SRI RAHAYU

mencari dan memberi yang terbaik

 

Katalogisasi

 

KATALOGISASI DOKUMEN

Sri Rahayu

  1. Pendahuluan

Perpustakaan sebagai pusat  informasi menyajikan koleksi dalam bentuk yang berbeda-beda, baik koleksi tercetak seperti buku, majalah, tesis, disertasi, skripsi, atau koleksi yang bukan tercetak seperti CD-ROM, internet dan lain-lain. Koleksi yang ada di perpustakaan akan sulit dan bahkan tidak dapat ditemukan bila tidak ada sarana temu kembali yang dapat membantu pengguna untuk menemukan koleksi yang ada di perpustakaan. Sarana temu kembali tersebut dinamakan katalog/indeks.

Dalam sistem informasi di perpustakaan,  katalog/indeks merupakan sistem temu balik informasi (information retrieval) yang berfungsi sebagai ingatan (memory), sistem temu balik di perpustakaan merupakan unsur yang sangat penting.  Tanpa sistem temu balik, pengguna akan mengalami kesulitan untuk mengakses sumber informasi yang tersedia di perpustakaan.  Sebaliknya, perpustakaan akan mengalami kesulitan untuk mengkomunikasikan sumberdaya informasi yang tersedia kepada pengguna,  sistem temu-balik yang umum dikenal di perpustakaan ialah  katalog  perpustakaan. (Jonner Hasugian 2003).

Katalog perpustakaan telah mengalami perubahan-perubahan dari masa kemasa.  Perubahan-perubahan ditujukan untuk memberikan kemudahan kepada pengguna perpustakaan dalam temu balik informasi, sesuai dengan perkembangan jaman mulai dari katalog kartu (manual) sampai dengan katalog komputer  terpasang (online computer catalog).

  1. Pengertian Katalogisasi

Katalog berasal dari bahasa latin “catalogus” yang berarti daftar barang atau benda yang disusun untuk tujuan tertentu.  Menurut kamus besar bahasa Indonesia (2001)  : katalog merupakan secarik kartu, daftar atau buku yang memuat nama benda atau informasi tertentu yang ingin disampaikan, disusun secara berurutan, teratur dan alfabetis: kartu membantu memudahkan orang mencari buku di perpustakaan; berkas katalog yang dibuat pada slip kertas yang diikat di jilid berkas untuk memungkinkan adanya penyisipan bahan baru yang tepat susunannya.  Katalog juga merupakan gambaran dari fisik sebuah dokumen.

Sedangkan menurut ilmu perpustakaan, katalog berarti daftar berbagai jenis koleksi perpustakaan yang disusun menurut sistem tertentu.  Katalog perpustakaan adalah daftar semua bahan pustaka (buku, majalah,  kartografi, kaset, keping CD dan lain-lain) yang ada di perpustakaan.  Dengan melengkapi semua cantuman bibliografis sesuai dengan sistem yang telah ditentukan pada katalog untuk semua jenis bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan, diharapkan pengguna maupun petugas perpustakaan mampu menemukan kembali bahan pustaka yang diperlukan dengan cepat dan tepat.

  1. Tujuan Katalog

Tujuan katalog perpustakaan pertama kali dikemukakan Cutter dalam Joner Hasugian :

  1. To enable a person to find a book about which one of the following is known: the author, the title, the subject. (memungkinkan seseorang menemukan sebuah buku yang diketahui berdasarkan : pengarangnya, judulnya, subjeknya)
  2. To show what the library has by a given author, on a given subject, in a given kind of literature. (menunjukkan buku yang dimiliki perpustakaan : oleh pengarang, berdasarkan subjek tertentu, jenis literatur tertentu)
  3. To assist in the choice of a book, as to its edition, as to its character literacy or topical. (membantu dalam pemilihan buku : berdasarkan edisinya atau berdasarkan karakternya (bentuk sastra atau topik).
  1. Fungsi Katalog

Fungsi katalog bagi perpustakaan antara lain :

1. Sebagai hasil pencatatan/daftar inventaris dari koleksi yang ada di perpustakaan.

2. Alat untuk mempermudah temu kembali informasi bahan pustaka yang dicari.

3. Sebagai alat bantu di dalam memilih bahan pustaka dalam hal yang berkaitan dengan edisinya, kepengarangannya dan sebagainya.

4. Menyusun nama pengarang sedemikian rupa sehingga karya seseorang dengan berbagai judul yang berbeda dapat diletakan secara berdekatan.

5. Mencatat nomor panggil (call number) untuk menunjukkan di mana bahan pustaka itu berada/ tersimpan pada rak /file.

  1. Bentuk Katalog

Bentuk katalog yang digunakan di perpustakaan mengalami  perubahan-perubahan atau perkembangan-perkembangan dari masa kemasa.  Perkembangan ketalog terlihat dari bentuk fisiknya yang dapat dikelompokkan :

  1. Katalog berbentuk buku (book catalog)
  2. Katalog Kartu (card catalog)
  3. Katalog berbentuk mikro (microform catalog)
  4. Katalog komputer terpasang (online computer catalog) (Taylor 1992, 8).

Katalog berbentuk buku, katalog tersebut sering juga disebut katalog tercetak (printed catalog).  Keuntungan dari katalog berbentuk buku adalah dapat dicetak sesuai dengan kebutuhan, dapat diletakkan pada berbagai tempat, dan mudah disebarluaskan ke perpustakaan lain.  Entri pada katalog berbentuk buku dapat ditemukan dengan cepat, mudah menyimpannya, mudah menanganinya, bentuknya ringkas dan rapi.

Kelemahan dari katalog/indeks berbentuk buku adalah  cepat usang atau ketinggalan jaman.  Hal itu terjadi karena setiap kali perpustakaan memperoleh buku baru, berarti katalog sebelumnya harus diperbaharui kembali, atau setidak-tidaknya membuat suplemen.  Dengan demikian, katalog berbentuk buku ini tidak luwes.  Biaya pembuatan berbentuk buku cenderung lebih mahal, karena bentuk dan jumlah cantumannya sering berubah, katalog berbentuk buku cenderung ditinggalkan oleh perpustakaan dan beralih ke katalog kartu.

Bentuk katalog kartu masih banyak digunakan di perpustakaan hingga saat ini.  Keuntungan dari katalog kartu ialah bersifat praktis, sehingga setiap kali penambahan buku baru di perpustakaan tidak akan menimbulkan masalah, karena entri baru dapat disisipkan pada jajaran kartu yang ada.

Penggunaan katalog kartu tidak dipengaruhi faktor luar, misalnya terputusnya aliran listrik, dan kemungkinan rusak sangat kecil terkecuali jika perpustakaan terbakar.  Kelemahannya ialah satu laci katalog hanya menyimpan satu jenis entri saja, sehingga pengguna sering harus antri menggunakannya jika berada pada jumlah yang besar, karena harus memilah-milah jajaran kartu sesuai urutan indeksnya.

Katalog berbentuk kartu  telah lama digunakan di perpustakaan, katalog tersebut disimpan pada laci-laci katalog, katalog tersebut terbagi dengan berbagai susunan yang digolongkan dalam 3 bagian yaitu :

1. Katalog susunan menurut kamus.

Yaitu katalog yang disusun berdasarkan urutan abjad dari nama pengarang, subjek dan judul dalam satu urutan secara alfabetis.

2. Katalog terbagi atau susunan terpisah.

Yaitu katalog yang sebelumnya dibagi berdasarkan : Subjek, Pengarang, dan Judul.  Masing-masing kelompok kemudian disusun berdasarkan abjad (secara alfabetis).

3. Katalog berkelas atau susunan menurut nomor klasifikasi yaitu katalog subjek yang disusun menurut suatu urutan nomor klasifikasi.

Katalog bentuk mikro atau computer output microform (COM).  COM dibuat pada salah satu bentuk mikrofilm atau mikrofis.  Katalog mikro lebih murah dibanding dengan katalog berbentuk buku dan terbukti bahwa biaya pemeliharaannya lebih murah dari pada katalog kartu.  Bentuknya ringkas dan mudah menyimpannya.

Katalog komputer terpasang (online computer catalog) sering disebut dengan Online Public Access Catalogue (OPAC), yaitu bentuk katalog terbaru yang telah digunakan pada sejumlah perpustakaan tertentu. OPAC  menjadi pilihan bentuk katalog yang digunakan diberbagai perpustakaan.  Dari berbagai bentuk fisik katalog yang telah digunakan di perpustakaan, OPAC dianggap paling luwes (flexible) dan paling mutakhir (Taylor 1992).  Program aplikasi yang digunakan di perpustakaan, seperti CDS/ISIS, Inmagic, VTLS, Dynix, Tinlib, dan lain-lain.

Katalog OPAC mempunyai banyak keuntungan, diantaranya adalah :

  1. Penelusuran informasi dapat dilakukan dengan cepat dan tepat.
  2. Penelusuran dapat dilakukan secara bersama-sama tanpa saling menunggu
  3. Penelusuran dapat dilakukan dengan menggunakan berbagai pendekatan sekaligus, misalnya melalui judul, pengarang, subjek, tahun terbit, penerbit dan sebagainya, yaitu dengan memanfaatkan penelusuran Boolean logic.
  4. Rekaman bibliografi yang dimasukkan ke dalam entri katalog tidak terbatas
  5. Penelusuran dilakukan dari beberapa tempat tanpa harus mengunjungi perpustakaan, yaitu dengan menggunakan jaringan LAN (Local Area Network) atau WAN (Wide Are Network).

F. Deskripsi Bibliografis

Kegiatan deskripsi bibliografis adalah kegiatan yang mencatat data-data dari suatu bahan pustaka mulai dari judul, pengarang, tempat terbit, penerbit, deskripsi fisik hingga nomor standar bahan pustaka.  Pencatatan disesuaikan dengan ISBD (International Standard Bibliographic Description) dengan susunan entri-entri katalog berdasarkan AACR2 (Anglo American Cataloguing Rules ed. Rev. 2).

Dekripsi menurut International Standard Bibliographic Description (ISBD) membahas karakteristik bibliografi berdasarkan ciri fisik bahan pustaka yang sedang diolah, diantaranya adalah :

  1. ISBD (M) untuk bahan buku (Monograf)
  2. ISBD (S) untuk terbitan berseri (Serials)
  3. 3. ISBD (CM) untuk bahan kartografis (Cartographic Materials)
  4. ISBD (NBM) untuk bahan nonbuku (Non Book Material)

Menurut ISBD tersebut bahan pustaka yang akan diolah disusun ke dalam  daerah (area), yang tiap daerah terdiri dari beberapa unsur.  Daerah-daerah dan unsur-unsur dipisahkan oleh tanda baca.  Setiap daerah, kecuali pada daerah pertama, di awali dengan titik, spasi, garis, spasi “. — “

Daerah atau area tersebut yang sering digunakan  terdiri dari :

  1. Daerah judul dan pernyataan tanggung jawab terdiri dari :

a. Judul dideskripsikan sesuai dengan data yang tertera pada halaman judul. Judul harus ditulis apa adanya dan dapat dibedakan, seperti :  judul sebenarnya; judul paralel, yaitu judul sebenarnya dalam bahasa lain dan; judul lain atau anak judul, yaitu judul tambahan atau keterangan lebih lengkap dari judul.

b.  Pernyataan tanggung jawab

Pernyataan tanggung jawab, penentuan penanggung jawab karya atau tulisan misalnya : Pengantar matematika / oleh Andi Hakim Nasution. Karya atau tulisan itu merupakan karya pengarang Andi Hakim Nasution.

  1. Daerah edisi

Daerah edisi memberikan pernyataan tentang edisi, misalnya edisi pertama, edisi kedua, edisi revisi dan sebagainya, pengolahannya sebagai berikut :

  1. First edition, harus ditulis 1st ed.
  2. Second edition, harus ditulis 2nd ed.
  3. Third edition, harus ditulis 3rd ed.
  4. Four edition, harus ditulis 4th ed.  Untuk edisi lebih dari 3 ditambah “th
  5. Edisi pertama, ditulis Ed. 1

Di daerah ini juga dapat dicantumkan cetakan dokumen tersebut misalnya, Ed.1., cet. 2

  1. Daerah tempat terbit, penerbit, dan tahun terbit

Daerah penerbitan (Impresum) menunjukkan dimana dokumen itu diterbitkan, siapa yang menerbitkan, dan tahun berapa dokumen itu diterbitkan, sebagai contoh : Bogor : IPB Press, 2006

Jakarta : Gramedia, 2005

Bandung : Alummni, 2006

Nama perusahaan seperti (PT, CV, CO.FA) tidak dicantumkan kecuali khusus press untuk perguruan tinggi ditulis apa adanya.  Jika tempat terbit, penerbit, dan tahun terbit tidak ditemukan dalam dokumen, maka gunakan istilah [s.l.] singkatan dari sine loco, untuk tempat terbit yang tidak diketahui ; [s.n.] singkatan dari sine nominee, untuk nama penerbit yang tidak diketahui ; [s.a.] singkatan dari sine anno untuk tahun terbit yang tidak diketahui, dapat juga digunakan :

[2000?] —– Tahun terbit ragu-ragu apakah 2000

[200-] ——   Tahun terbit antara 2000-2010

[200-?] —–  Tahun terbit ragu-ragu 2000-2010

  1. Daerah deskripsi fisik

Daerah deskripsi fisik sering disebut  kolasi, daerah ini berisi data-data fisik sebuah dokumen seperti : jumlah halaman angka romawi dan jumlah halaman angka arab, ada gambar atau foto/grafik serta ukuran atau tinggi serta ditambah bahan penyerta dokumen.

Contoh penulisan : xx, 234 hlm. : il. 30 cm. + CD (lampiran)

  1. Daerah seri

Judul seri ditulis sesuai dengan apa yang tercantum di dalam sumber informasi utama.  Bila terdapat nomor seri sertakan nomor seri tersebut dengan menggunakan tanda titik koma (;).  Contoh : 14 hlm.:il.; 21 cm.- (seri fauna ; no.3)

  1. Daerah catatan

Daerah catatan adalah untuk mencatat informasi yang dianggap penting untuk diketahui oleh pemakai dan petugas perpustakaan dan tidak dapat dimasukkan 1 – 5.

  1. Daerah ISBN

Daerah ISBN (International Standard Book Number)  merupakan suatu nomor atau kode khusus atau identitas suatu buku yang bersifat International. Contoh penulisan ISBN 979-345-217-3

G. Pengindeksan

Padanan istilah pengindeksan yang biasa digunakan dikalangan perpustakaan adalah pengatalogan sebagai proses penyusunan catalog yang juga sering disebut indeks (Wynar dalam Lk. Somadikarta 1998, 7), yaitu petunjuk atau kunci koleksi perpustakaan.  Pengindeksan lebih luas cakupannya, karena tidak terbatas pada penyusunan catalog, tetapi juga meliputi penyusunan sarana temu kembali lainnya.

Peraturan yang digunakan dalam pengindekasan/pengatalogan adalah menggunakan (The Anglo American Cataloging Rules) atau AACR.  Pengideksan meliputi dua kegiatan yaitu pengideksan deskriptif dan pengindeksan subjek,

a. Pengindeksan/pengatalogan deskriptif

Pengideksan/ pengatalogan deskriptif merekam data bibliografi, terutama yang diperoleh dari fisik dokumen, antara lain pengarang, judul, tempat dan tahun terbit, jumlah halaman.  Deskripsi bibliografi yang dihasilkan dapat memberikan sajian ringkas untuk membedakan satu dokumen dari dokumen lain.

Dalam pengatalogan deskriptif juga ditentukan tajuk entri sebagai titik akses (access point) untuk dapat mendekati segi bibliografis dari dokumen terkait.  Nama pengarang pada umumnya ditentukan sebagai tajuk entri utama, yaitu tajuk pada entri utama sebagai titik akses pengarang, maka dengan adanya titik akses pengarang memungkinkan pengguna untuk  :

  1. menentukan dokumen tertentu yang diketahui pengarangnya
  2. mengetahui karya-karya dari pengarang tertentu, yang terdapat dalam koleksi perpustakaan

Selain dari pengarang pengguna juga dapat menemukan dokumen sebagai titik akses melalui judul, subjek dan lain-lain.

b. Pengideksan subjek

Deskripsi bibliografi harus dilengkapi dengan deskripsi indeks untuk memperoleh cantuman bibliografi yang lengkap sebagai sajian ringkas dari dokumen terkait.  Deskripsi indeks merupakan titik akses subjek untuk mendekati segi intelektual.

Dalam peraktek pengindeksan subjek meliputi klasifikasi dan tajuk subjek.  Klasifikasi adalah kegiatan pengindeksan sunjek yang dihasilkan nomor klas atau notasi sebagai dekripsi indekas.  Sedangkan tajuk subjek adalan deskripsi indeks yang dihasilkan dalam pengindeksan subjek yang lebih umum dikenal sebagai pengatalogan subjek.

Nomor kelas atau notasi digunakan sebagai titik akses subjek dalam catalog subjek berkelas.  Selain itu, nomor kelas dapat juga digunakan untuk menyusun bahan perpustakaan dalam penempatan relatif.  Sedangkan tajuk subjek hanya dapat di gunakan sebagai titik akses subjek dalam catalog subjek berabjad.

Titik akses subjek dalam catalog dan susunan koleksi bertujuan untuk:

  1. menunjukkan subjek-subjek tertentu yang ada dalam kolesi perpustakaan
  2. menunjukkan kaitan yang ada diantara subjek-subjek yang ada dalam koleksi perpustakaan.

H. Format  MARC (Machine Readable Catalogue)

Dalam perkembangannya format MARC muncul di berbagai Negara seperti : USMARC, UKMARC, MALMARC, INDOMARC, FGDC dan lain-lain.  Prinsip MARC tetap sama yaitu sebuah format komunikasi berdasarkan Intertational Standard Organization ISO 2709.  Di Indonesia MARC (INDOMARC) dikembangkan oleh Perpustakaan Nasional Indonesia untuk kepentingan automasi pengatalogan bahan pustaka di Indonesia

Format MARC terdiri dari dua bagian yaitu : 1. memberikan informasi tentang deskripsi data bibliografis, 2. memberikan informasi tentang bagian yang menyimpan data bibliografis.  Data disimpan pada ruas data, dan setiap ruas diawali denga tag atau tengara yang terdiri dari tiga angka dengan interval 000 – 999 (Rowley dalam Joner Hasugian).  Contoh format INDOMARC untuk pembuatan pangkalan data catalog :

020           ISBN

035           No. Kendali Setempat

041           Kode Bahasa

080           No. Panggil UDC

082           No. Panggil DDC

099           No. Panggil Setempat

100           Entri Utama Nama Orang

110           Entri Utama Nama Badan Korporasi

111           Entri Utama Nama Pertemuan

245           Judul

250           Edisi

260           Penerbit dan Distrbusi

300           Deskripsi Fisik

440           Seri

500           Catatan Umum

650           Entri Tambahan Subyek

695           Kata Kunci

700           Entri Tambahan Nama Orang

710           Entri Tambahan Badan Korporasi

711           Entri Tambahan Nama Pertemuan

850           Badan Pemilik

985           Jumlah Eksemplar

999           Nomor Identitas (registrasi)

Tujuan penggunaan format MARC pada pengatalogan yang terautomasi adalah untuk membangun pangkalan data bibliografi koleksi perpustakaan, sedangkan tujuan pembentukan pangkalan data koleksi adalah untuk menghasilkan katalog terpasang atau OPAC, yang dapat diakses pengguna dari terminal computer yang tersedia

Contoh Katalog Buku :

813  (a)

PIN

k          Pinuji, Sukmo

Kaulah segalanya : bukan pria lain/Sukmo Pinuji. – (b) cet. 1. – (c) Yogyakarta : Oryza, 2005 (d)

x, 344 hlm.: il.; 18 cm. (e)

(f) I. Judul                             II. Pinuji, Sukmo

Keterangan :

a. Nomor panggil (call number)

b. Judul dan Pengarang

c. Pernyataan Edisi

d. Penerbit (Impresum)

e. Deskripsi fisik (kolasi)

f. Jejakan

Contoh Katalog  Peta :

The world physical (a) [peta] (b)/National Geografic .– (c) berbagai skala.– (d) Washington D.C. : National Geographic Maps ; 1997.— (e)

1 peta berwarna ;  100 cm. x 75 cm. dilipat menjadi 25 x 15 cm. (e)

Memperlihatkan tentang keadaan dunia

(f) Physical Earth,  Vegetation and Land Use, Population

density, Vital statistics, Earth’s crust, Currents, Winds

Keterangan :

  1. Judul
  2. Pernyataan Jenis Bahan Umum
  3. Kepengarangan
  4. Ukuran skala
  5. Impresum (penerbitan dan distribusi)
  6. Kolasi (deskripsi fisik)
  7. Catatan

Contoh Katalog  Atlas :

Atlas Indonesia dan dunia (a) [atlas] (b) : 33 propinsi Indonesia (c) .– berbagai skala.– (d) Jombang : Lintas Media [s.a] .– (e)

1 Atlas (83 peta) : berwarna ;  30 cm. (f)

(g) Untuk : SD, SLTP, SMU dan Umum

Indeks halaman

Keterangan :

  1. Judul
  2. Pernyataan Jenis Bahan Umum
  3. Anak Judul
  4. Ukuran skala
  5. Impresum (penerbitan dan distribusi)
  6. Kolasi (deskripsi fisik)
  7. Catatan

Contoh Katalog Foto :

“Istana Gubernur Jenderal Belanda di Bogor yang dibangun pada tahun 1745 sekarang menjadi Istana Kepresidenan Bogor”. (a)

Sumber : Indie (Hindia)/ door C.

Lekkerker.—Groningen: J. B. Walter, 1931 (b)

(c) 1. Istana – Bogor.

2. Arsitektur colonial – Bogor

(d) 1305.8

Alb.35

Keterangan :

a. Judul foto

b. Penerbit (Impresum)

c. Tajuk subyek

d. Nomor rol foto dan nomor album

Contoh Katalog CD :

CD  (a)

658

OLS        Olson, David L.

i               Introduction to information systems project

management [sumber elektronik] /David L.

Olson.—(b) 2nd.— New Jersey : McGraw Hill,

2004. (c)

Satu compact disk + buku teks :

Persyaratan system :

BUSINESS MANAGEMENT

Keterangan :

  1. Nomor panggil (call number)
  2. Judul dan pengarang
  3. Impresum (penerbitan dan distribusi)

Daftar Pustaka :

1. Fathmi. 2004. Katalogisasi : Bahan ajar diklat calon pustakawan

tingkat ahli. Jakarta : Perpustakaan Nasional RI.

2. Hasugian, Jonner .2003. Katalog perpustakaan dari catalog manual sampai catalog online (OPAC)

3. National Geographic. The world political maps. Washington DC :

National Geographic.

4. Perpustakaan Nasional RI. 1999. Katalog album foto koleksi

Perpustakaan Nasional RI. Jakarta : Perpustakaan Nasional.

5. _____________________  1994. Daftar karya cetak dan karya rekam.

Jakarta : Perpustakaan Nasional.

6. Somadikarta, LK. 1998. Titik akses dalam organisasi informasi di

perpustakaan. Jakarta : Fakultas Sastra Universitas Indonesia.

7. Sutrisno. 1985. Katalog peta koleksi Perpustakaan Nasional : Jawa, Sumatera dan Kalimantan. Jakarta : Perpustakaan Nasional.

 

One Response to “Katalogisasi”

  1.  

    […] Konversi data atau disebut juga migrasi data, memindahkan dari program yang sama atau dengan program yang berbeda, bertujuan untuk mengantisipasi sesuai dengan kebutuhan. katalogisasi […]

Leave a Reply