyediakan cara tepat, setiap istilah penelusuran dihubungkan dengan record yang ada.  Penelusuran dengan ekspresi penelusuram dimana terdapat tiga jenis istilah yang diarahkan seperti istilah tepat, istilah penelusuran terpangkas, dan istilah any, dan penelusuran teks bebas melalui field dengan kondisi tertentu

PENDEFINISIAN DATABASE

Pendefinisian database yang ada pada WINISIS berpedoman pada AACR2 (Anglo American Cataloging Rules ed. 2)

Contoh pendefinisian database

 judul  (245) dengan pattern/Subfield [abc] yaitu a=judul utama, b=anak judul, c=daerah penanggung jawab.  Pengarang (100) dengan pattern/subfiels aq.  Pembimbing utama dan pembimbing lain (759) (R) Repeatable atau pengulangan [a].  Subjek (650) (R) Repeatable atau pengulangan pattern/subfield Repeatable [axyz].   Tambahan badan korporasi (710) pattern/subfield [abc].  Abstrak bahasa Inggris (525).  Abstrak bahasa Indonesia (520).  Teks lengkap (550) pada teks lengkap ini harus diisi dengan alamat yang akan mengarah kepada tek lengkap.  Kebanyakan pengguna dalam mencari pustaka kelabu menggunakan titik carian (short term) selain melalui subjek dan judul, juga pengguna mencari melalui pembimbing dan tahun terbit.

Proses pencarian/penelusuran pustaka kelabu

Ada dua cara untuk melakukan proses pencarian yaitu Expert search dan Guided Search, dengan cara mengklik menu search pada  WINISIS.

Contoh Penelusuran melalui Expert search

Penelusuran terhadap cantuman dapat dilakukan dengan beberapa macam cara : dengan ekspresi Boolean, menggunakan kamus istilah, teks bebas (free texs), penelusuran dengan cara ekspresi boolean dan kamus istilah hanya dapat dilakukan terhadap cantuman yang sudah di indeks, sedangkan dengan cara teks bebas dapat dilakukan terhadap semua cantuman.  Penelusuran dilakukan dengan menuliskan kata/istilah atau ekspresi penelusuran di lembar pencarian di bawah kaliman search expression ?, panjang tulisan dapat sampai sekitar 3 baris.

Contoh Guided Search (penelusuran Terpandu)

Penelusuran terpadu menggabungkan penelusuran searchable fields dengan search elements, guna mendapat hasil penelusuran yang akurat, berikut penelusuran searchable field dengan penulis Yudho, kemudian pada search elements diketik perdesaan maka setelah diklik execute pada search expression akan muncul (1/1) ini berarti ditemukan hasil penelusuran, klik pada display maka akan muncul catalog sebagai berikut.

 Klik teks lengkap maka akan muncul adobe acrobat.

Contoh

Dari hasil pencarian diatas dapat dikonversi kedalam word ataupun excel.  Berikut hasil konversi kedalam word : Contoh entri catalog berikut abstaknya

Berikut adalah gambar hasil konversi kedalam Excel

KESIMPULAN

Banyaknya permintaan bahan pustaka kelabu dengan berbagai ragam subjek permintaan, pustakawan dituntut untuk bisa memenuhi permintaan pengguna secara cepat dan tepat sesuai dengan harapan.  Dengan mengoptimalkan suatu program yang ada dengan teknik fitur-fitur yang dimiliki program Winisis pustakawan harus mampu menggabungkan database dengan teks lengkap yang kemudian disajikan dengan berbagai macam bentuk sesuai dengan keinginan penggunanya.

DAFTAR PUSTAKA

 Mustafa, B, (2005) Software Tepat Guna Untuk Pengelolaan Perpustakaan

Dokumentasi dan Informasi. Bogor : IPB Press

Rifai, Mien A. (1996) Penanganan kepustakaan kelabu bidang ilmu dan teknologi Indonesia (Buletin DRN no. 31 1996 hal 14-20 )

Saleh, Abdul Rahman, (2010) Membangun Perpustakaan Digital Step by

Step. Jakarta : Sagung Seto

Subagyo, (2011) Manfaat Taksonomi Koleksi Dalam Layanan Perpustakaan

Digital  (Utility of Collection Taxonomy in Digital Library Services)

 Suryanata, Yaya, (2002) Panduan CDS/ISIS Windows disusun dari CDS/ISIS for Windowa Reference Manual (Version 1.31) UNESCO

Setiap Tahun IPB mengadakan pemilihan tenaga kependidikan berprestasi dari berbagai katagori diantaranya :

1. Administrasi Umum

2. Tenaga Administrasi Akademik

3. Pranata Laboratorium

4. Pustakawan

5. Pengelola Keuangan

6. Satpam

7. Arsiparis

Berikut hasil seleksi pemilihan tenaga kependidikan berprestasi tingkat Institut Pertanian Bogor Tahun 2012

Kategori Administrasi Umum

Peringkat I             Farih Evita Ekasari, SP.

Peringkat II            Ina Rachdiani, S.TP.

Peringkat III            Siti Robah

Kategori Adiminstrasi Akademik

Peringkat I             Suratni

Peringkat II            Gigih Budiarto, S. IP

Peringkat III            Rudi Irawan

Kategori Pranata Laboratorium

Peringkat I                       Adha Sari, SP

Peringkat II           Sri Ratih Deswati, S. Pi

Peringkat III            Dicky Zazuli Sumarno

Kategori Pustakawan

Peringkat I             Sri Rahayu, S.Sos

Peringkat II            Irma Elvina, S. Sos, M.P.

Peringkat III            Azizah, S,Sos

Kategori Pengelola Keuangan

Peringkat I             Darsono, SE

Peringkat II            D. Syahrul Anwar, SE

Peringkat III            Warsino

Kategori Satpam

Peringkat I             Tatang Sumarna

Peringkat II            Santo

Peringkat III            Yusuf Maulana

Kategori Arsiparis

Peringkat I             Dian Hartatiati

Peringkat II            Sri Handini Suprihati

Peringkat III            Miniarsih