Membuat data base
MEMBUAT DATABASE PADA WINISIS
Disampaikan Pada Pelatihan Perpustakaan
Di Perpustakaan IPB
Sri Rahayu
Perancangan Database
1. Sebelum membuat database baru dengan WINISIS rancang terlebih dahulu struktur database, misalnya nama database LATIH pemberian nama databe tidak boleh lebih dari 6 karakter.
- Nama database LATIH misalnya terdiri dari nomor TAG seperti 999 Untuk registrasi, 100 untuk Entri Utama Pengarang, 245 untuk Judul, 260 untuk Penerbitan dan Ditribusi, 300 untuk Deskripsi Fisik.
- Unsur data lengkapnya seperti tabel dibawah ini.
No. Tag | Name | Type | Repeatable | Pattern/Subfield |
999 | No. Registrasi | Alphanumeric | R | a |
100 | Entri Utama Pengarang | Alphanumeric | a | |
245 | J u d u l | Alphanumeric | abc | |
260 | Penerbit dan Ditribusi | Alphanumeric | abc | |
300 | Dekripsi Fisik | Alphanumeric | abce |
Keterangan : Nomor Registrasi buku dengan nomor TAG 999, bertipe ALPHANUMERIC (bisa huruf dan bisa angka), berulakan (datanya bisa berulang-ulang) dan bersubruas a. Entri Utama Pengarang dengan nomor TAG 100, bertipe ALPHANUMERIC (bisa huruf dan bisa angka), tidak berulangkan (datanya tidak berulang-ulang) dan bersubruas a. J u d u l dengan nomor TAG 245, bertipe ALPHANUMERIC (bisa huruf bisa angka), tidak berulangkan (datanya tidak berulang-ulang) dan bersubruas a, b dan c (masing-masing untuk a=judul utama, b=anak judul dan c=kepengarangan atau daerah penanggung jawab). Penerbit dan Distribusi dengan nomor TAG 260, bertipe ALPHANUMERIC (bisa huruf dan bisa angka), tidak berulang (datanya tidak berulang-ulang) dan bersubruas a, b dan c (masing-masing untuk a=kota terbit, b=nama penerbit dan c=tahun terbit. Deskripsi Fisik dengan nomor TAG 300, bertipe ALPHANUMERIC (bisa huruf dan bisa angka), tidak berulang (datanya tidak berulang-ulang) dan bersubruas a, b, c dan d (masing-masing untuk a= untuk halaman buku, halaman romawi dan halaman latin, b=ilustrasi, c=tinggi buku, d= penyerta seperti disertai CD, Peta dan lain-lain).
Tahap pembuatan struktur database :
- Klik ikon WINISIS dua kali maka akan muncul layar seperti berikut ini.(1)
- Arahkan kursor ke ikon lampu bohlam kuning kemudian di klik maka akan muncul layar dengan tulisan : Data Base Definition-New Data Base Name : UNTITLED.
- Berinama database dengan LATIH. Pemberian nama database maksimum 6 karakter, misalnya C:\WINISIS\DATA\LATIH\LATIH. Setelah diisi, klik OK. Ini berarti data LATIH yang akan dibuat terdapat pada folder C:\WINISIS\DATA\LATIH\LATIH. (2)
- Layar pembuatan database (3)
- Isikan Tag (tengara), Nama ruas, Tipe karakter, Pola subfield, kemudian klik ADD. Pengisian ini sesuaikan dengan tabel diatas, setiap pengisian Tag (tengara), Nama ruas, Tipe karakter, Pola subfiel harus selalu diakhiri dengan ADD. Setelah itu klik panah yang berwarna hijau ke arah kanan.
- Selanjutnya akan muncul menu untuk membuat worksheet seperti berikut ini. (4)
- Klik tanda panah hitam kekanan atau klik tanda panah hitam kembar yang akan memindahkan semua ruas sekaligus.
- Selanjutnya akan muncul layar dengan pertanyaan mau dibantu dalam pembuatan format tampilan? Tekan OK. Maka akan muncul layar bantu membuat format tampilan seperti berikut. (5)
- Disini klik dahulu pilihan kedua (CDS/ISIS DOS Compatible Format). Jika tanda bulat sudah pindah ke pilihan kedua klik OK.
10. Akan muncul layar seperti berikut ini. Kemudian klik panah hijau ke kanan. (6)
11. Bantuan untuk membuat indeks, klik OK hingga muncul tampilan berikut ini. (7)
12. Kemudian akan muncul layar pilihan ruas yang akan diindeks. Klik panah hitam pada kotak Tag/Name, klik Technique:0-By LINE atau 4-By WORD. 0-By LINE yang berarti teknik pengindeksan semua ruas, 4-By WORD yang berarti teknik pengindeksan kata perkata. (8)
13. Klik TERMINATE. Ini berarti proses pembuatan database WINISIS dengan nama LATIH selesai dan akan muncul informasi pembuatan database sudah selesai klik YES.
14. Tampilan database LATIH telah siap untuk diisi data. (9)
Ringkasan Langkah Demi Langkah Membuat Database
A. Perancangan Data Base
No. Tag | Name | Type | Repeatable | Pattern/Subfield |
999 | No. Registrasi | Alphanumeric | R | a |
100 | Entri Utama Pengarang | Alphanumeric | a | |
245 | J u d u l | Alphanumeric | abc | |
260 | Penerbit dan Ditribusi | Alphanumeric | abc | |
300 | Dekripsi Fisik | Alphanumeric | abce |
B. Tahap-tahapan membuat struktur database:
- Klik ikon WINISIS
- Klik ikon bohlam (lampu) kuning
- Ketik pada kotak bertuliskan UNTITLED, dengan ketikan C:\WINISIS\DATA\LATIH\LATIH
- Klik OK
- Klik YES
- Isikan data pada tabel diatas kedalam formulir isian sampai selesai, setiap selesai mengetik satu baris klik ADD.
- Klik panah ke kanan warna hijau
- Klik tanda panah hitam ke kanan sampai selesai semua tecopy ke kanan
- Klik panah ke kanan warna hijau
10. Klik YES
11. Pilih format cetak (klik pada bagian kedua (bulatan hitam)) klik OK
12. Klik panah warna hijau mengarah ke kanan
13. Klik YES untuk bantuan pembuatan kamus istilah (indeks)
14. Klik kotak yang diideks (untuk saat ini klik semua saja)
15. Ubah pilihan indeks dari 0-by line menjadi 4- by word
16. Klik OK
17. Klik Terminate
18. Klik YES
19. Database selesai!
20. Langsung bisa di buka melalui layar membuka database
21. Klik COBAR.PAR lalu Klik OK
22. Database COBA kini terbuka untuk pengisian data