MEMBUAT DATABASE PADA WINISIS

Disampaikan Pada Pelatihan Perpustakaan

Di Perpustakaan IPB

Sri Rahayu

Perancangan Database

1. Sebelum membuat database baru dengan WINISIS rancang terlebih dahulu struktur database, misalnya nama database LATIH pemberian nama databe tidak boleh lebih dari 6 karakter.

1. Nama database  LATIH misalnya terdiri dari nomor TAG seperti  999 Untuk registrasi, 100 untuk Entri Utama Pengarang, 245 untuk Judul, 260 untuk Penerbitan dan Ditribusi, 300 untuk Deskripsi Fisik.
2. Unsur data lengkapnya seperti tabel dibawah ini.

No. Tag	Name	Type	Repeatable	Pattern/Subfield
999	No. Registrasi	Alphanumeric	R	a
100	Entri Utama Pengarang	Alphanumeric		a
245	J u d u l	Alphanumeric		abc
260	Penerbit dan Ditribusi	Alphanumeric		abc
300	Dekripsi Fisik	Alphanumeric		abce

Keterangan : Nomor Registrasi buku dengan nomor TAG 999, bertipe  ALPHANUMERIC (bisa huruf dan bisa angka), berulakan (datanya bisa berulang-ulang)  dan bersubruas a. Entri Utama Pengarang dengan nomor TAG 100, bertipe ALPHANUMERIC (bisa huruf dan bisa angka), tidak berulangkan (datanya tidak berulang-ulang) dan bersubruas a.  J u  d u l dengan nomor TAG 245, bertipe ALPHANUMERIC (bisa huruf bisa angka), tidak berulangkan (datanya tidak berulang-ulang) dan bersubruas a, b dan c (masing-masing untuk a=judul utama, b=anak judul dan c=kepengarangan atau daerah penanggung jawab).  Penerbit dan Distribusi dengan nomor TAG 260, bertipe ALPHANUMERIC (bisa huruf dan bisa angka), tidak berulang (datanya tidak berulang-ulang) dan bersubruas a, b dan c (masing-masing untuk a=kota terbit, b=nama penerbit dan c=tahun terbit.  Deskripsi Fisik dengan nomor TAG 300, bertipe ALPHANUMERIC (bisa huruf dan bisa angka), tidak berulang (datanya tidak berulang-ulang) dan bersubruas a, b, c dan d (masing-masing untuk a= untuk halaman buku, halaman romawi dan halaman latin, b=ilustrasi, c=tinggi buku, d= penyerta seperti disertai CD, Peta dan lain-lain).

Tahap pembuatan struktur database :

1. Klik ikon WINISIS dua kali maka akan muncul layar seperti berikut ini.(1)

1. Arahkan kursor ke ikon lampu bohlam kuning kemudian di klik maka akan muncul layar dengan tulisan : Data Base Definition-New Data Base Name : UNTITLED.

1. Berinama database dengan LATIH.  Pemberian nama database maksimum 6 karakter, misalnya C:\WINISIS\DATA\LATIH\LATIH.  Setelah diisi, klik OK.  Ini berarti data LATIH yang akan dibuat terdapat pada folder C:\WINISIS\DATA\LATIH\LATIH. (2)

1. Layar pembuatan database (3)

1. Isikan Tag (tengara), Nama ruas, Tipe karakter, Pola subfield, kemudian klik ADD. Pengisian ini sesuaikan dengan tabel diatas, setiap pengisian Tag (tengara), Nama ruas, Tipe karakter, Pola subfiel harus selalu diakhiri dengan ADD.  Setelah itu klik panah yang berwarna hijau ke arah kanan.
2. Selanjutnya akan muncul menu untuk membuat worksheet seperti berikut ini. (4)

1. Klik tanda panah hitam kekanan atau klik tanda panah hitam kembar yang akan memindahkan  semua ruas sekaligus.
2. Selanjutnya akan muncul layar dengan pertanyaan mau dibantu dalam pembuatan format tampilan? Tekan OK. Maka akan muncul layar bantu membuat format tampilan seperti berikut. (5)

1. Disini klik dahulu pilihan kedua (CDS/ISIS DOS Compatible Format).  Jika tanda bulat sudah pindah ke pilihan kedua klik OK.

10.  Akan muncul layar seperti berikut ini.  Kemudian klik panah hijau ke kanan. (6)

11.  Bantuan untuk membuat indeks, klik OK hingga muncul tampilan berikut ini. (7)

12.  Kemudian akan muncul layar pilihan ruas yang akan diindeks.  Klik panah hitam pada kotak Tag/Name, klik Technique:0-By LINE atau 4-By WORD.  0-By LINE yang berarti teknik pengindeksan semua ruas, 4-By WORD yang berarti teknik pengindeksan kata perkata. (8)

13.  Klik TERMINATE. Ini berarti proses pembuatan database WINISIS dengan nama LATIH selesai dan akan muncul informasi pembuatan database sudah selesai klik YES.

14.  Tampilan database LATIH telah siap untuk diisi data. (9)

Ringkasan Langkah Demi Langkah Membuat Database

A. Perancangan Data Base

No. Tag	Name	Type	Repeatable	Pattern/Subfield
999	No. Registrasi	Alphanumeric	R	a
100	Entri Utama Pengarang	Alphanumeric		a
245	J u d u l	Alphanumeric		abc
260	Penerbit dan Ditribusi	Alphanumeric		abc
300	Dekripsi Fisik	Alphanumeric		abce

B. Tahap-tahapan membuat struktur database:

1. Klik ikon WINISIS
2. Klik ikon bohlam (lampu) kuning
3. Ketik pada kotak bertuliskan UNTITLED, dengan ketikan C:\WINISIS\DATA\LATIH\LATIH
4. Klik OK
5. Klik YES
6. Isikan data pada tabel diatas kedalam formulir isian sampai selesai, setiap selesai mengetik satu baris klik ADD.
7. Klik panah ke kanan warna hijau
8. Klik tanda panah hitam ke kanan sampai selesai semua tecopy ke kanan
9. Klik panah ke kanan warna hijau

10.  Klik YES

11.  Pilih format cetak (klik pada bagian kedua (bulatan hitam)) klik OK

12.  Klik panah warna hijau mengarah ke kanan

13.  Klik YES untuk bantuan pembuatan kamus istilah (indeks)

14.  Klik kotak yang diideks (untuk saat ini klik semua saja)

15.  Ubah pilihan indeks dari 0-by line menjadi 4- by word

16.  Klik OK

17.  Klik Terminate

18.  Klik YES

19.  Database selesai!

20.  Langsung bisa di buka melalui layar membuka database

21.  Klik COBAR.PAR lalu Klik OK

22.  Database COBA kini terbuka untuk pengisian data