Oleh : Sri Rahayu  Pustakawan IPB   srira@ipb.ac.id

Abstrak

Grey literature merupakan terbitan yang dihasilkan oleh lembaga pemerintah, atau lembaga pendidikan biasanya tidak didistribusikan secara luas.  Umumnya grey literature berisi berbagai macam hasil penelitian sehingga informasinya sangat diperlukan. Bentuk grey literature meliputi skripsi, tesis, disertasi, artikel, atau laporan penelitian.

Banyak kebutuhan pencarian pustaka kelabu yang unik dan  spesifik bukan hanya sekedar mencari berdasarkan subjek atau judul atau pengarang  tetapi dapat dilakukan pencarian melalui pembimbing, fakultas, departemen bahkan tahun kelulusan. Hal ini dapat dilakukan dengan fitur-fitur canggih WINISIS  dalam hal teknik pengindeksan dan penelusuran sehingga sistem dapat digunakan untuk meningkatkan layanan kepada pengguna yang mencari informasi tentang pustaka digital secara tepat dan cepat.

 Kata kunci: Pustaka Kelabu, Pengindeksan, Winisis, Layanan Digital

PENDAHULUAN

Perpustakaan IPB merupakan unit yang diberikan mandat untuk mendepositkan terbitan bahan pustaka kelabu (Grey literature) keluaran IPB baik versi tercetak maupun digital. Bentuk pustaka kelabu yang dikoleksi Perpustakaan IPB antara lain adalah skripsi, tesis, disertasi, artikel, dan laporan penelitian, koleksi tersebut  telah direkam kedalam database WINISIS, kemudian bentuk fisik tersebut sebagian telah  dialih bentuk kedalam digital.   Hingga saat ini database bahan pustaka kelabu yang dimiliki Perpustakaan IPB 66.005 judul meliputi skripsi, tesis dan disertasi sedangkan versi digitalnya kurang lebih 54.280 judul.

Untuk mempermudah pengelolaan dan pelayanan pustaka kelabu kepada pengguna Perpustakaan IPB telah digunakan sistem otomasi.  Program yang digunakan adalah CDS/ISIS for Windows atau  WINISIS.  Program ini walaupun sudah sangat lawas karena dikembangkan pada   tahun 1990an, namun masih sangat efektif dan tepat guna untuk dimanfaatkan.  Terutama program ini sangat canggih dalam hal sistem pengindeksan dan temu baliknya.  Bahkan dalam beberapa pembuktian empiris sistem pengindeksan dan pencariaan (Indexing and retrieval system) program buatan UNESCO ini  lebih unggul dibandingkan dengan aplikasi lain.

Dalam makalah ini penulis akan membahas tentang pemanfaatan secara optimal fitur-fitur canggih Winisis dalam hal teknik pengindeksan dan penelusuran sehingga sistem dapat digunakan untuk meningkatkan layanan kepada pengguna yang mencari informasi tentang pustaka digital secara tepat dan cepat. Hal ini karena kini banyak pengguna yang memerlukan informasi secara cepat dan tepat sesuai kebutuhan spesifiknya.

Sebagai ilustrasi kalau kita misalnya memasuki sebuah restoran, maka dalam benak kita akan terbayang untuk cepat menerima makanan (cepat saji). Kondisi seperti ini bisa juga terjadi dan diterapkan di perpustakaan.  Misalnya orang yang memerlukan bahan pustaka kelabu yang  dikemas siap saji, sehingga akan muncul ketertarikan pengguna untuk selalu datang kembali.  Perpustakaan perlu mencontoh restoran yang siap saji dengan menu-menu yang sangat menarik serta menggiurkan.  Diharapkan pengguna yang telah datang ke perpustakaan tidak kecewa.

 PUSTAKA KELABU

Pustaka kelabu  sering disebut sebagai Grey literature.  Ada pendapat lain mengenai pustaka kelabu, yaitu bahwa pustaka kelabu adalah Istilah yang sering digunakan secara eksklusif dengan penelitian ilmiah dalam pikiran. Namun demikian, pustaka kelabu bukan genre tertentu dari dokumen, tetapi, khusus non-komersial.  Grey literatur merupakan terbitan yang dihasilkan oleh lembaga pemerintah, lembaga pendidikan dan lain-lain.  Pustaka kelabu  berisi berbagai macam hasil penelitian sehingga informasinya sangat diperlukan, di perpustakaan yang disebut dengan Grey literature meliputi skripsi, tesis, disertasi, artikel, laporan penelitian.

Pustaka kelabu didalamnya banyak memaparkan hasil-hasil penelitian terbaru, hingga banyak masyarakat ingin memanfaatkannya. Pustaka kelabu memiliki fleksibilitas yang luas sehingga informasi yang dimilikinya lebih rinci.

Bahan pustaka kelabu perlu dikelola dengan baik untuk melestarikan hasil-hasil penelitian yang telah dilakukan oleh lembaga atau institusi, sehingga hasil-hasil penelitian yang telah ada dapat dilanjutkan keberadaan lain.  Tujuan lain dari melestarikan hasil-hasil penelitian adalah  supaya tidak terjadi penelitian ganda.

Karena banyak kebutuhan pencarian pustaka kelabu yang unik bukan hanya sekedar mencari berdasarkan subjek atau judul atau pengarang,  tetapi dapat dilakukan pencarian melalui pembimbing, fakultas, departemen bahkan tahun kelulusan.  Hal ini dapat dilakukan dengan cara pencarian otomatis namun dapat juga dilakukan pencarian secara manual agar pencarian lebih efektif.  Kelebihan lain dari program WINISIS dikarenakan penyimpanan databasenya folder sehingga dapat dengan mudah diketemukan.  Misalnya jika seseorang dosen ingin mencari skripsi hasil bimbingannya, maka  operator akan membuka database skripsi. Diperlukan sistem yang mempunyai fitur canggih dalam hal pengindeksan dan pencarian.  Winisis adalah salah satu program yang dianggap cocok untuk menjawab kebutuhan itu.

 WINISIS

WINISIS merupakan hasil pengembangan dari CDS/ISIS (Computerized Documentation Services/Integrated Sets of Information Systems) versi windows adalah perangkat lunak sistem penyimpanan dan temukembali informasi (Information Storage and Retrieval System) yang dirancang khusus untuk komputerisasi pengelolaan database non-numerik terstruktur.  Winisis juga bisa menampilkan teks lengkap  pustaka kelabu.

1. Fungsi/ kegunaan

Fungsi utama yang disediakan oleh program Winisis diantaranya : mendefinisikan database yang berisi elemen data yang diinginkan; memasukkan record baru kedalam database; memodifikasi, memperbaiki, atau menghapus record yang ada; secara otomatis membangun dan memelihara akses file secara cepat untuk setiap database agar dapat memaksimalkan kecepatan temu-kembali (retrieval). WINISIS bisa melakukan.  Temu kembali record dengan isinya, melalui bahasa penelusuran (search) yang cerdas, mengurutkan record dalam berbagai urutan yang diinginkan, mencetak sebagian atau seluruh katalog dan / atau indeks, mengembangkan aplikasi tertentu dengan menggunakan fasilitas pemrograman CDS/ISIS terpadu

2. Struktur data pendefinisian database (Field Definition Table)

Struktur database Winisis meliputi file pendefinisian field mana yang ada dalam record beserta karakternya, worksheet entri data untuk membuat dan/ atau memperbaharui record master, format tampilan (display format) untuk membangkitkan hasil keluaran tercetak, table pilih field (field select table/FST) untuk dapat ditelusur (searchable) melalui file invert (inverted file)

3. Teknik Pengindeksan (FST)

Teknik pengindeksan Winisis meliputi : Tabel pilih ruas (the field select table/FST). Tabel pilih ruas ini mendefinisikan bagaimana sebuah cantuman ditelusur, setiap elemen yang sudah didefinisikan dapat ditelusur dari dalam kamus/ istilah yang dibentuk dari file FST. Tabel pilih ruas ini terdiri dari 3 parameter yaitu : 1. Pengindentifikasi ruas (kolom dibawah label ID) 2. Teknik pengindeksan (kolom dibawah label IT) 3. Ekstraksi ruas (kolom dibawah label data extraction format).

0-by line =  menyatakan bahwa hasil ekstraksi ruas yang akan diindeks adalah seluruh ruas.

1-by Subfield or line = menyatakan bahwa hasil ekstraksi ruas yang akan diindeks adalah subruas.

2-by <term> = menyatakan bahwa hasil ekstraksi ruas yang akan diindeks adalah setiap kata yang diketik dalam tanda kurung siku <>

3-by/term/=menyatakan bahwa hasil ekstraksi ruas yang akan diindeks setiap kata disekitarnya diberi tanda //

4-by word = menyatakan bahwa hasil ekstraksi ruas yang akan diindeks adalah setiap kata

4. Penelusuran/ temukembali

Penelusuran pada Winisis didasarkan pada Boolean, yang menyediakan cara tepat, setiap istilah penelusuran dihubungkan dengan record yang ada.  Penelusuran dengan ekspresi penelusuram dimana terdapat tiga jenis istilah yang diarahkan seperti istilah tepat, istilah penelusuran terpangkas, dan istilah any, dan penelusuran teks bebas melalui field dengan kondisi tertentu

 

PENDEFINISIAN DATABASE

Pendefinisian database yang ada pada WINISIS berpedoman pada AACR2 (Anglo American Cataloging Rules ed. 2)

Contoh pendefinisian database

Tag	Name	Pattern/ Subfield	Keterangan
245	Judul	abc	a = judul utama,b = anak judulc= daerah penang jawab
100	Pengarang	a	a= pengarang utama
759	Pembimbing	a (R)	R= repeatable (pengulangan)Pembimbing lebih dari satu orang
650	Subjek	axyz (R)	a= subjek besarx= subjek verbaly= Keterangan waktuz= keterangan tempat
710	Tambahan badan korporasi	abc	^aBadan korporasi tingkat Pusat^btingkat instansdi^cdepartemen
520	abstrak bahasa Indonesia
525	absratk bahasa Inggris
550	Teks lengkap		Diisi dengan alamat yang akan mengarah kepada tek lengkap (Link)

 judul  (245) dengan pattern/Subfield [abc] yaitu a=judul utama, b=anak judul, c=daerah penanggung jawab.  Pengarang (100) dengan pattern/subfiels aq.  Pembimbing utama dan pembimbing lain (759) (R) Repeatable atau pengulangan [a].  Subjek (650) (R) Repeatable atau pengulangan pattern/subfield Repeatable [axyz].   Tambahan badan korporasi (710) pattern/subfield [abc].  Abstrak bahasa Inggris (525).  Abstrak bahasa Indonesia (520).  Teks lengkap (550) pada teks lengkap ini harus diisi dengan alamat yang akan mengarah kepada tek lengkap.  Kebanyakan pengguna dalam mencari pustaka kelabu menggunakan titik carian (short term) selain melalui subjek dan judul, juga pengguna mencari melalui pembimbing dan tahun terbit.

Proses pencarian/penelusuran pustaka kelabu

Ada dua cara untuk melakukan proses pencarian yaitu Expert search dan Guided Search, dengan cara mengklik menu search pada  WINISIS.

Contoh Penelusuran melalui Expert search

 

Penelusuran terhadap cantuman dapat dilakukan dengan beberapa macam cara : dengan ekspresi Boolean, menggunakan kamus istilah, teks bebas (free texs), penelusuran dengan cara ekspresi boolean dan kamus istilah hanya dapat dilakukan terhadap cantuman yang sudah di indeks, sedangkan dengan cara teks bebas dapat dilakukan terhadap semua cantuman.  Penelusuran dilakukan dengan menuliskan kata/istilah atau ekspresi penelusuran di lembar pencarian di bawah kaliman search expression ?, panjang tulisan dapat sampai sekitar 3 baris.

Contoh Guided Search (penelusuran Terpandu)

 

Penelusuran terpadu menggabungkan penelusuran searchable fields dengan search elements, guna mendapat hasil penelusuran yang akurat, berikut penelusuran searchable field dengan penulis Yudho, kemudian pada search elements diketik perdesaan maka setelah diklik execute pada search expression akan muncul (1/1) ini berarti ditemukan hasil penelusuran, klik pada display maka akan muncul catalog sebagai berikut.

 Klik teks lengkap maka akan muncul adobe acrobat.

 

Contoh

 

 

 

Dari hasil pencarian diatas dapat dikonversi kedalam word ataupun excel.  Berikut hasil konversi kedalam word : Contoh entri catalog berikut abstaknya

 

Berikut adalah gambar hasil konversi kedalam Excel

 

 

KESIMPULAN

Banyaknya permintaan bahan pustaka kelabu dengan berbagai ragam subjek permintaan, pustakawan dituntut untuk bisa memenuhi permintaan pengguna secara cepat dan tepat sesuai dengan harapan.  Dengan mengoptimalkan suatu program yang ada dengan teknik fitur-fitur yang dimiliki program Winisis pustakawan harus mampu menggabungkan database dengan teks lengkap yang kemudian disajikan dengan berbagai macam bentuk sesuai dengan keinginan penggunanya.

DAFTAR PUSTAKA

 Mustafa, B, (2005) Software Tepat Guna Untuk Pengelolaan Perpustakaan

Dokumentasi dan Informasi. Bogor : IPB Press

Rifai, Mien A. (1996) Penanganan kepustakaan kelabu bidang ilmu dan teknologi Indonesia (Buletin DRN no. 31 1996 hal 14-20 )

Saleh, Abdul Rahman, (2010) Membangun Perpustakaan Digital Step by

Step. Jakarta : Sagung Seto

Subagyo, (2011) Manfaat Taksonomi Koleksi Dalam Layanan Perpustakaan

Digital  (Utility of Collection Taxonomy in Digital Library Services)

 Suryanata, Yaya, (2002) Panduan CDS/ISIS Windows disusun dari CDS/ISIS for Windowa Reference Manual (Version 1.31) UNESCO

You must be logged in to post a comment.