SRI RAHAYU

mencari dan memberi yang terbaik

 

Wajib Simpan Karya Ilmiah di Perguruan Tinggi Studi Kasus di Institut Pertanian Bogor

 

oleh Sri Rahayu

srira@ipb.ac.id

Pendahuluan

Karya ilmiah yang  dimiliki suatu perguruan tinggi pada umumnya meliputi : skripsi, tesis, disertasi, laporan penelitian, dan artikel, dalam bentuk tercetak maupun  bentuk elektronik.  Diperkirakan pada tahun 2000an karya ilmiah bentuk tercetak mulai dialih bentuk menjadi bentuk elektronik.

Menurut Yuyu Yulia (2004) Yang dimaksud dengan karya tulis IPB (IPBana) adalah semua bahan pustaka hasil karya sivitas akademika IPB, yang diterbitkan baik oleh IPB maupun di luar IPB. Sebagaimana kita ketahui bahwa tidak selalu karya tulis staf pengajar IPB diterbitkan oleh IPB (fakultas, departemen, lembaga, dan pusat-pusat di lingkungan IPB). Demikian pula sebaliknya, tidak selalu penerbitan di lingkungan IPB memuat karya tulis staf pengajar IPB. Untuk menghindari kesalahan arti karya tersebut, berikut ini adalah penjelasan kriteria dari karya tersebut yaitu sebagai berikut:

1. Karya Tulis Staf Pengajar

Karya tulis staf pengajar IPB adalah makalah-makalah ilmiah atau popular, hasil penelitian/survei, paper dalam seminar/lokakarya, tesis/disertasi, diktat-diktat dan yang sejenisnya hasil karya staf pengajar IPB, baik yang disajikan dalam bentuk lembaran  lepas  maupun merupakan satu kesatuan dalam bentuk buku  atau majalah.

baik yang diterbitkan oleh IPB maupun di luar IPB (termasuk di luar negeri), dalam beragam format termasuk dalam bentuk digital.

2. Penerbitan IPB

 Penerbitan IPB adalah semua bentuk penerbitan di lingkungan IPB termasuk penerbitan fakultas, departemen, lembaga dan unit kerja lainnya di lingkungan IPB. Ditinjau dari segi isinya penerbitan IPB dapat dikelompokkaan sebagai berikut:

1) Penerbitan IPB yang bersifat ilmiah/popular ialah yang isinya sebagian besar memuat karya ilmiah/popular hasil karya staf pengajar IPB, baik dalam bentuk majalah ilmiah, buku/monograf, dan lain sebagainya.

2) Penerbitan IPB yang bersifat informatif, misalnya Laporan tahunan, Laporan kegiatan unit-unit kerja di lingkungan IPB, Buku panduan, Buku pedoman, Katalog IPB, Pariwara, Berita buku baru, dan sejenisnya.

Pencarian Bahan Pustaka Karya Ilmiah

Pada saat ini perpustakaan IPB banyak melakukan berbagai macam cara untuk mendapatkan  karya ilmiah dilingkungan Institut Pertanian Bogor, diantaranya  dengan melakukan :

  1. Hunting keberbagai Fakultas, Departemen bahkan dosen dan peneliti, sebagai sumber karya ilmiah.
  2. Wajib simpan skripsi, tesis dan disertasi, dengan tanda bukti penerimaan skripsi, tesis, dan disertasi.  Tanda bukti ini merupakan salah satu syarat untuk mendapatkan Ijazah.

Dalam hal ini perpustakaan dibantu oleh Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI)  dengan pemanfaatan web institusi menurut Kudang Boro Seminar (2009) salah satu komponen penting yang menjadi ajang interaksi dan promosi IPB dengan masyarakat internal maupun eksternal.  Sehingga melalui web individu maupun web isntitusi ini diharapkan para dosen dan peneliti sudah tidak perlu datang ke perpustakaan, mereka bisa upload sendiri hasil karyanya.

Dengan berbagai macam upaya yang dilakukan oleh IPB, hal ini diharapkan semua karya yang dihasilkan oleh civitas akademika dapat terkumpul dalam naungan web IPB.

 Digitalisasi

Sejak tahun 2005 perpustakaan IPB telah merintis koleksi dalam bentuk digital, yaitu dengan menghimpunnya skripsi, tesis dan disertasi dalam bentuk digital dan pengadaan jurnal dalam bentuk CD.

Pada upaya berikutnya untuk menghimpun karya ilmiah dibangun suatu system informasi knowledge management system (IPB-KMS), dimana para pegawai atau staff perpustakaan baik di pusat maupun staff perpustakaan fakultas  dilatih bagaimana cara  memasukkan data bibliografi karya ilmiah IPB dan sekaligus mengupload teks lengkap, sehingga sedikit demi sedikit karya ilmiah tersebut dapat terhimpun melalui Perpustakaan Fakus.  Untuk menghimpun karya ilmiah IPB, menurut Kudang Boro Seminar (2011) membangun berbagai aplikasi TIK yang sudah dikembangkan IPB seperti IPB-KMS (IPB-Knowlwdge Management System), LSMS (Lecture Content Management System), LMS (lecture Management System), KRS-online, e-Library, Website Institusi, website Unit Kerja, maupun website individu civitas akademik IPB perlu disosialisasikan diinternalisasikan, dan dimaksimalkan pemanfaatannya sehingga menjadi bagian dari budaya kerja yang menjadi ajang interaksi dan promosi IPB dengan masyarakat internal maupun eksternal.  Melalui situs web diharapkan bagi para peneliti IPB yang belum sempat menyerahkan karyanya bisa meng upload sendiri dengan menggunakan blog pribadi yang telah dipersiapkan oleh DKSI-IPB (Direktorat Komunikasi Sistem Informasi-Institut Pertanian Bogor).

Upaya lain yang telah dilakukan untuk memperoleh karya ilmiah IPB,  Perpustakaan menugaskan pustakawan untuk menghunting bahan pustaka dengan cara mendatangi para peneliti atau dosen dilingkungan IPB.  Sedangkan untuk menghimpun koleksi skripsi, tesis dan disertasi pada akhir perkuliaan setiap mahasiswa diwajibkan menyerahkan laporan akhir ke Perpustakaan.

 Dasar Hukum Karya Tulis Wajib Simpan

Surat Keputusan Rektor IPB No.104 tahun 1979 tentang Wajib Simpan Karya Tulis dan Penerbitan Institut Pertanian Bogor, menurut Yuyu Yulia (karya tulis tersebut dikumpulkan sebagai  koleksi khusus yang dikelola secara khusus pula, dimana setiap karya seorang staf pengajar akan terkumpul menjadi satu, sehingga akan memudahkan pengguna ataupun staf pengajar yang bersangkutan untuk mencari karya tulis seorang staf pengajar atau karya dirinya sendiri dengan cepat. Dengan semakin banyaknya jumlah staf pengajar dan jumlah karya tulisnya. cara pengelolaan secara konvensional tersebut sudah tidak relevan lagi. Pada tahun 1990 an dengan adanya komputerisasi pengolahan bahan pustaka, tepatnya p ada tahun 1992 koleksi Karya Tulis Ilmiah yang dikenal dengan KTI berubah nama menjadi koleksi IPBana yang berarti koleksi karya ilmiah IPB, dan pengelolaannyapun telah mengalami perubahan.

Surat Kepala Perpustakaan IPB Nomor : 249/K13/PK2006 tertanggal 21 Juli 2006 perihal wajib simpan/ serah Tesis/Disertasi dalam bentuk CD, kebijakan ini diambil untuk mendukung pengembangan program Perpustakaan digital di IPB.

Peraturan Rektor IPB nomor : 16/13/PL/2010 tentang serah-simpan karya ilmiah di lingkungan Institut Pertanian Bogor BAB II Pasal 4 : setiap unit kerja, sivitas akademika dan tenaga kependidikan IPB yang menghasilkan karya ilmiah diwajibkan menyerahkan hasil karyanya ke perpustakaan IPB.  Pasal 5 : Wajib serah karya ilmiah sebagaimana dimaksud dalam pasal 4 peraturan ini, dilakukan dengan cara:

1) menyerahkan sekurang-kurangnya 1 (satu) eks dari setiap juduk karyanya dala bentuk tercetak, digital (format doc, pdf, ps, ppt) atau format lainnya yang tersedia, dan khusus untuk karya ilmiah mahasiswa sebagai dimaksud pada ayat 3 pasal ini harus diserahkan oleh mahasiswa yang bersangkutan dalam bentuk tercetak dan digital.

2) unit kerja, dosen atau tenaga kependidikan IPB yang menghasilkan karya ilmiah harus menyerahkan karya ilmiah tersebut paling lambat 3 (tiga) bulan setelah diterbitkan.

3) penyerahan karya ilmiah oleh mahasiswa dalam bentuk skripsi, tesis dan disertasi dilakukan sesuai dengan ketentuan administrasi pendidikan yang berlaku untuk masing-masing program pendidikan.

Menurut Sulistyo-Basuki (2009) UU no. 4 tahun 1990 merupakan undang-undang yang mengatur wajib serah simpan karya cetak dan karya rekam.  Dalam literature kepustakawanan, kegiatan serah simpan karya cetak dan rekam dikenal dengan nama UU deposit.  Dalam arti harfiah, deposit artinya penyimpanan sedangkan dalam Ilmu Perpustakaan dan  informasi (IP&I) deposit artinya penyerahan materi perpustakaan ke perpustakaan yang ditunjuk, lajimnya berdasar ketentuan perundang-undangan.

Menurut Dewi Puspitasari (2006) hak cipta adalah hak yang secara otomatis melekat kepada siapapun yang menghasilkan ciptaan baik ciptaan tersebut didaftarkan secara resmi kepada Direktorat Jendral atau tidak didaftarkan.  Maka menurut UU no. 19 tahun 2002 ciptaan yang tidak didaftarkan juga wajib dilindungi oleh hukum   Sedangkan  yang termasuk ciptaan yang dilindungi meliputi bidang ilmu pengetahuan, seni dan sastra yang mencakup :

  1. Buku, program computer, pamphlet, perwajahan (lay out) karya tulis yang diterbitkan dan semua hasil karya tulis lain
  2. Ceramah, kuliah, pidato dan ciptaan lain yang sejenis dengan itu
  3. Alat peraga yang dibuat untuk kepentingan pendidikan dan ilmu pengetahuan
  4. Lagu atau music dengan atau tanpa teks
  5. Drama atau drama musical, tari, kareografi, pewayangan dan pantomin
  6. Seni rupa dalam segala bentuk seperti seni lukis, gambar, seni ukir, seni kaligrafi, seni lukis gambar, seni ukir, seni kaligrafi, seni pahat, seni patung, kolose dan seni terapan,
  7. Arsitektur
  8. Peta
  9. Seni batik
  10. Fotografi
  11. Sinematografi
  12. Terjemahan, tafsir, saduran, bunga rampai, database dan karya dari hasil pengalihwujudan.

 Kesimpulan

Perpustakaan adalah  deposit karya ilmiah instansinya ditugaskan untuk mengelola dan menyebarkan informasi kepada masyarakat di lingkungannya. Pustakawan berserta pimpinan instansi harus terus mepromosikan kepada para peneliti, staff pengajar, beserta lulusan civitas akademika untuk selalu menyimpan karyanya, tujuan dari penyimpanan karya ilmiah adalah untuk mengetahui penelitian yang telah dilakukan, mengurangi terjadinya penelitian ganda, mengurangi terjadinya plagiarism.

 Daftar Pustaka

  1. Open access: menyuburkan plagiarism ? oleh Liauw Toong Tjiek/ Aditya Nugraha.  Visipustaka : Majalah Perpustakaan Vol. 11 No. 3 Desember 2009 Hal :19-22.
  2. Terbitan elektronik dalam kaitannya dengan Undang-udang no. 4 1990. Sulistyo Basuki. Visipustaka : Majalah Perpustakaan Vol. 11 No. 3 Desember 2009 Hal :1-6.
  3. Peranan perpustakaan perguruan tinggi dalam memberikan perlindungan hak cipta/ Dewi Puspita.  Buletin Perpustakaan Universitas Air Langga Vol. 1 Nomor. 2 Juli-Desember 2006, hal :67-71.
  4. Peran Pustakawan dalam diseminasi informasi kepada peneliti via jurnal elektronik local : kasus Perpustakaan IPB, Abdu Rahman Saleh, Visipustaka Majalah Perpustakaan Vol. 11 No. 3 Desember 2009 hal. : 7-12.
  5. Keberadaan Koleksi IPBana di Perpustakaan IPB (yuyu Yulia dan Sri Rahayu), Dinamika Perpustakaan IPB menuju Universitas Riset, IPB Press 2004, hal: 59-72
 

No Responses to “Wajib Simpan Karya Ilmiah di Perguruan Tinggi Studi Kasus di Institut Pertanian Bogor”

 

Leave a Reply

You must be logged in to post a comment.